Spis z natury – jak go prawidłowo sporządzić?
Każdy z podatników, który dokonuje rozliczenia na zasadach ogólnych lub liniowych zobowiązany, jest do wykonania spisu z natury. Głównym celem sporządzania spisu z natury jest ustalenie rzeczywistego stanu zapasów działalności gospodarczej. Z uwagi na konieczność prowadzenia KPiR, warto zapoznać się z zasadami, jak zrobić to poprawnie.
Spis treści:
- Czym jest spis z natury?
- Dla kogo jest spis z natury?
- Co wchodzi w skład remanentu?
- Co składa się na spis z natury?
- Kiedy przeprowadzić spis z natury?
- Podatniku pamiętaj!
- Wycena spisu z natury
- Jak wykonać remanent bez materiałów, czyli remanent zerowy
- Czy remanent można przeprowadzić internetowo?
- Wyjątki w spisie z natury
- Jak sporządzić spis w przypadku likwidacji działalności gospodarczej
- Podsumowanie
- FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Czym jest spis z natury?
Spis z natury, znany również jako remanent lub inwentaryzacja, polega na przeliczeniu i wycenieniu towarów, półfabrykatów i środków trwałych, które wchodzą w skład danego przedsiębiorstwa. Przykładem takiego majątku mogą być m.in. nieruchomości, pojazdy samochodowe i różnego rodzaju sprzęt. Ściśle określone zasady, jak należy przeprowadzić spis z natury, określono w Dzienniku Ustaw 2019 r. poz. 2544.
Dla kogo jest spis z natury?
Do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych i materiałów zobowiązani są właściciele firm handlowych i produkcyjnych, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Aktywa wskazywane przez ustawę, to nie tylko towary handlowe, w ich skład wchodzą również materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, braki i odpady.
Ponadto należy pamiętać, że przedsiębiorcy, którzy nie zajmują się sprzedażą towarów, są zobowiązani do przeprowadzenia tzn. zerowego spisu z natury. Wyjątek stanowią osoby, które rozliczają się na karcie podatkowej, te z kolei są z niego zwolnione.
Co wchodzi w skład remanentu?
Należy pamiętać, że w skład remanentu wchodzą zarówno towary do sprzedaży, jak i materiały służące wyprodukowaniu towarów. Mając na uwadze przepisy prawa podatkowego, w spisie z natury należy uwzględnić:
-
towary handlowe, które są przygotowane do sprzedaży, pozostawione w stanie nieprzerobionym;
-
półwyroby, które są częściowo przygotowane, jednak produkcja w dalszym ciągu jest w toku i muszą być poddane dalszym obróbkom;
-
wyroby gotowe, czyli wyroby własnej produkcji, których proces został całkowicie zakończony;
-
odpady, czyli materiały, które na skutek zniszczenia lub uszkodzenia utraciły swoją pierwotną wartość;
-
braki, w których skład wchodzą wadliwe produkty, zniszczone surowce, które straciły swoją wartość użytkową;
-
materiały, które zostały przyjęte do obróbki lub przerobienia od klientów zamawiających;
-
surowce i materiały podstawowe i pomocnicze, które są przeznaczone do produkcji gotowych wyrobów i są ich podstawowymi składnikami.
Co składa się na spis z natury?
Remanent przeprowadzony na koniec roku powinien składać się z następujących elementów, które zostały określone w § 25 ust. 2 rozporządzenia spis z natury. Obejmuje on m.in.:
1) imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
2) datę sporządzenia spisu,
3) numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
4) szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w § 24 (m.in. towarów handlowych i materiałów),
5) jednostkę miary,
6) ilość stwierdzoną w czasie spisu,
7) cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
8) wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
9) łączną wartość spisu z natury,
10) klauzulę "Spis zakończono na pozycji...",
11) podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).
Kiedy przeprowadzić spis z natury?
Obowiązek podatnika, który wynika z §24 rozporządzenia zawartego w księdze przychodów i rozchodów, obliguje podatnika do przygotowania remanentu:
-
na dzień 1 stycznia;
-
w przypadku rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego;
-
na koniec każdego roku podatkowego;
-
w przypadku utraty w ciągu roku prawa do opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego;
-
w momencie, kiedy decydujemy się na zmianę wspólnika;
-
w momencie, kiedy dokonujemy zmian co do proporcji udziałów wspólników;
-
w dniu, w którym zaprzestajemy prowadzić działalności gospodarczą.
