Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej - kiedy przysługuje?
20 maja 2026 r. mija termin na rozliczenie rocznej składki zdrowotnejza 2025 r. Warto o tym pamiętać, ponieważ w przypadku nadpłaty przysługuje zwrot. W jakim terminie należy wysłać wniosek RZS-R w PUE/eZUS, aby otrzymać zwrot nadpłaty wynikającej z rocznego rozliczenia?
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej dotyczy przedsiębiorców, którzy w danym roku byli opodatkowani: skalą podatkową, podatkiem liniowym albo ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Przedsiębiorcy, którzy przez cały rok płacili sumiennie składki zdrowotne wyliczane przez księgowe czy biura rachunkowe często zastanawiają się skąd wynikają nadpłaty bądź dopłaty składki zdrowotnej. Z rocznego rozliczenia nie zawsze wyniknie taka sama kwota składki zdrowotnej, jaka była płacona co miesiąc – może się okazać, że wpłacone sumy były za niskie lub za wysokie. Z czego to wynika? Wyjaśniamy w artykule.
Z czego wynika nadpłata składki zdrowotnej?
Jeżeli suma zapłaconych składek za poszczególne miesiące jest wyższa niż składka ustalona od rocznej podstawy, przedsiębiorcy przysługuje zwrot różnicy (nadpłaty). Najczęściej do nadpłaty składki dochodzi w dwóch sytuacjach:
- gdy suma składek wpłaconych w trakcie roku przewyższa składkę należną ustaloną od rocznej podstawy (np. przy znaczącej zmienności dochodu/przychodu w roku),
-
gdy przy opodatkowaniu ryczałtem w trakcie roku opłacano składkę według wyższego progu przychodów, a ostatecznie roczne przychody za dany rok znalazły się w niższym przedziale (60 000 zł / 300 000 zł).
Jak uzyskać zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej za 2025 rok?
Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej można uzyskać na podstawie wniosku o zwrot składki zdrowotnej – RZS-R lub RZS-P.
RZS-R (Wniosek o zwrot nadpłaty wynikającej z rocznego rozliczenia)
Dokument ten ma zastosowanie, gdy nadpłata została wykazana w rozliczeniu rocznym. Wniosek jest tworzony automatycznie po przetworzeniu dokumentów za kwiecień (z rocznym rozliczeniem) i jest dostępny w Dokumentach roboczych na profilu PUE ZUS płatnika.
Wniosek RZS‑R należy sprawdzić i wysłać w PUE/eZUS – termin na złożenie wniosku upływa 1 czerwca. Od 1 stycznia 2023 r. każdy, kto jest płatnikiem składek, ma ustawowy obowiązek posiadania profilu na Platformie Usług Elektronicznych (PUE)/e-ZUS (dotyczy to także osób opłacających składki wyłącznie za siebie). Konto na PUE/eZUS można zarejestrować m.in. przez login.gov.pl (np. profil zaufany, bankowość, mObywatel, e‑Dowód), kwalifikowany podpis elektroniczny lub potwierdzić w trakcie e‑wizyty/wizyty w ZUS.
RZS-P (Wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek)
Jest to ogólny wniosek o zwrot nienależnej składki zdrowotnej, mający na celu odzyskanie nadpłaty, gdy rozliczenie roczne nie jest bezpośrednią przyczyną powstania nadpłaty (np. gdy wynikła z korekt dokumentów, podwójnej wpłaty, zmiany formy opodatkowania lub pomyłek). Stosuje się go też w sytuacji, gdy nie złożono w terminie wniosku RZS-R.
Po zalogowaniu do PUE ZUS, w katalogu usług należy wybrać "Złożenie dokumentu ZUS-RZS-P Wniosek płatnika składek o zwrot nienależnie opłaconych składek". Wniosek będzie dostępny w widoku Dokumenty i wiadomości, w sekcji Dokumenty robocze. Uzupełniamy dane w formularzu elektronicznym, m.in. trzeba wskazać numer rachunku bankowego, na który ma być przekazany zwrot i składamy dyspozycję sposobu odbioru informacji. Domyślnie zaznaczona jest opcja odbioru informacji w formie elektronicznej poprzez portal PUE. Można także wybrać odpowiedź w formie papierowej, z odbiorem osobistym bądź przez pełnomocnika w placówce ZUS albo pocztą tradycyjną.
Podpisujemy wniosek za pomocą certyfikatu kwalifikowanego, profilu zaufanego ePUAP lub podpisu osobistego (eDowód).
Zwrot nadpłaty składek - warunki
Zakład Ubezpieczeń Społecznych dokona zwrotu nadpłaty, gdy zostaną spełnione dwa warunki:
-
na koncie płatnika nie będzie zaległości (m.in. zaległości z tytułu składek lub nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych, do których zwrotu został zobowiązany płatnik składek);
-
zostanie złożony wniosek o zwrot nadpłaty w odpowiednim terminie - 1 czerwca 2026 roku.
Jeżeli na koncie płatnika składek wystąpią zaległości, to kwota nadpłaty w pierwszej kolejności zostanie zaliczona na ich pokrycie, a pozostała jej wartość będzie podlegała zwrotowi na rachunek bankowy przedsiębiorcy. Natomiast gdy nie spełniono drugiego warunku, czyli nie złożono w odpowiednim terminie wniosku o zwrot przy jednoczesnym braku zaległości, wówczas ZUS rozliczy nadpłatę na koncie płatnika najpóźniej do końca tego roku.
