Przygotuj się na zmiany w wystawianiu faktur

2023-08-30

Szykują się spore zmiany w wystawianiu faktur. Już od 1 września 2023 r. zmienią się zasady wystawiania faktur korygujących i zaliczkowych. Zmiany są częścią większej rewolucji fakturowej, która wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Wówczas zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Już za niecały rok nastąpi zmiana faktur papierowych na wersje elektroniczne. Jednak zanim do tego dojdzie przedsiębiorcy muszą zaznajomić się z nowymi zasadami wystawiania faktur korygujących i zaliczkowych. Nowości mogą szczególnie interesować przedstawicieli branży np. budowlanej i rozliczeń deweloperów z klientami, gdzie faktury korygujące i zaliczkowe są bardzo często wykorzystywane.

Najbliższe zmiany w wystawianiu faktur nastąpią 1 września 2023 roku. Tego dnia w życie wejdą przepisy, które zostały wprowadzone przez poprzez ustawę z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz innych ustaw, często nazywaną ustawą o KSeF.

Ważne zmiany w wystawianiu faktur zaliczkowych

Na mocy ustawy podatnik nie będzie już zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej, jeśli całość lub część zapłaty otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności (wykonał usługę lub dostarczył towar), na poczet których otrzymał zapłatę.

Co to jest faktura zaliczkowa? Jest to dokument księgowy wystawiany w przypadku, kiedy nastąpiła część zapłaty za sprzedaż towaru, czy usługi jeszcze zanim nastąpiło całkowite sfinalizowanie. Dzięki fakturze zaliczkowej, częściowa płatność jest udokumentowana, a sprzedający otrzymuje środki na zakup np. towaru niezbędnego do realizacji usługi. Zwykle faktury zaliczkowe są wykorzystywane w większych przedsięwzięciach, w celu pozyskania części środków na jego wykonanie.

Do tej pory przepisy nie zwalniały z obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych, a podatnik był zobowiązany do udokumentowania zaliczki poprzez fakturę zaliczkową.

Do 1 września, czyli do czasu wprowadzenia zmian, faktury wciąż jeszcze należy wystawić, gdy wpłata zaliczki i sprzedaż miały miejsce w tym samym okresie rozliczeniowym. Zgodnie z 106i ust. 2 ustawy o VAT, wystawia się je nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła wpłata zaliczki, czyli całość lub część zapłaty od nabywcy.

Jeśli jednak kwota faktury zaliczkowej obejmuje całą kwotę zapłaty za towar/usługę, nie ma on obowiązku wystawienia faktury ostatecznej.

Jeśli podatnik nie wystawi faktury zaliczkowej, tylko jedną fakturę końcową, to musi pamiętać o tym, aby taka faktura zawierała całość kwoty, czyli otrzymanej zaliczki lub zaliczek, a także datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Przykładowo firma A zamówiła w firmie B określony towar. Usługa miałaby zostać wykonana 20 września 2023 roku. Firma A wpłaciła na poczet tego towaru zaliczkę w kwocie 40% dnia 6 września 2023 roku. Firma B w takim przypadku nie ma już obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej, wystarczy wystawienie jednej faktury końcowej.

Jeśli faktury zaliczkowe zostaną wystawione przez podatnika wcześniej, bo zapłata nastąpi w innym okresie rozliczeniom, to na fakturze końcowej powinny się znaleźć numery identyfikujące poprzednie faktury w KSeF. Uregulowane zostanie to, jakie numery powinna zawierać faktura końcowa, gdy faktury zaliczkowe są wystawiane za pomocą KSeF. Faktura taka będzie musiała zawierać numery identyfikujące w Krajowym Systemie e-Faktur faktury zaliczkowe.

Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową?

Takie uproszczenie będzie zastosowane tylko do zasad ogólnych, nie będzie miało zastosowania w przypadku faktur wystawianych w szczególnych terminach wymienionych w art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT. Zatem w przypadku szczególnych terminów (np. wystawianie faktur zaliczkowych jeszcze przed otrzymaniem zapłaty) nadal trzeba będzie wystawić fakturę zaliczkową. 

Ustawodawca przewidział wyjątki w zakresie zastosowania faktury zaliczkowej w określonych przypadkach.

Nie można zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej, w przypadku faktur wystawianych na poczet:

• usługi budowlanej świadczonej na rzecz podatnika,

• dostawy książek drukowanych na rzecz podatnika,

• usługi drukowania na rzecz podatnika,

• dostaw oraz dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

• świadczenia usług telekomunikacyjnych, wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT,

• najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,

• ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

• stałej obsługi prawnej i biurowej,

• dostawy opakowań zwrotnych.

Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej dotyczy również faktur wystawionych na żądanie nabywcy.

Warto również wspomnieć o jeszcze jednej ważniej zmianie w kwestii faktur zaliczkowych.

Konsekwencja zmian w fakturach zaliczkowych

Warto zaznaczyć, że nowelizacja przepisów daje możliwość rezygnacji z faktur zaliczkowych, jednak przedsiębiorcy nadal będą mogli je wystawiać.

Rozwiązanie może budzić wątpliwości w kwestii „odliczalności” VAT od kwoty zaliczki faktur zaliczkowych, co może być problematyczne. Jeśli nabywca nie otrzyma od sprzedawcy faktury zaliczkowej, będzie musiał czekać z odliczeniem VAT na fakturę końcową. Może to rodzić problem jeśli przesunięcie będzie stanowiło już kolejny okres rozliczeniowy.

Przede wszystkim jednak zmiana wprowadzana od 1 września 2023 roku pozwoli pominąć zbędny formalizm, bo nie będzie potrzeby wystawiania dwóch, odrębnych faktur dotyczących tej samej transakcji.

Zmiany w wystawianiu faktur korygujących

W przypadku zmian w wystawianiu faktur korygujących wprowadzone przepisy będą miały zastosowanie od 1 września 2023 roku do faktur, które są już częściowo wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur, który nadal jest jeszcze dobrowolny.

Faktura korygująca jest wystawiana w przypadku, kiedy zmieniła się końcowa wartość faktury np. poprzez zmniejszenie lub zwiększenie podstawy opodatkowania czy też zwrot towarów lub udzielenie rabatu.

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT e-faktura korygująca będzie musiała zawierać numer korygowanej faktury. Wymóg ten nie dotyczy przypadków, gdy faktura korygowana nie posiada tego numeru.

Numerowanie będzie dotyczyło wszystkich korekt wystawianych przez podmiot, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej w Polsce, w przypadku gdy pierwotną fakturę wystawiono w KSeF.

Co to jest Krajowy System e-Faktur?

Zmiany w zakresie faktur zaliczkowych i korygujących są częścią ustawy o e-fakturze, która weszła w życie 1 stycznia 2022. Od tego czasu przedsiębiorcy mogą już dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSef). Jednak system ten będzie obowiązywać od 1 lipca 2024 roku. Małe i średnie przedsiębiorstwa, które są zwolnione z VAT będą zobowiązane do korzystania z KSeF od 1 stycznia 2025 r.

Co to jest Krajowy System e-Faktur? Jest to system wprowadzający powszechne e-fakturowanie w Polsce. Za jego pośrednictwem przedsiębiorcy będą wystawiać faktury VAT, które następnie w czasie rzeczywistym będą udostępnianie kontrahentom. Jednocześnie zostanie wprowadzonych szereg zmian w zakresie m.in wystawiania oraz odbierania faktur elektronicznych. Dzięki specjalnej platformie przedsiębiorcy mogą korzystać z usługi przechowywania i archiwizowania faktur. Takie rozwiązanie ma ułatwić rozliczanie obrotu pomiędzy przedsiębiorcami oraz ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa ich wzajemnych rozliczeń.

KSeF to element konsekwentnie realizowanej polityki uszczelniania systemu podatkowego oraz kolejny etap cyfryzacji usług administracyjnych. Stosowanie e-faktur ma uszczelnić system podatkowy i  zminimalizować nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT.  Jak podaje, Ministerstwo Finansów, dzięki KSeF oszuści podatkowi będą szybciej identyfikowani. Dodatkowo, e-faktury mają ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej, przez łatwiejszy dostęp do wszystkich dokumentów.  Wraz z KSeF wprowadzonych zostanie szereg innych zmian jak np. od 1 stycznia 2025 roku rezygnacja z możliwości wystawiania faktur przy użyciu kas fiskalnych oraz faktur uproszczonych na dotychczasowych zasadach. Faktury z kas fiskalnych (np. ze stacji benzynowych) lub tzw. faktury uproszczone (paragony z NIP do kwoty 450 zł) będą mogły być stosowane do 31.12.2024 r.

Z KSeF można już teraz korzystać dobrowolnie. Przedsiębiorcom zaleca się, aby stopniowo przyzwyczajali się do nowego systemu zwłaszcza, że już za niecały rok będzie on obowiązkowy. Zaleca się również sprawdzić, czy obecnie używany program do fakturowania w firmie będzie mógł zostać połączony z KSeF. Warto przygotowywać się powoli na zmiany, aby nie były dla nikogo zaskoczeniem.