PIT 28 - wynajem mieszkania

2023-01-30

Najem prywatny to dla wielu właścicieli lokali dodatkowe i niekiedy całkiem pokaźne źródło przychodów. Na ogół tyczy się to mieszkań prywatnych, ale najem lokali, jak i całych nieruchomości to także dobry pomysł na biznes, szczególnie w dużym mieście. 

Opodatkowanie przychodów z najmu

W zależności od tego, czy podatnik prowadzi najem prywatny czy też jako przedsiębiorca, możliwe są różne formy opodatkowania przychodów pochodzących z najmu:

• skala podatkowa (odpowiednio 12% i 32%),
• podatek liniowy 19%,
• ryczałt ewidencjonowany (8,5%, od 100 000 zł – 12,5%).

Nie w każdym przypadku najmu podatnik ma pełny wybór formy opodatkowania.

Opodatkowanie przychodów z najmu prywatnego i na firmę

O ile przed Nowym Ładem podatnik prowadzący najem prywatny (czyli przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej) miał możliwość wyboru pomiędzy skalą podatkową a ryczałtem, od 2023 r. pozostaje mu tylko ta druga możliwość. Rok podatkowy 2022 jest ostatnim rokiem do rozliczenia, za który taki wybór istnieje. 

Z kolei osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą rozliczać przychody z najmu w ramach działalności zarówno w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, ryczałtu w ramach działalności gospodarczej (nieruchomość staje się środkiem trwałym firmy), podatkiem liniowym i na skali podatkowej. 

Istotnym wymogiem jest złożenie oświadczenia o wyborze formy opodatkowania. Jeśli podatnik - przedsiębiorca takowego nie złoży, dochody z najmu doliczane są do pozostałych dochodów i domyślnie rozliczane na skali podatkowej.

Rok podatkowy 2022 jest również ostatnim, w którym zarówno podatnicy PIT, jak i CIT mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne od środków trwałych, wartości prawnych i niematerialnych takich jak budynki i lokale mieszkalne, a także prawem do domu rodzinnego w ramach spółdzielni mieszkaniowej lub spółdzielczym własnościowym prawem do lokalu mieszkalnego, nabytych przed 1 stycznia 2022 r.

Opodatkowanie najmu na skali podatkowej za 2022

Opodatkowanie na zasadach ogólnych (na skali podatkowej) polega na odprowadzaniu odpowiedniego odsetka dochodu do fiskusa, w zależności od wysokości rocznego dochodu. I tak:

• dochody do 30 000 zł rocznie są zwolnione z opodatkowania – tyle wynosi kwota wolna od podatku w 2022 r.
• dochody pomiędzy 30 000 zł a 120 000 zł rocznie opodatkowane są na poziomie 12%,
• dochody powyżej 120 000 zł rocznie opodatkowane są na poziomie 32%.

Podatnicy, którzy w ten sposób rozliczają swoje dochody z najmu mogą odjąć od przychodu z najmu koszty, z racji tego, że opodatkowane są same dochody. Kosztami takimi mogą być wydatki związane z remontem, odsetki od kredytu hipotecznego.

Kwota wolna od podatku i niższy PIT za 2022

Jeśli podatnik dotąd rozliczał się z fiskusem za przychody z najmu ryczałtem, jeszcze za rok 2022 będzie mógł to zrobić na zasadach ogólnych. Wystarczy, że poinformuje o tym urząd skarbowy poprzez złożenie deklaracji PIT-36 do 2 maja 2023 r. Dla wielu podatników prowadzących najem prywatny, jak i na firmę może być to korzystniejsze rozwiązanie z powodu obniżonej stawki PIT z 17% do 12% w ramach I progu podatkowego oraz podwyższonej przez Nowy Ład kwoty wolnej od podatku do poziomu 30 000 zł rocznie.

Nawet jeśli dochód z najmu nie przekroczył w roku podatkowym 30 000 zł, podatnik nadal ma obowiązek rozliczyć się z fiskusem, to znaczy złożyć deklarację podatkową. Nie musi jedynie (do poziomu 30 000 zł) opłacać zaliczek na podatek. Jeśli mimo to to robił, będzie miał prawo do zwrotu podatku.

