Spis z natury – jak go prawidłowo sporządzić?

2022-01-20

Każdy z podatników, który dokonuje rozliczenia na zasadach ogólnych lub liniowych zobowiązany, jest do wykonania spisu z natury. Głównym celem sporządzania spisu z natury jest ustalenie rzeczywistego stanu zapasów działalności gospodarczej. Z uwagi na konieczność prowadzenia KPiR, warto zapoznać się z zasadami, jak zrobić to poprawnie.

Czym jest spis z natury?

Spis z natury, znany również jako remanent lub inwentaryzacja,  polega na przeliczeniu i wycenieniu towarów, półfabrykatów i środków trwałych, które wchodzą w skład danego przedsiębiorstwa. Przykładem takiego majątku mogą być m.in. nieruchomości, pojazdy samochodowe i różnego rodzaju sprzęt. Ściśle określone zasady, jak należy przeprowadzić spis z natury, określono w Dzienniku Ustaw 2019 r. poz. 2544.

Dla kogo jest spis z natury?

Do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych
i materiałów zobowiązani są właściciele firm handlowych i produkcyjnych, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Aktywa wskazywane przez ustawę, to nie tylko towary handlowe, w ich skład wchodzą również materiały podstawowe
i pomocnicze, półwyroby, braki i odpady.

Ponadto należy pamiętać, że przedsiębiorcy, którzy nie zajmują się sprzedażą towarów, są zobowiązani do przeprowadzenia tzn. zerowego spisu z natury. Wyjątek stanowią osoby, które rozliczają się na karcie podatkowej, te z kolei są z niego zwolnione.

Co wchodzi w skład remanentu?

Należy pamiętać, że w skład remanentu wchodzą zarówno towary do sprzedaży, jak i materiały służące wyprodukowaniu towarów. Mając na uwadze przepisy prawa podatkowego, w spisie z natury należy uwzględnić:

• towary handlowe, które są przygotowane do sprzedaży, pozostawione
  w stanie nieprzerobionym;

• półwyroby, które są częściowo przygotowane, jednak produkcja w dalszym ciągu jest w toku i muszą być poddane dalszym obróbkom;

• wyroby gotowe, czyli wyroby własnej produkcji, których proces został całkowicie zakończony;

• odpady, czyli materiały, które na skutek zniszczenia lub uszkodzenia utraciły swoją pierwotną wartość;

• braki, w których skład wchodzą wadliwe produkty, zniszczone surowce, które straciły swoją wartość użytkową;

• materiały, które zostały przyjęte do obróbki lub przerobienia od klientów zamawiających;

• surowce i materiały podstawowe i pomocnicze, które są przeznaczone do produkcji gotowych wyrobów i są ich podstawowymi składnikami;

Co składa się na spis z natury?

Remanent przeprowadzony na koniec roku powinien składać się z następujących elementów, które zostały określone w § 25 ust. 2 rozporządzenia spis z natury. Obejmuje on m.in.:

1) imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),

2) datę sporządzenia spisu,

3) numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,

4) szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w § 24 (m.in. towarów handlowych i materiałów),

5) jednostkę miary,

6) ilość stwierdzoną w czasie spisu,

7) cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,

8) wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,

9) łączną wartość spisu z natury,

10) klauzulę "Spis zakończono na pozycji...",

11) podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

Kiedy przeprowadzić spis z natury?

Obowiązek podatnika, który wynika z §24 rozporządzenia zawartego w księdze przychodów i rozchodów, obliguje podatnika do przygotowania remanentu:

• na dzień 1 stycznia;

• w przypadku rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego;

• na koniec każdego roku podatkowego;

• w przypadku utraty w ciągu roku prawa do opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego;

• w momencie, kiedy decydujemy się na zmianę wspólnika;

• w momencie, kiedy dokonujemy zmian co do proporcji udziałów wspólników;

• w dniu, w którym zaprzestajemy prowadzić działalności gospodarczą.

Podatniku pamiętaj!

Zgodnie z uregulowaniami zawartymi w ustawie § 27 ust. 1 i § 28, zmiana wspólnika wiążę się z przeprowadzeniem spisu z natury oraz zawiadomieniem o tym zdarzeniu właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie co najmniej siedmiu dni przed dniem, w którym został sporządzony remanent.

