PIT-11 - do kiedy pracodawca musi wysłać PIT?

2024-01-15 Aktualizacja: 2024-12-02

Każda osoba, która otrzymała dochody podlegające opodatkowaniu musi złożyć deklarację podatkową w urzędzie skarbowym do końca okresu rozliczeniowego. W większości przypadków do rozliczenia PIT-37 jest niezbędny PIT-11 wystawiany przez pracodawcę (zakład pracy) będącego płatnikiem składek. Z tego artykułu dowiesz się między innymi, do kiedy pracodawca ma czas na wystawienie PIT-11, czym jest PIT-11 oraz czy brak uzyskania informacji PIT-11 od pracodawcy zwalnia nas z rozliczenia PIT-37

Czym jest PIT-11?

PIT-11 to deklaracja, w której pracodawca, czyli płatnik, przekazuje do urzędu skarbowego informacje o uzyskanych przez pracownika (podatnika) dochodach w danym roku podatkowym, zaliczkach pobranych na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne.

Pracodawca powinien wykonać trzy kopie deklaracji PIT-11: jedną dla urzędu skarbowego, jedną dla pracownika, i jedną dla siebie w celach archiwalnych. Pracownik może otrzymać swoją kopię w formie tradycyjnej - na papierze, bądź w formie elektronicznej - dokument zostaje wtedy podpisany podpisem elektronicznym. Deklaracje PIT-11 można kierować do urzędu skarbowego tylko w formie elektronicznej.

Do kiedy należy rozliczyć PIT-11 (za 2024 w 2025 roku)?

Rozliczenie PIT-11 uzupełniane co roku przez pracodawców ma dwóch adresatów. Pierwszym z nich jest urząd skarbowy odpowiedni dla miejsca zamieszkania lub siedziby płatnika. W tym przypadku pracodawca ma czas na przesłanie informacji PIT-11 o pobranych zaliczkach i rocznych dochodach pracownika do 31 stycznia 2025 roku. Drugim adresatem jest pracownik, do którego pracodawca ma obowiązek przekazać PIT-11 do końca lutego 2025 (do 28.02.2025).

Podsumowując, w przypadku rozliczenia za 2024 r. pracodawca ma obowiązek sporządzić i wysłać formularz PIT-11 do urzędu skarbowego do 31 stycznia 2025 oraz do pracownika do końca lutego 2025.

Inne formularze wypełniane przez pracodawcę

PIT-11 nie jest jedynym rodzajem zeznania podatkowego, które wypełnia pracodawca. Każde z nich obowiązuje ten sam termin złożenia deklaracji, jednak część z nich nie dotyczy pracowników bezpośrednio i nie dostają oni swoich kopii. Poniżej znajduje się lista pozostałych formularzy PIT, które wypełnia pracodawca.

Wymienione poniżej druki PIT są przeznaczone wyłącznie dla przedsiębiorcy, pracownik ich nie otrzymuje. Są to:

• PIT-4R - to zeznanie podatkowe składane w celu przedstawienia wartości pobranych i odprowadzonych przez pracodawcę zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Pracownicy nie otrzymują swojej kopii ani informacji o złożeniu tego formularza.
• PIT-8C - to formularz PIT, na którym wykazuje się przychody kapitałowe oraz pochodzące z innych źródeł, m. in. spadki oraz stypendia. Podatnik ma obowiązek uwzględnić go w swoim rozliczeniu rocznym.
• PIT-8AR - jest to zeznanie podatkowe w którym płatnik uwzględnia zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych, przeważnie w przypadku, gdy zleceniobiorca nie jest pracownikiem płatnika. Można go złożyć tylko w formie elektronicznej oraz jest przekazywany tylko do urzędu skarbowego.
• PIT-8R - to załącznik do deklaracji PIT-11, w którym płatnik wykazuje kwoty wypłacone podatnikowi z tytułu pełnienia obowiązków społecznych oraz obywatelskich.

Czy można rozliczyć się bez deklaracji PIT-11?

Każda osoba otrzymująca wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, dzieło, lub zlecenie ma obowiązek rozliczyć się ze swoich dochodów w deklaracji rocznej. Formularz PIT-11 jest dla nich podstawą rozliczenia, ponieważ to w nim pracodawca przekazuje informacje o dochodach pracownika i kosztach z tym związanych. Innymi słowy, dopóki nie otrzymamy deklaracji PIT od pracodawcy, rozliczenie w urzędzie skarbowym może być utrudnione.

Brak PIT-11 nie zwalnia z rozliczenia rocznego

W przypadku, gdy pracownik nie otrzyma rozliczenia PIT-11, należy samodzielnie oszacować ubiegłoroczny dochód w celu rozliczenia go z fiskusem. Trzeba wtedy uwzględnić faktyczne przychody oraz wysokość składek płaconych przez pracodawcę. Należy jednak zaznaczyć, że przekazanie rozliczenia PIT-11 do urzędu skarbowego i do rąk własnych podatnika należy do bezwzględnych obowiązków pracodawcy. 