Rozliczenie najmu za 2022 ryczałtem

Nieco inaczej wygląda sprawa, jeśli podatnik zdecydował się (a za rok podatkowy 2023 będzie musiał) rozliczać się z przychodów z najmu za pomocą zryczałtowanego podatku od przychodów ewidencjonowanych. W tym wypadku opłata podatku musi być dokonywana nie w momencie składania deklaracji podatkowej, lecz cyklicznie w ciągu roku – miesięcznie lub kwartalnie. 

O wyborze częstotliwości zapłaty podatku podatnik musi powiadomić urząd skarbowy. Koniecznym jest złożenie oświadczenia do 20. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym podatnik otrzymał pierwszy przychód z najmu w danym roku podatkowym.

Na ryczałcie opodatkowany jest przychód, a nie dochód – ważne rozróżnienie

W przypadku ryczałtu, opodatkowane są przychody, a nie dochody podatnika. Przychody z najmu nie są wliczane do ogółu przychodów podatnika, lecz traktowane i rozliczane osobno. Tym samym nie składa on deklaracji PIT-36 (jak przy skali podatkowej) lecz osobną deklarację PIT-28, właściwą dla ryczałtowców.

Stawki podatku ryczałtowego w przypadku przychodów z najmu

Podobnie jak na skali podatkowej, tak samo i ryczałt posiada 2 stawki podatku, w zależności od wysokości rocznych przychodów z najmu. I tak:

• 8,5% dla przychodów nieprzekraczających 100 000 zł rocznie,
• 12,5% dla przychodów powyżej 100 000 zł rocznie – stawka 12,5% płacona jest nie od całości przychodów, lecz wyłącznie od nadwyżki od 100 000 zł.

Z racji tego, że przy rozliczaniu ryczałtem opodatkowane są przychody, a nie dochody, nie ma możliwości odliczenia poniesionych kosztów ani skorzystania z kwoty wolnej od podatku.

Przykład

Podatnik w roku podatkowym 2022 osiągnął przychody w wysokości 130 000 zł z tytułu najmu i rozlicza  się ryczałtem. Ile zapłaci podatku?

8,5% x 100 000 zł = 8500 zł

12,5% x 30 000 zł = 3750 zł

8500 zł + 3750 zł = 12 250 zł – tyle podatku zapłaci podatnik.

Najem przez firmę – prawo wyboru formy opodatkowania ale i obowiązki

Zamiast najmu prywatnego, podatnik może też wynajmować nieruchomości i lokale w ramach działalności gospodarczej. Niekiedy wręcz firma jest konieczna do prowadzenia określonego rodzaju wynajmu – przykładowo, wynajem krótkotrwały (np. na godziny) jest uznawany za działalność hotelarską, a nie wynajem prywatny. 

Wyjątek stanowią gospodarstwa rolne, których właściciele (rolnicy) wynajmują pokoje turystom, wydają im posiłki lub świadczą inne usługi związane z pobytem turystów. Co więcej – jeśli pokoje gościnne znajdują się w budynkach na terenie wiejskim, w gospodarstwie rolnym, liczba pokoi gościnnych w budynku nie przekracza 5 (niezależnie od liczby łóżek) i są one wynajmowane osobom przebywającym na wypoczynku, w takim wypadku dochody z wynajmu oraz wyżywienia są zwolnione z podatku dochodowego.

W pozostałych sytuacjach przedsiębiorca, który wynajmuje nieruchomość lub lokal w ramach swojej firmy, ma do wyboru zarówno skalę podatkową, podatek liniowy (rozliczany na formularzu PIT-36L) lub ryczałt. Decyzję o formie opodatkowania za dany rok podatkowy należy podjąć do 20 stycznia lub do dnia rozpoczęcia działalności – informację o tym zamieszcza się także w druku CEiDG-1. Jeśli podatnik nie wybierze formy opodatkowania, domyślnie będzie opodatkowany na zasadach ogólnych.

Oprócz tego podatnik taki ma obowiązek rozliczyć VAT. Najem lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe jest z tego podatku zwolniony, w odróżnieniu od celów wypoczynkowych, rekreacyjnych czy biurowych. 

Czy trzeba zgłosić najem do urzędu skarbowego?

Nie ma takiej konieczności. Dla urzędu skarbowego wystarczającą deklaracją podatnika jest wpłata pierwszej zaliczki, która oznaczona jest symbolem PPE. Taka zaliczka musi wpłynąć na mikrorachunek podatkowy podatnika najpóźniej do 20. dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym pojawił się pierwszy przychód w roku (czyli np. pojawiła się pierwsza wpłata czynszu). 