Przepisy nie określają jednoznacznie, w jakim terminie należy sporządzić spis
z natury firmy, która zaprzestaje prowadzenia działalności gospodarczej, stąd też najlepiej jest wykonać spis w momencie likwidacji działalności.

Sporządzony zgodnie z wszystkimi wytycznymi spis z natury należy wpisać do księgi przychodów i rozchodów. Niedopełnienie tego obowiązku wiąże się
z wykroczeniem karno-skarbowym określanym jako wadliwe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Tym samym tak ważne jest, żeby spis z natury był kompletnym dokumentem, który zawiera wszystkie ww. elementy. W przeciwnym razie każdy podatnik podlega karze grzywny, której kwota może sięgnąć nawet od jednej dziesiątej do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia. 

Zgodnie z ustawą VAT spis z natury można również sporządzić w trakcie roku podatkowego, wtedy gdy:

• jesteś czynnym podatnikiem VAT;

• przysługiwało ci prawo odliczenia VAT od zakupu.

Wycena spisu z natury

Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatnik ma za zadanie wycenić materiały
i towary handlowe według:

• cen zakupu lub nabycia (ceny zakupu + koszty uboczne);

• cen rynkowych w dniu sporządzania spisu (jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia).

Należy pamiętać, że jeżeli wycena któregoś z produktów jest niższa od początkowej ceny zakupu lub nabycia np. z powodu powstałego uszkodzenia, lub wyjścia
z mody, w naszym obowiązku jest uwzględnienie w poszczególnych pozycjach jednostkowej ceny zakupu (nabycia).

Jak wykonać remanent bez materiałów, czyli remanent zerowy.

Może się również zdarzyć, że osoby, które w pełni prowadzą działalność usługową, są w stanie wykorzystać wszystkie zasoby pomocnicze, czyli każdorazowo przy wykonywaniu jakiegoś zlecenia, zakupują materiał, który zużywają w całości. W tym przypadku również należy zrobić tzn. remanent zerowy na koniec roku, nawet jeśli jego wartość wyniesie 0 i jest to zgodne z prawdą oraz jest on sporządzony poprawnie.

Również w przypadku zawieszenia działalności gospodarczej konieczne jest sporządzenie spisu z natury i wprowadzenie go do KPiR.

Czy remanent można przeprowadzić internetowo?

Na rynku istnieje bardzo dużo narzędzi, które pozwalają na przeprowadzenie inwentaryzacji online. Taka forma jest bardzo wygodna i znacznie ułatwia przedsiębiorcy przejście przez cały ten proces. Warto wspomnieć równieżo dostępnych technologicznych narzędziach, stworzonych wzorach, programach lub czytnikach kodów, które w znaczny sposób mogą przyśpieszyć naszą pracę
i zminimalizować ryzyko popełnienia błędu w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji. Niewłaściwa aktualizacji KPiR skutkuje błędnym wyliczeniem kwoty podatku dochodowego, co w efekcie przekłada się na wystąpienie nieprawidłowości w rozliczeniu rocznym.

Wyjątki w spisie z natury

Istnieją również wyjątki dotyczące sporządzenia spisu z natury, które zostały wymienione w § 28 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.

• Podatnicy, którzy prowadzą działalność kantorową, w spisie z natury muszą objąć niesprzedane wartości dewizowe,
• Podatnicy, którzy prowadzą księgarnie i antykwariaty księgarskie — mogą objąć spisem z natury jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne.
• Podatnicy, którzy prowadzą dział specjalny produkcji rolnej w spisie z natury — powinni uwzględnić niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy,
• Podatnicy, którzy wykonują działalność, która polega na udzielaniu pożyczek pod zastaw — powinni objąć spisem rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki.

Ważne!

W momencie, kiedy przeprowadzamy spis z natury, powinno pamiętać się
o zamknięciu zakładu pracy. Spis z natury należy wykonać zgodnie ze stanem faktycznym, stąd każda transakcja, która związana jest ze sprzedażą towaru lub
w jakikolwiek sposób powoduje zmianę na stanie magazynowym, zaburza poprawne sporządzenie dokumentu. W związku z tym nie wolno dokonywać zakupu nowego towaru/ surowców lub też sprzedawać swoich produktów, z uwagi na cel, jaki niesie za sobą inwentaryzacja.