Podatniku pamiętaj!
Zgodnie z uregulowaniami zawartymi w ustawie § 27 ust. 1 i § 28, zmiana wspólnika wiążę się z przeprowadzeniem spisu z natury oraz zawiadomieniem o tym zdarzeniu właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie co najmniej siedmiu dni przed dniem, w którym został sporządzony remanent.
Przepisy nie określają jednoznacznie, w jakim terminie należy sporządzić spis z natury firmy, która zaprzestaje prowadzenia działalności gospodarczej, stąd też najlepiej jest wykonać spis w momencie likwidacji działalności.
Sporządzony zgodnie z wszystkimi wytycznymi spis z natury należy wpisać do księgi przychodów i rozchodów. Niedopełnienie tego obowiązku wiąże się z wykroczeniem karno-skarbowym określanym jako wadliwe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Tym samym tak ważne jest, żeby spis z natury był kompletnym dokumentem, który zawiera wszystkie ww. elementy. W przeciwnym razie każdy podatnik podlega karze grzywny, której kwota może sięgnąć nawet od jednej dziesiątej do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia.
Zgodnie z ustawą VAT spis z natury można również sporządzić w trakcie roku podatkowego, wtedy gdy:
-
jesteś czynnym podatnikiem VAT;
-
przysługiwało ci prawo odliczenia VAT od zakupu.
Wycena spisu z natury
Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatnik ma za zadanie wycenić materiały
i towary handlowe według:
-
cen zakupu lub nabycia (ceny zakupu + koszty uboczne);
-
cen rynkowych w dniu sporządzania spisu (jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia).
Należy pamiętać, że jeżeli wycena któregoś z produktów jest niższa od początkowej ceny zakupu lub nabycia np. z powodu powstałego uszkodzenia, lub wyjścia
z mody, w naszym obowiązku jest uwzględnienie w poszczególnych pozycjach jednostkowej ceny zakupu (nabycia).
Jak wykonać remanent bez materiałów, czyli remanent zerowy.
Może się również zdarzyć, że osoby, które w pełni prowadzą działalność usługową, są w stanie wykorzystać wszystkie zasoby pomocnicze, czyli każdorazowo przy wykonywaniu jakiegoś zlecenia, zakupują materiał, który zużywają w całości. W tym przypadku również należy zrobić tzn. remanent zerowy na koniec roku, nawet jeśli jego wartość wyniesie 0 i jest to zgodne z prawdą oraz jest on sporządzony poprawnie.
Również w przypadku zawieszenia działalności gospodarczej konieczne jest sporządzenie spisu z natury i wprowadzenie go do KPiR.
Czy remanent można przeprowadzić internetowo?
Na rynku istnieje bardzo dużo narzędzi, które pozwalają na przeprowadzenie inwentaryzacji online. Taka forma jest bardzo wygodna i znacznie ułatwia przedsiębiorcy przejście przez cały ten proces. Warto wspomnieć równieżo dostępnych technologicznych narzędziach, stworzonych wzorach, programach lub czytnikach kodów, które w znaczny sposób mogą przyśpieszyć naszą pracę i zminimalizować ryzyko popełnienia błędu w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji. Niewłaściwa aktualizacji KPiR skutkuje błędnym wyliczeniem kwoty podatku dochodowego, co w efekcie przekłada się na wystąpienie nieprawidłowości w rozliczeniu rocznym.
Wyjątki w spisie z natury
Istnieją również wyjątki dotyczące sporządzenia spisu z natury, które zostały wymienione w § 28 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.
- Podatnicy, którzy prowadzą działalność kantorową, w spisie z natury muszą objąć niesprzedane wartości dewizowe,
- Podatnicy, którzy prowadzą księgarnie i antykwariaty księgarskie — mogą objąć spisem z natury jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne.
- Podatnicy, którzy prowadzą dział specjalny produkcji rolnej w spisie z natury — powinni uwzględnić niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy,
- Podatnicy, którzy wykonują działalność, która polega na udzielaniu pożyczek pod zastaw — powinni objąć spisem rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki.