Alternatywną opcją jest wystosowanie prośby o przekazanie deklaracji do pracodawcy, lub skorzystanie z danych dostępnych na portalu MF, na którym można sprawdzić deklarację PIT złożoną przez pracodawcę do urzędu skarbowego.

Jakie są konsekwencje opóźnień pracodawcy?

Jak zostało wcześniej wspomniane, deklarację PIT-37 należy złożyć do końca kwietnia 2024, dlatego też kilkudniowe opóźnienie w przekazaniu pracownikom informacji PIT-11nie powinno nieść za sobą poważnych konsekwencji - o ile pracownik ma wystarczająco dużo czasu, by wypełnić odpowiednie zeznanie podatkowe. Ponadto, pracownik powinien zgłosić się do pracodawcy z prośbą o przekazanie deklaracji podatkowych.

Pracodawca ma również obowiązek złożenia deklaracji PIT-11 do urzędu skarbowego do 31 stycznia. Złożenie deklaracji po tym terminie grozi odpowiedzialnością karną skarbową - grzywną o wysokości do 180 stawek dziennych. W przypadku, gdy płatnik (pracodawca) przekaże deklarację do urzędu skarbowego, ale nie do pracownika, można skorzystać z rozliczeń dostępnych na portalu podatki.gov.pl przy wypełnianiu deklaracji przychodów.

Natomiast w przypadku, gdy pracodawca nie wysłał druku PIT-11 również do urzędu skarbowego, należy oszacować wartość przychodów otrzymanych w danym okresie rozliczeniowym w deklaracji PIT-37. Nieotrzymanie deklaracji od pracodawcy nie zdejmuje bowiem obowiązku rozliczenia podatku przez pracownika.

Błędy w deklaracji PIT-11 2024/2025

Czasami zdarza się, że w deklaracji podatkowej otrzymanej od pracodawcy znajdują się błędy - chociażby dotyczące danych osobowych pracownika. Ma on wtedy obowiązek powiadomienia swojego pracownika o zaistniałych nieprawidłowościach i wprowadzenia ewentualnych poprawek, najlepiej do końca okresu rozliczeniowego, tj. przed ostatnim dniem lutego dla płatnika i ostatnim dniem kwietnia 2024 dla podatnika.

Błędne dane podatnika

Błędne dane podatnika, takie jak nieaktualny adres zamieszkania pracownika mogą wynikać między innymi z posiadania przez płatnika nieaktualnych danych, o których zmianie nie został poinformowany. Jednak to pracownik powinien dopilnować by dane te się zgadzały - do końca lutego poinformować o tym swojego pracodawcę, aby ten mógł wnieść poprawki.

Błędne kwoty uzyskania dochodów

Kwoty uwzględnione w deklaracjach wysyłanych przez pracodawców powinny zgadzać się ze stanem rzeczywistym - tylko wówczas podatek PIT może być prawidłowo obliczony. W przypadku, gdy dojdzie do pewnych rozbieżności w dokumentach otrzymanych od płatnika i podatnika, skutkuje to nadpłatą lub niedopłatą w podatku dochodowym. W przypadku zaistnienia nadpłaty podatku, urząd skarbowy zwróci nam nadpłatę w terminie 45 dni od złożenia deklaracji PIT drogą elektroniczną lub w ciągu 3 miesięcy - w przypadku złożenia w formie tradycyjnej.

Złożenie deklaracji po terminie

W przypadku nierozliczenia się w danym terminie, bądź w przypadku podania błędnych danych, przedsiębiorca powinien liczyć się z konsekwencjami takimi jak mandat bądź grzywna lub nawet wyrok sądowy i pozbawienie wolności. Niezależnie od tego jak istotne było to przewinienie, płatnik ma prawo złożyć wniosek o zaniechanie ukarania, znany także jako czynny żal. Składając taki wniosek, płatnik nadal zobowiązany jest do złożenia wniosku oraz uregulowania powstałych opłat wraz z odsetkami, lecz może uniknąć dodatkowej kary. W przypadku, gdy pracodawca nie złoży dokumentów oraz czynnego żalu, urząd skarbowy może uznać go winnego popełnienia wykroczenia bądź przestępstwa skarbowego.

Do kiedy pracodawca musi wysłać PIT 2024/2025 - podsumowanie

Ostatni dzień lutego jest dniem, w którym pracodawca powinien przekazać pracownikom PIT właściwy dla ich formy zatrudnienia oraz dochodów, który często jest podstawą ich dalszych rozliczeń z urzędem skarbowym, m.in. PIT-37. Podstawową zasadą jest to, że pracownicy powinni mieć wystarczająco dużo czasu, by złożyć swoje własne rozliczenia PIT w terminie, tj. do końca kwietnia 2025.

W przypadku, gdy pracownik nie otrzyma od pracodawcy odpowiednich deklaracji w terminie, może rozwiązać ten problem na kilka sposobów, w tym: m. in. poprzez oszacowanie jakie podatnik miał koszty uzyskania przychodów, wysokość dochodów i składek w poprzednim roku podatkowym (za który się rozlicza), i rozliczenie PIT na tej podstawie.