Na czym polega procedura VAT OSS? I kto jej podlega?
Rozszerzający się e-commerce i transgraniczna sprzedaż na terenie Unii Europejskiej wymusiły uproszczenia w rozliczaniu podatku VAT. Jednym z takich rozwiązań jest procedura VAT OSS. Co to jest? One Stop Shop (OSS) – mechanizm pozwalający firmom uniknąć rejestracji do VAT w każdym kraju odbiorcy. W artykule wyjaśniamy, na czym polega procedura OSS, kto może z niej skorzystać i jakie obowiązki się z nią wiążą.
Spis treści:
- Czym jest procedura VAT OSS?
- Definicja i założenia
- Dla kogo jest przeznaczona procedura VAT OSS?
- Przedsiębiorcy zarejestrowani w UE
- Przedsiębiorcy spoza UE
- Platformy sprzedażowe (marketplace)
- Jakie transakcje obejmuje procedura OSS?
- Sprzedaż towarów na odległość na terenie UE
- Jak działa rozliczenie w ramach VAT OSS?
- Rejestracja w systemie OSS
- Składanie deklaracji VAT OSS
- Płatność VAT do jednego urzędu skarbowego
- Korzyści i obowiązki wynikające z OSS
- Zalety korzystania z procedury OSS
- Obowiązek prowadzenia ewidencji
- Co grozi za błędy w OSS?
Czym jest procedura VAT OSS?
Wraz z rosnącą popularnością zakupów online i uproszczeniem handlu wewnątrzunijnego, wprowadzono mechanizm, który ma ułatwić przedsiębiorcom rozliczanie VAT z tytułu sprzedaży konsumenckiej w różnych krajach UE. Mowa o VAT OSS. Co to jest? Ta procedura jest częścią tak zwanego: pakietu VAT e-commerce obowiązującego od 1 lipca 2021 roku.
Definicja i założenia
VAT OSS (ang. One Stop Shop) to specjalna procedura unijna umożliwiająca składanie jednej deklaracji VAT w państwie rejestracji, zamiast rejestrowania się do VAT w każdym kraju, do którego firma sprzedaje towary lub świadczy usługi konsumentom. Zgodnie z art. 130a-130d ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535), mechanizm ten uproszcza obowiązki administracyjne firm prowadzących sprzedaż wysyłkową na terenie UE.
Celem procedury OSS było:
- wyeliminowanie barier administracyjnych dla handlu transgranicznego B2C (business to consumer),
- uszczelnienie systemu VAT w UE,
- zwiększenie konkurencyjności małych i średnich przedsiębiorstw poprzez uproszczenie obowiązków podatkowych.
Dla kogo jest przeznaczona procedura VAT OSS?
Procedura VAT OSS skierowana jest do szerokiego grona podmiotów realizujących sprzedaż na rzecz konsumentów z krajów UE. Warunkiem jest przekroczenie określonego limitu sprzedaży lub chęć skorzystania z uproszczeń.
Przedsiębiorcy zarejestrowani w UE
Z OSS mogą korzystać firmy mające siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności w UE. W przypadku przedsiębiorców z Polski rejestracja odbywa się przez system e-Urząd Skarbowy. Dla tych podmiotów właściwa jest tzw. procedura unijna.
Przedsiębiorcy spoza UE
Podmioty spoza UE również mogą korzystać z procedury OSS, ale muszą wyznaczyć pośrednika podatkowego z jednego z krajów członkowskich. W ich przypadku stosuje się tak zwaną procedurę nieunijną, obejmującą wyłącznie świadczenie usług na rzecz konsumentów w UE.
Platformy sprzedażowe (marketplace)
Procedura OSS obejmuje także platformy elektroniczne, które pośredniczą w sprzedaży towarów. Zgodnie z przepisami, uznaje się je za podmiot dokonujący dostawy, co oznacza, że same muszą rozliczyć VAT w procedurze OSS – nawet jeśli nie są właścicielem sprzedawanego towaru.
Jakie transakcje obejmuje procedura OSS?
Nie każda transakcja sprzedaży zagranicznej kwalifikuje się do rozliczenia przez VAT OSS. Przepisy precyzują, które operacje można objąć tą procedurą.
Sprzedaż towarów na odległość na terenie UE
OSS dotyczy przede wszystkim:
- wewnątrzunijnej sprzedaży towarów na odległość (WSTO) – czyli sprzedaży towarów przez internet z jednego kraju UE do konsumentów w innym kraju UE,
- świadczenia usług B2C, takich jak usługi cyfrowe, telekomunikacyjne czy nadawcze.
Z procedury VAT OSS można korzystać od momentu, gdy przedsiębiorca przekroczy określony próg sprzedaży – tak zwane VAT OSS limity. Obecnie wynosi 10 000 euro rocznie (lub równowartość w złotówkach) dla łącznej sprzedaży towarów i usług konsumenckich w innych krajach UE.