Ważne!
W momencie, kiedy przeprowadzamy spis z natury, powinno pamiętać się o zamknięciu zakładu pracy. Spis z natury należy wykonać zgodnie ze stanem faktycznym, stąd każda transakcja, która związana jest ze sprzedażą towaru lub w jakikolwiek sposób powoduje zmianę na stanie magazynowym, zaburza poprawne sporządzenie dokumentu. W związku z tym nie wolno dokonywać zakupu nowego towaru/ surowców lub też sprzedawać swoich produktów, z uwagi na cel, jaki niesie za sobą inwentaryzacja.
Jak sporządzić spis w przypadku likwidacji działalności gospodarczej
W momencie likwidacji firmy przedsiębiorca ma obowiązek przygotowania spisu z natury, nazywanego także remanentem likwidacyjnym. Jego rolą jest rzetelne ustalenie, jakie towary, materiały oraz inne składniki majątku pozostają w firmie na dzień sporządzenia spisu. W przeciwieństwie do zwykłego remanentu rocznego, spis likwidacyjny wymaga szczególnej dokładności, ponieważ stanowi podstawę do rozliczenia podatkowego - zarówno w zakresie podatku dochodowego, jak i ewentualnych rozliczeń VAT.
W remanencie likwidacyjnym należy ująć wszystkie towary stanowiące własność podatnika, surowce, półfabrykaty, wyroby gotowe, odpady użytkowe oraz pozostałe składniki nadające się do dalszego użytkowania lub sprzedaży. Wycenę sporządza się według cen zakupu, nabycia lub kosztów wytworzenia, a jeżeli ich wartość rynkowa jest niższa - należy zastosować wartość aktualną, z wykonaniem oszacowania uwzględniającego stopień zużycia i ich przydatność.
Co ważne, remanent sporządza się w dniu likwidacji działalności, a następnie wpisuje do KPiR jako remanent końcowy. Brak sporządzenia takiego spisu może skutkować zastrzeżeniami ze strony urzędu skarbowego. Warto również pamiętać, że w przypadku likwidacji działalności rozliczanej na zasadach ogólnych lub podatku liniowego, wartość remanentu końcowego bezpośrednio wpływa na dochód do opodatkowania - podobnie jak ma to miejsce w corocznym ustalaniu różnic między remanentem początkowym a końcowym.
Podsumowanie
Spis z natury to kluczowy element rozliczeń podatkowych, który pozwala ustalić faktyczny stan majątku firmy w konkretnym dniu - niezależnie od tego, czy chodzi o początek roku, zmianę wspólników, czy likwidację działalności gospodarczej. Remanent pełni rolę dokumentu potwierdzającego wartość towarów, materiałów i półwyrobów, które przedsiębiorca następnie wpisuje do księgi w celu prawidłowego ustalenia dochodu. Obejmuje zarówno zapasy przeznaczone do sprzedaży, jak i składniki utracone, zniszczone czy o obniżonej pierwotnej wartości użytkowej, co wymaga rzetelnego oszacowania.
Prawidłowo sporządzony spis z natury chroni przed błędami podatkowymi, które mogłyby skutkować korektami lub wnioskiem urzędu o wyjaśnienia. To zobowiązanie wynika z obowiązku sporządzania spisu, który przedsiębiorca musi wypełnić m.in. na koniec roku, w dniu rozpoczęcia działalności czy w przypadku zmian organizacyjnych w firmie. Remanent nie jest jedynie formalnością – stanowi fundament realnego obrazu zapasów i zabezpiecza prawidłowe rozliczenie m.in. podatku dochodowego, a pośrednio także elementów takich jak przychody ewidencjonowane czy wysokość zobowiązań podatkowych.
Od autora: „Spis z natury to nie tylko formalność – to narzędzie, które chroni przedsiębiorcę przed błędami w rozliczeniach i pozwala wykazać faktyczny majątek firmy. Rzetelnie przygotowany remanent to fundament uczciwego i przejrzystego prowadzenia działalności”.
· Anna Ciecierska
FAQ - Najczęściej zadawane pytania