ZUS dokonuje zwrotu po złożeniu wniosku – nie później niż w terminie 3 miesięcy od upływu terminu złożenia zeznania PIT za rok poprzedni.
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej w ZUS DRA i RCA za kwiecień
Roczne rozliczenie wykazuje się w dokumentach rozliczeniowych za kwiecień bieżącego roku. Dla zwrotu z rocznego rozliczenia ZUS tworzy wniosek RZS‑R na podstawie dokumentów za kwiecień z wykazaną kwotą do zwrotu w bloku XII.27 ZUS DRA albo III.F.27 ZUS RCA. Termin na przekazanie dokumentów i opłacenie składek za kwiecień (dla przedsiębiorców) upływa 20 maja. Tego dnia upływa także termin na opłacenie należnych składek za kwiecień wraz z ewentualną dopłatą składki zdrowotnej, jeśli taką wykaże roczne rozliczenie.
Zdarza się, że wyliczenie rocznej składki zdrowotnej bywa problematyczne dla płatników. Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnił kalkulator służący obliczaniu rocznej podstawy wymiaru i składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej - jak ująć w KPiR?
W rozliczeniu rocznym składki zdrowotnej przedsiębiorca może wykazać zarówno niedopłatę, jak i nadpłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne. W razie otrzymania nadpłaty składki zdrowotnej zgodnie z art. 45 ust. 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Jeżeli podatnik, obliczając podatek należny, dokonał odliczeń od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub podatku, a następnie otrzymał zwrot odliczonych kwot (w całości lub w części), w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym otrzymał ten zwrot, dolicza odpowiednio kwoty poprzednio odliczone.
Obowiązujące przepisy odnoszą się tylko do otrzymania przez podatnika zwrotu składek, które odliczane były od dochodu. Przedsiębiorca musi otrzymaną kwotę nadpłaty doliczyć do dochodu w zeznaniu podatkowym składanym za rok, w którym otrzymał ten zwrot.
Składka zdrowotna może być kosztem podatkowym w przypadku podatników, którzy jako formę opodatkowania wybrali podatek liniowy. Jeżeli korekta kosztu uzyskania przychodów nie jest spowodowana błędem rachunkowym, korekty dokonuje się bez opóźnienia.
W przypadku, gdy przedsiębiorca zapłaconą składkę zdrowotną wykazywał w PKPiR, czyli składka była zaliczana do kosztów uzyskania przychodów, zwrot nadpłaty składki zdrowotnej należy zewidencjonować jako korektę kosztów w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” PKPiR w momencie jego otrzymania.
Dopłaty do składki zdrowotnej
Dopłaty do składki zdrowotnej wystąpią w sytuacji, kiedy płatnik prowadził działalność opodatkowaną na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego i przekroczył próg przychodów w 2025 roku. Tu dopłata składki zdrowotnej może wynieść nawet parę tysięcy złotych w rozliczeniu rocznym. Wynika to z tego, że składka zdrowotna ryczałtowców nie jest stała jak w przypadku skali podatkowej lub podatku liniowego. Zależna jest od wysokości przychodu, różni się dla przedziałów do 60.000 tysięcy zł, do 300.000 zł i powyżej 300.000 zł. Przekroczenie pierwszego i drugiego progu przychodowego w trakcie roku wiąże się z koniecznością dopłaty.
Inną sytuacją, kiedy może wystąpić dopłata, to kiedy przedsiębiorca w 2025 roku zawiesił działalność gospodarczą raz lub więcej razy. Musi wówczas dopłacić składkę zdrowotną za dochód osiągnięty w miesiącach poprzedzających zawieszenie. Dochód ten bowiem nie został uwzględniony w żadnej składce miesięcznej, według przepisów stanowi podstawę składki dopiero w rozliczeniu rocznym.
W razie dopłaty, należy uiścić ją w terminie płatności ZUS DRA za kwiecień.
W rocznych rozliczeniach składki zdrowotnej mogą pojawić się także groszowe dopłaty albo zwroty. Występują one najczęściej u osób rozliczających dochód ryczałtowo. Różnica wynika z zaokrągleń składek w algorytmie zastosowanym przez ZUS.
Jak sprawdzić czy mam nadpłatę lub dopłatę?
Po przyjęciu i przetworzeniu przez ZUS korygujących kompletów rozliczeniowych, płatnik składek może sprawdzić aktualny stan rozliczeń konta na PUE ZUS w „Profilu płatnika”, w zakładce „Salda bieżące”.
Więcej na temat rozliczenia składki zdrowotnej przeczytasz tutaj!
Podsumowanie
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej dotyczy przedsiębiorców opodatkowanych skalą podatkową, podatkiem liniowym albo ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Rozliczenie wykazuje się w dokumentach za kwiecień: w ZUS DRA albo ZUS RCA, a przedsiębiorcy przekazują dokumenty i opłacają składki co do zasady do 20. dnia następnego miesiąca.
Jeżeli z rocznego rozliczenia wynika, że składka zdrowotna została opłacona w kwocie wyższej niż ustalona, powstaje nadpłata. Zwrot nie przysługuje jednak automatycznie w każdej sytuacji, bo ZUS może zaliczyć nadpłatę na zaległości składkowe lub nienależnie pobrane świadczenia.
FAQ