Urząd skarbowy będzie wtedy rozumiał, że podatnik prowadzi wynajem i jednocześnie chce rozliczać pochodzące z niego przychody w formie podatku zryczałtowanego. Domyślnie podatnik powinien wypłacać zaliczki w trybie miesięcznym, ale może zrobić to w trybie kwartalnym, o ile jego przychody z tytułu najmu w ubiegłym roku nie przekroczyły wartości 200 000 euro. 

Nie potrzeba do tego specjalnych dodatkowych oświadczeń – tryb kwartalny zaznaczamy w odpowiedniej rubryce części U deklaracji PIT-28 za rok, w którym podatek był opłacany kwartalnie.

Wyjątkiem jest umowa najmu okazjonalnego, którą należy zgłosić do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od dnia jej rozpoczęcia.

Rozliczenie za najem – który druk PIT i do kiedy należy złożyć?

Jeśli podatnik chce rozliczać swoje przychody z najmu zryczałtowanym podatkiem od przychodów ewidencjonowanych, zarówno jako najem prywatny, jak i w ramach działalności gospodarczej, powinien wybrać formularz PIT-28.

Jeśli podatnik chce rozliczać swoje dochody z najmu na zasadach ogólnych (na skali podatkowej), powinien wybrać formularz PIT-36. W przypadku najmu prywatnego w części D formularza wskazujemy jako źródło przychodów odpowiednie kwoty w pozycjach „najem i dzierżawa”. W przypadku najmu w ramach działalności gospodarczej, jako źródło przychodów wskazujemy kwoty w pozycji „pozarolnicza działalność gospodarcza”, również w części D formularza.

Oba formularze należy złożyć najpóźniej do 2 maja 2023 r. (rozliczając rok podatkowy 2022). Nowelizacja Nowego Ładu ujednoliciła termin dostarczania wszystkich deklaracji podatkowych do końca kwietnia lub początku maja, jeśli 30 kwietnia wypada dzień wolny od pracy.

Na jaki rachunek wpłacać podatek od najmu?

Podatnik, który chce wpłacić podatek od najmu, powinien to zrobić przelewając środki na mikrorachunek podatkowy. To numer konta generowany indywidualnie dla każdego podatnika na podstawie numeru PESEL lub NIP, w zależności od tego, czy dany podatnik prowadzi działalność gospodarczą lub nie.

Konsekwencje niezapłacenia podatku od najmu

Podatek od najmu należy płacić. Niedotrzymanie tego obowiązku naraża podatnika na kary nakładane przez urząd skarbowy. Kodeks karny skarbowy określa uchylanie się od płacenia podatku od najmu jako wykroczenie lub przestępstwo skarbowe, w zależności od wysokości kwoty niezapłaconego podatku. Urząd skarbowy ma możliwość samodzielnie ustalić wysokość należnej kwoty podatku. Następnie wysyła wezwanie do zapłaty wraz z naliczonymi odsetkami. Oprócz tego podatnika może czekać kara:

• w przypadku wykroczenia skarbowego dwukrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę, nakładana przez urząd skarbowy,
• w przypadku przestępstwa skarbowego karę nakłada sąd w formie liczby stawek dziennej i wysokości każdej z nich na podstawie wysokości aktualnego minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Sąd przy ustalaniu wysokości kary bierze pod uwagę wysokość niezapłaconego podatku, a także stan majątkowy podatnika, jego sytuację rodzinną oraz postawę podatnika w obliczu zaistniałej sytuacji.

Najem wspólnie z małżonkiem lub ze współwłaścicielem

Najem ze współmałżonkiem

W razie wynajmowania prywatnego lokalu stanowiącego wspólny majątek małżonków, zarówno przychody, jak i koszty rozliczane są po połowie u obu z małżonków. Nie ma możliwości dowolnego rozkładania kwot uzyskanych z najmu w deklaracjach podatkowych małżonków. Jedyne, co jest możliwe to rozliczanie całości przychodów z najmu u jednego z małżonków. 

Wymagane jest do tego złożenie oświadczenia jednego z małżonków w imieniu obojga z nich. Oświadczenie należy złożyć najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskany został pierwszy w roku podatkowym przychód ze wspólnej nieruchomości lub lokalu. 

