
Co to jest Intrastat, jak działa i kogo obowiązuje?
Obowiązek składania deklaracji INTRASTAT co miesiąc, do 10. dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym, dotyczy podatników VAT, których obroty importowe lub eksportowe przewyższają ustalone progi statystyczne. W artykule wyjaśnimy, co to jest Intrastat, jakie deklaracje się składa, kogo i od kiedy obowiązuje raportowanie, jak przebiega proces składania zgłoszeń oraz jakie sankcje grożą za błędy.
Spis treści:
- Czym jest system Intrastat?
- Rodzaje deklaracji Intrastat
- Kogo i kiedy obowiązuje Intrastat?
- Jak składać zgłoszenie Intrastat?
Czym jest system Intrastat?
Intrastat to unijny system statystyczny służący do gromadzenia danych o wewnątrzwspólnotowym obrocie towarami.
System Intrastat funkcjonuje we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej i stanowi jedno z głównych narzędzi statystyki unijnej w zakresie handlu towarowego. Gromadzone dane służą do monitorowania przepływu towarów między krajami UE i wspierają prowadzenie wspólnej polityki gospodarczej.
Geneza i cel systemu Intrastat
System Intrastat został wprowadzony 1 stycznia 1993 roku wraz z powstaniem jednolitego rynku Unii Europejskiej i zniesieniem kontroli granicznych oraz formalności celnych w obrocie towarowym pomiędzy państwami członkowskimi. W momencie rezygnacji z tradycyjnych zgłoszeń przy handlu wewnątrzwspólnotowym pojawiła się potrzeba opracowania nowego narzędzia pozwalającego na zbieranie danych statystycznych o wymianie towarowej.
Celem systemu Intrastat jest dostarczanie rzetelnych i porównywalnych danych statystycznych o przepływach towarowych między krajami UE. Dane te są kluczowe dla:
- sporządzania bilansów handlu zagranicznego,
- oceny struktury importu i eksportu, w tym głównych grup towarów i kierunków geograficznych,
- monitorowania zmian w gospodarce wewnętrznej i zewnętrznej,
- kształtowania unijnej i krajowej polityki gospodarczej, celnej oraz podatkowej,
- podejmowania decyzji ekonomicznych przez instytucje publiczne, przedsiębiorców i analityków.
System Intrastat obowiązuje we wszystkich państwach członkowskich UE, a jego zasady zostały określone przede wszystkim w przepisach prawa unijnego:
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/2152 z dnia 27 listopada 2019 roku w sprawie europejskiej statystyki przedsiębiorstw (tzw. rozporządzenie EBS – European Business Statistics),
- Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2020/1197 z dnia 30 lipca 2020 roku ustanawiające szczegółowe przepisy dotyczące europejskiej statystyki przedsiębiorstw w zakresie statystyki handlu towarami między państwami członkowskimi,
Na gruncie krajowym odpowiedzialnym za prowadzenie i nadzór nad systemem Intrastat w Polsce jest Prezes GUS oraz Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Obowiązujące regulacje to:
- Ustawa z dnia 29 czerwca 1995 roku o statystyce publicznej (Dz.U. 1995 nr 88 poz. 439),
- oraz komunikaty Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego dotyczące progów i zasad przekazywania danych Intrastat w danym roku.
Zasada działania i zakres gromadzonych danych
System opiera się na miesięcznym obowiązku raportowania danych o faktycznie zrealizowanych dostawach towarów wewnątrz UE. Intrastat nie obejmuje usług – dotyczy wyłącznie fizycznego przepływu towarów pomiędzy państwami członkowskimi.
Zgłoszenie Intrastat zawiera między innymi takie informacje, jak:
- kod towaru według Nomenklatury Scalonej (CN),
- wartość i masa towaru,
- kraj wysyłki lub przeznaczenia,
- warunki dostawy, rodzaj transportu.
Rodzaje deklaracji Intrastat
W ramach systemu obowiązują dwa podstawowe rodzaje deklaracji – przywozowa i wywozowa. W zależności od kierunku przepływu towarów, podatnicy muszą dokonać odpowiedniego zgłoszenia Intrastat. Co to oznacza w praktyce? Wyjaśniamy poniżej.
Deklaracja przywozowa (import)
Deklaracja przywozowa dotyczy towarów przywożonych do Polski z innych państw UE. Składają ją podmioty, których wartość nabyć wewnątrzwspólnotowych przekroczyła próg statystyczny dla przywozu. Obowiązek ten dotyczy nie tylko przedsiębiorców zajmujących się handlem, ale także tych, którzy kupują sprzęt, maszyny czy surowce z innych krajów UE.