Jeżeli VAT OSS limity zostaną przekroczone, podatnik jest zobowiązany do rozliczania VAT według stawek kraju odbiorcy i może (lub musi) skorzystać z OSS.
Co ważne, przedsiębiorca może zrezygnować z korzystania z limitu i dobrowolnie zgłosić się do OSS już wcześniej. W takiej sytuacji cała sprzedaż wewnątrzunijna będzie rozliczana w ramach tej procedury, bez względu na jej wartość.
Jak działa rozliczenie w ramach VAT OSS?
Procedura OSS centralizuje obowiązki rozliczeniowe w jednym państwie członkowskim – tak zwanym państwie identyfikacji. W przypadku firm z Polski, będzie to Polska.
Rejestracja w systemie OSS
Rejestracja odbywa się za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. Wniosek VIU-R składa się online, najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym firma dokonała pierwszej transakcji kwalifikującej się do OSS.
Składanie deklaracji VAT OSS
Podatnicy OSS nie składają klasycznych deklaracji VAT. Zamiast tego:
- składają kwartalne deklaracje OSS (formularz VIU-D),
- raportują łączną sprzedaż z podziałem na państwa konsumpcji,
- deklaracje składane są wyłącznie w euro, w formie elektronicznej.
Płatność VAT do jednego urzędu skarbowego
Całość należnego VAT wpłaca się do jednego urzędu skarbowego w Polsce. Ten następnie przekazuje odpowiednie kwoty do państw członkowskich, w których doszło do konsumpcji towaru lub usługi.
Korzyści i obowiązki wynikające z OSS
VAT OSS przynosi wiele korzyści, zwłaszcza dla firm sprzedających transgranicznie. Warto jednak pamiętać, że skorzystanie z uproszczenia nie zwalnia z odpowiedzialności.
Zalety korzystania z procedury OSS
Najważniejszą zaletą procedury OSS jest brak konieczności rejestrowania się do VAT w każdym kraju członkowskim, do którego kierowana jest sprzedaż. Zamiast tworzyć osobne konta VAT, składać wielojęzyczne deklaracje i kontaktować się z lokalnymi organami podatkowymi – przedsiębiorca rozlicza cały podatek centralnie, w swoim kraju rejestracji.
Co jeszcze zyskuje podatnik, korzystając z OSS?
- Jedna deklaracja kwartalna zamiast wielu rejestracji i deklaracji w różnych krajach oznacza realną oszczędność czasu i pieniędzy.
- Centralizacja rozliczeń pozwala lepiej planować działania operacyjne i automatyzować obsługę podatkową.
- Zasady składania deklaracji i płatności VAT w ramach OSS są ujednolicone i przejrzyste.
- Przedsiębiorca może łatwiej skalować sprzedaż na kolejne rynki UE bez obaw o komplikacje związane z lokalnymi przepisami podatkowymi.
- Prawidłowo zastosowane stawki VAT kraju konsumenta zwiększają zaufanie do sklepu i ograniczają ryzyko reklamacji lub problemów podczas rozliczania z urzędem skarbowym.
Obowiązek prowadzenia ewidencji
Podmioty korzystające z procedury OSS mają obowiązek prowadzenia szczegółowej ewidencji sprzedaży. Dokumentacja musi być przechowywana przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym dokonano transakcji. W przypadku kontroli, organy podatkowe dowolnego państwa członkowskiego mogą żądać wglądu w te dane.
Warto podkreślić, że procedura VAT OSS nie daje prawa do odliczenia VAT z faktury OSS – ponieważ wykazuje wyłącznie podatek należny, a nie naliczony. Jeśli przedsiębiorca ponosi koszty z tytułu zakupu towarów czy usług w innych krajach UE i chce odliczyć podatek VAT, powinien to zrobić w klasycznej deklaracji VAT składanej w kraju rejestracji, poza systemem OSS.
Co grozi za błędy w OSS?
Nieprawidłowości w deklaracjach OSS mogą skutkować:
- koniecznością rejestracji VAT w innych krajach UE,
- karami finansowymi oraz odpowiedzialnością karno-skarbową,
- w skrajnych przypadkach – wykluczeniem z procedury OSS.
Z tego względu wielu przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z pomocy biur rachunkowych lub doradców podatkowych, którzy specjalizują się w transakcjach międzynarodowych.
Jeżeli masz dodatkowe pytania dotyczące procedury VAT OSS, możesz skorzystać z bezpłatnej pomocy ekspertów Podatnik.info. Ponadto w okresie rozliczenia deklaracji podatkowych zapewniamy trzy rozwiązania, które umożliwiają dopełnienie formalności nawet w 5 minut. Sprawdź, co jeszcze możesz zyskać z Podatnik.info!