Oświadczenie nie musi być ponawiane rokrocznie. Wtedy całość przychodu z wynajmu rozliczana jest w deklaracji tylko wskazanego małżonka. Drugi, mimo że de facto uzyskuje przychody z najmu, nie uwzględnia ich w swoich deklaracjach podatkowych. Sytuacja ta ma miejsce do momentu zmiany decyzji współmałżonków.

Innymi słowy – rozliczanie przychodów i kosztów z najmu przez współmałżonków może być rozliczanie po połowie lub w całości przez jednego z nich. Nie ma możliwości dowolnego ułamkowego rozkładania kosztów i przychodów.

Najem ze współwłaścicielem

Jeśli nieruchomość lub lokal posiada więcej niż jednego właściciela, przychody i koszty z wynajmu są rozliczane w sposób proporcjonalny do udziałów we własności. Możliwe jest upoważnienie jednego współwłaściciela przez pozostałych współwłaścicieli do reprezentowania ich lub podpisywania umowy najmu. Nie ma to wpływu na proporcje rozliczanych przychodów i kosztów przez współwłaścicieli – jest on wprost zależny od proporcji udziałów we własności.

Jak ustalić przychód i dochód z najmu?

Przychód to po prostu całość tego, co zapłaci najemca wynajmującemu (wysokość czynszu). Od tej kwoty obliczany jest podatek zryczałtowany. Nie uwzględnia się kosztów, tj. wydatki na remont. W przypadku najmu prywatnego za zaistniały przychód uznaje się ten, który rzeczywiście został wynajmującego zapłacony. Kwoty nieotrzymane, a należne zgodnie z umową najmu, nie stanowią przychodu z najmu. Ma to też zastosowanie wobec kwot wpłaconych na poczet świadczeń, np. cząstkowa zapłata czynszu. 

Odwrotnie jest w przypadku najmu na działalności gospodarczej. Wtedy przychodem są kwoty należne, nie zaś rzeczywiście zapłacone. Płatności zaliczkowe (np. zapłata za czynsz na pół roku z góry) nie są traktowane jako przychód do momentu wystąpienia należności (np. terminy zapłaty w kolejnych miesiącach).

Z kolei, dochód rozliczany przy skali podatkowej, to przychód pomniejszony o koszt. Przy tej formie opodatkowania możemy odliczyć koszty pokroju wydatków na remont, o ile są odpowiednio udokumentowane i uzasadnione. Jeśli koszty w danym roku podatkowym okażą się być wyższe niż przychód, mamy do czynienia ze stratą najmu. Podatnik może ją rozliczać przez kolejne 5 lat podatkowych, maksymalnie do 50% wysokości straty rocznie.

Koszty podatkowe w najmie

Głównym kosztem podatkowym w przypadku najmu mieszkań jest wartość odpisu amortyzacyjnego z tytułu zużycia wynajmowanej nieruchomości. Podatnik rozlicza go wedle rocznej stawki amortyzacyjnej wskazanej dla danej nieruchomości, w zależności od jej wieku i stanu. 

Jeśli mieszkanie zostało kupione na kredyt, sam on nie jest kosztem, ale pozostałe koszty kredytu (odsetki, opłaty na ubezpieczenie, wycenę nieruchomości czy koszty zaciągania kredytu) można rozliczyć w kosztach podatkowych najmu. W przypadku odsetek – zaliczamy do kosztów te odsetki, które zostały zapłacone, a nie te należne. Koszty stanowić mogą także:

• zakup mebli i wyposażenia mieszkania,
• podłączenie mediów oraz wydatki na abonament,
• wydatki na prace remontowe i wykończeniowe,
• koszt zawarcia umowy najmu, w tym opłaty za ogłoszenia itp.

Choć nie ma obowiązku ewidencjonowania kosztów wedle określonego wzoru, warto to robić, aby zabezpieczyć się przed ewentualną kontrolą oraz łatwiej wykazać poniesione koszty. Koszty wpisujemy całościowo za rok w deklaracji podatkowej.

Jak dokumentować koszty w najmie?

Najlepszą  formą są oczywiście papierowe dokumenty, które świadczą o poniesionych kosztach związanych z nieruchomością. Istotnym wymogiem jest to, aby na dokumencie widniały wyraźnie informacje:

• kto poniósł koszt – dane podatnika,
• na rzecz jakiej osoby lub podmiotu – dane osoby lub podmiotu,
• konkretnie określony koszt.