Deklaracja wywozowa (eksport)
Deklaracja wywozowa dotyczy natomiast towarów wysyłanych z Polski do innych państw UE. Obowiązuje podatników, których sprzedaż towarów do krajów członkowskich przekroczyła roczny próg wywozowy. Zgłoszenia te stanowią podstawę do oceny polskiego eksportu i są wykorzystywane między innymi przez GUS oraz Komisję Europejską.
Kogo i kiedy obowiązuje Intrastat?
System Intrastat nie dotyczy każdego przedsiębiorcy dokonującego wewnątrzunijnych transakcji. Obowiązek sprawozdawczy powstaje dopiero po przekroczeniu określonych limitów – tak zwanych progów statystycznych.
Podmioty zobowiązane – podatnicy VAT i progi statystyczne
Do składania deklaracji Intrastat zobowiązani są podatnicy VAT zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT UE, którzy:
- dokonują przywozu towarów z UE do Polski (WNT),
- lub dokonują wywozu towarów z Polski do innych krajów UE (WDT).
W 2025 roku progi podstawowe wynoszą:
- 6 000 000 zł dla przywozu,
- 2 800 000 zł dla wywozu.
Z kolei wysokość szczegółowych progów statystycznych to:
- 105 000 000 dla przywozu,
- 158 000 000 zł dla wywozu.
Przekroczenie tych limitów w poprzednim lub bieżącym roku kalendarzowym rodzi obowiązek comiesięcznego składania odpowiedniego rodzaju deklaracji. Progi te są ustalane corocznie przez Prezesa GUS i publikowane na stronie Głównego Urzędu Statystycznego.
Wyjątki i zwolnienia z obowiązku
Niektóre podmioty mogą zostać zwolnione z obowiązku raportowania, jeśli ich transakcje mają charakter incydentalny lub ich wartość nie przekracza ustalonych progów. Zwolnienie nie jest jednak automatyczne – konieczne może być uzyskanie stosownej decyzji lub spełnienie szczególnych warunków.
Ponadto obowiązek nie dotyczy:
- handlu z krajami spoza UE (towary objęte są odprawą celną),
- obrotu towarami, które nie opuszczają fizycznie kraju (np. sprzedaż usług).
Jak składać zgłoszenie Intrastat?
Składanie zgłoszeń Intrastat odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną. Proces ten wymaga spełnienia określonych wymagań technicznych i stosowania odpowiednich narzędzi. Jakie informacje oraz format powinny mieć deklaracje Intrastat? Co to oznacza dla podatników? Wyjaśniamy poniżej.
Terminy i okresy sprawozdawcze
Deklaracje Intrastat składa się co miesiąc, w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprawozdawczym.
Przykład: zgłoszenie za czerwiec należy złożyć najpóźniej do 10 lipca. Niedotrzymanie terminu może skutkować wezwaniami ze strony służby celno-skarbowej, a w dalszej kolejności – sankcjami finansowymi.
Wymagania techniczne i format deklaracji (XML/AIS)
Zgłoszenie Intrastat musi być przygotowane w odpowiednim formacie – najczęściej plik XML, zgodny z wymaganiami systemu AIS (Automatyczny System Importu/Statystyki). Deklaracje muszą zawierać kompletne i zgodne z prawdą dane. Nawet drobne błędy mogą skutkować odrzuceniem deklaracji przez system. Konieczne jest więc stosowanie się do wytycznych GUS i KAS w zakresie kodów towarów, jednostek miary czy rodzaju transportu.
Przeczytaj także: Krajowy System eFaktur
Narzędzia i platformy do składania deklaracji
Najczęściej wykorzystywane narzędzia to:
- Platforma PUESC (www.puesc.gov.pl) – oficjalna platforma administracji celnej, na której rejestruje się podmioty zobowiązane do raportowania,
- aplikacja Intrastat 2.0 – darmowe narzędzie do przygotowywania i wysyłki deklaracji (wymaga profilu zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego),
- systemy ERP zintegrowane z AIS – dla większych firm korzystających z automatycznych systemów raportowania.
Dla nowych użytkowników pomocne są instrukcje publikowane na stronach GUS i Ministerstwa Finansów, które krok po kroku pokazują proces rejestracji i składania pierwszego zgłoszenia.
W artykule wyjaśniliśmy, co to jest Intrastat oraz jakie zasady obowiązują podatników. Jeżeli jednak nadal masz wątpliwości, możesz skorzystać z pomocy naszych ekspertów. Każdy użytkownik bezpłatnego programu Podatnik.info zyskuje możliwość zadania dowolnego pytania specjalistom z obszaru księgowości, prawa podatkowego czy finansów. Ponadto w okresie rozliczenia deklaracji podatkowych udostępniamy trzy rozwiązania, dzięki którym dopełnisz formalności nawet w 5 minut!