Udokumentowaniem kosztów nie jest zatem potwierdzenie z karty kredytowej czy paragon, na którym nie widnieją przedmiot transakcji czy dane podatnika, który ponosi koszt. Znacznie lepiej do tego nadają się faktura VAT lub potwierdzenie wykonania przelewu. 

Przyjmuje się, że dowody na poniesiony koszt powinny być przechowywane minimum 5 lat od końca roku, w którym dany koszt powinien zostać rozliczony. Co ważne – za moment poniesienia kosztu uznaje się datę wystawienia dokumentu, który go potwierdza, nie zaś datę faktycznej zapłaty za transakcję.

Wynagrodzenie za najem – rodzaje i rozróżnienie

Wynagrodzenie, które najemca płaci wynajmującemu za najem może być skonstruowane na dwa sposoby.

Wynagrodzenie oddzielnie czynsz i pozostałe opłaty

Najemca z wynajmującym mogą się umówić na wynagrodzenie jednocześnie uwzględniające i oddzielające:

• czynsz – czyli opłatę za sam najem i użytkowanie nieruchomości,
• opłaty związane z eksploatacją – np. rachunki za media.

Tym samym strony w umowie mogą określić stałą opłatę za czynsz plus postanowienie, że wszelkie rachunki za media opłacać będzie najemca. Strony mogą także ustalić, czy wynajmujący jest pośrednikiem, który pobiera pieniądze od najemcy, np. żeby zapłacić rachunek za energię elektryczną, internet czy gaz, a następnie ureguluje tę należność u dostawcy, czy za media najemca płaci samodzielnie za upoważnieniem wynajmującego.

W tym wypadku przychodem wynajmującego (podatnika) jest wyłącznie kwota czynszu.

Wynagrodzenie jednoskładnikowe – czynsz + opłaty w jednym

Strony mogą także określić w umowie stałe jednoskładnikowe wynagrodzenie za najem. Wtedy najemca płaci wynajmującemu stałą kwotę, niezależnie od zmiennej wysokości opłat eksploatacyjnych – rachunków za media, opłat administracyjnych czy spółdzielczych. Opłaty te ponosi wynajmujący.

W tym wypadku przychodem wynajmującego (podatnika) jest cała kwota, którą płaci wynajmującemu najemca. Wydatki eksploatacyjne nie podlegają odliczeniu od przychodu, nawet w sytuacji, gdy – np. przez wzrost cen energii elektrycznej – wynajmujący de facto dopłaca do najmu.

Najem prywatny na ryczałcie a składka zdrowotna

Niezależnie od tego, czy rozliczamy najem prywatny ryczałtem, czy nadal na skali podatkowej, nie ma obowiązku z tego tytułu odprowadzania składki zdrowotnej. Będzie tak także przy rozliczeniu za rok 2023, gdy ryczałt będzie jedyną dopuszczalną formą opodatkowania najmu prywatnego. Inaczej jest, jeśli wynajmujemy nieruchomości i lokale w ramach działalności gospodarczej – wtedy istnieje obowiązek odprowadzania składki zdrowotnej w kwocie uzależnionej od przychodów.

Przedsiębiorcy, którzy swoją działalność gospodarczą i najem w jej ramach rozliczają ryczałtem mogą częściowo odliczyć składkę na ubezpieczenia społeczne. Odliczona kwota nie może jednak przekraczać 7,75% podstawy wymiaru składki.

Oczywiście, brak obowiązku odprowadzania składki zdrowotnej od przychodów z najmu prywatnego nie unieważnia obowiązku jej odprowadzania z innych tytułów – np. osiągania przychodów z umowy o pracę czy umowy zlecenie.

PIT-28 a odliczenia i ulgi

Płacąc podatek ryczałtowy nie możemy odliczyć żadnych kosztów. Czy to oznacza, że nie przysługują nam żadne ulgi i odliczenia? Część z nich nie jest dostępna dla ryczałtowców – ulga prorodzinna, ulga B+R czy ulga IP BOX. Istnieje jednak kilka rodzajów odliczeń, które można zastosować w PIT-28 w części D:

• odliczenie straty z poprzednich lat,
• niektóre darowizny, wydatki na cele rehabilitacyjne, internet czy IKZE – wykazywane w PIT-0 w części B,
• ulga odsetkowa  - wykazywana w części B.1 PIT/D,
• niektóre wydatki mieszkaniowe – wykazywane w części B.3 PIT/D,

 o ile nie zostały one wcześniej od dochodu na podstawie ustawy o PIT.