Opłaty za autostrady i parkingi - kiedy można rozliczyć jako koszt?

2025-05-30

Opłaty za przejazdy autostradami oraz korzystanie z parkingów to częste wydatki ponoszone w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej. Nie zawsze jednak ich ujęcie w kosztach uzyskania przychodu jest oczywiste. Kluczowe znaczenie ma cel poniesionego wydatku oraz sposób jego udokumentowania. W artykule wyjaśniamy, kiedy i na jakich warunkach opłaty drogowe i parkingowe mogą zostać zaliczone do kosztów firmowych zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Rozliczanie wydatków na przejazdy autostradami oraz opłaty parkingowe w firmie budzi często wiele wątpliwości. Z pozoru oczywisty wydatek służbowy może okazać się niekosztowy, jeśli nie zostaną spełnione określone warunki formalne i merytoryczne. W praktyce kluczowe znaczenie ma cel podróży, rodzaj używanego środka transportu, a także dokumentacja potwierdzająca poniesione opłaty. Rozliczenie opłat zależy również od celu odbycia podróży służbowej oraz od opinii organów podatkowych dotyczących kwalifikacji wydatków. Poniżej omawiamy, kiedy opłaty drogowe i parkingowe mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu oraz jakie formalności należy dopełnić.

Podstawy prawne rozliczania kosztów

• Podstawa ogólna (PIT/CIT): Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia źródła przychodu.

• Dokumentacja: Każdy wydatek musi być potwierdzony dowodem księgowym spełniającym wymogi ustawy o VAT i przepisów o rachunkowości. W przypadku opłat autostradowych i parkingowych najczęściej są to faktury VAT wystawione na firmę lub imienne bilety/paragony z NIP.

Rozliczanie opłat za autostrady i parkingi musi być zgodne z przepisami dotyczącymi należności wynikających z ustaw podatkowych.

Opłaty za przejazd autostradami

1. Przejazdy służbowe

• Koszt przejazdu autostradą, w tym opłaty za przejazd autostradą oraz przejazd drogami płatnymi, można ująć w kosztach podatkowych, jeżeli przejazd odbył się w związku z realizacją celów służbowych (np. wizyta u klienta, dostawa towaru, udział w konferencji). Opłaty te stanowią koszt uzyskania przychodu, jeśli spełniają warunki dokumentacyjne. Rozliczenie odbywa się zgodnie z zasadami ogólnymi określonymi w ustawach podatkowych.

• Dowodem jest faktura VAT lub e-faktura wystawiona przez operatora (np. viaTOLL, Autopay), zawierająca datę, numer rejestracyjny pojazdu i kwotę opłaty. Przychodów opłat za autostrady i parkingi nie należy mylić z opłatami sankcyjnymi.

2. Samochód służbowy vs. prywatny samochód w delegacji

• Samochód służbowy – fakturę za autostradę wystawiamy na firmę - wówczas można zaliczyć 100% wartości do kosztów (o ile samochód nie jest środkiem trwałym poniżej 3,5 tony obłożonym ograniczeniem VAT). Pojazd może być również przedmiotem leasingu operacyjnego.

• Prywatny samochód w delegacji – przedsiębiorca lub pracownik otrzymuje zwrot kosztów służbowego przejazdu w delegacji zgodnie z ryczałtem za kilometr (tzw. kilometrówka). W przypadku rozliczania kosztów podróży służbowych prywatnym samochodem, stosuje się zastosowaniu stawek określonych przepisami. Rozliczenie następuje na podstawie liczby kilometrów przebiegu pojazdu. Zwrot kosztów obejmuje również zakupu paliwa. Wówczas nie rozliczamy faktury autostradowej bezpośrednio, lecz wypłacamy ryczałt kilometrowy obejmujący wszystkie koszty eksploatacji, w tym opłaty drogowe. Zwrot kosztów następuje do wysokości faktycznie poniesionej kwoty przez pracownika. W przypadku takiego auta, opłaty za autostrady i parkingi podlegają limitom podatkowym. Wypłata ryczałtu oznacza, że wówczas wydatki poniesione przez pracownika są rozliczane w ramach limitu. Jeżeli kwota zwrotu przekracza kwotę ustaloną w przepisach, nadwyżka nie może być zaliczona do kosztów podatkowych. Dokumentacja powinna być prowadzona zgodnie z przepisami, a rozliczanie tych wydatków skutkuje koniecznością rozliczania ich w kosztach firmy.

3. Kary i opłaty dodatkowe

• Mandaty, opłaty administracyjne czy kary za nieuiszczenie opłaty w terminie nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Tego typu opłaty nie mogą być uwzględniane w rachunku podatkowym.

Opłaty parkingowe w kosztach podatkowych

Parkowanie w związku z działalnością gospodarczą (np. postój przy biurze klienta, w trakcie załadunku/rozładunku) stanowi koszt firmowy pod warunkiem udokumentowania opłaty. Parking stanowi wydatek związany z eksploatacją pojazdu. W praktyce niezbędny jest imienny bilet parkingowy z NIP lub faktura VAT. Dodatkowa opłata parkingowa pobierana w wyniku naruszenia przepisów prawa ma charakter opłaty sankcyjnej. Paragon fiskalny bez danych nabywcy daje prawo do zaliczenia wyłącznie wartości netto + podatek VAT w części, do której podatnik ma prawo (szczególnie w przypadku aut osobowych – 50% VAT). Opłaty te nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych z powodu ich charakteru opłaty sankcyjnej.

Gdy pojazd służy zarówno celom prywatnym, jak i firmowym, konieczne jest udokumentowanie zasad podziału użytkowania lub stosowanie kilometrówki. Przykład: pracownik parkuje samochód prywatny w drodze na spotkanie z klientem – otrzymuje ryczałt za delegację, obejmujący również opłatę parkingową. Opłaty parkingowe powstałe w wyniku naruszenia przepisów prawa, np. niedokonanie przewidzianej opłaty, są wyłączone z kosztów podatkowych.

Opłaty sankcyjne odrębnymi przepisami podlegają wpłacie do budżetu państwa lub samorządu. Ustawodawca wyraźnie wyłączył z kosztów podatkowych opłaty sankcyjne, które na mocy odrębnych przepisów trafiają do budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego (art. 23 ust. 1 pkt 50 ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 54 ustawy o pdop). Wysokość wydatków obciążających firmę nie może przekraczać limitów ustawowych.

Prywatny samochód pracownika – szczególne zasady rozliczania

Sytuacja komplikuje się, gdy do celów służbowych wykorzystywany jest prywatny samochód pracownika. W takim przypadku rozliczanie opłat za autostrady i parkingi wymaga zastosowania szczególnych zasad. Zgodnie z przepisami, opłaty te nie są traktowane jako wydatki bezpośrednio związane z używaniem samochodu, lecz jako inne niezbędne wydatki ponoszone w związku z podróżą służbową. Organy podatkowe uznają, że opłaty za autostrady i parkingi, jeśli są odpowiednio udokumentowane, mogą być zwracane pracownikowi bez ograniczeń co do wysokości i rodzaju – pod warunkiem, że zostały poniesione w celu realizacji zadań służbowych.

Zwrot takich wydatków stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, jednak na mocy przepisów o podatku dochodowym jest on zwolniony z opodatkowania w pełnej wysokości. Dla pracodawcy natomiast, rozliczenie tych kosztów w firmowych kosztach podatkowych odbywa się w ramach limitu tzw. kilometrówki. Oznacza to, że wydatki związane z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych – w tym opłaty za przejazdy autostradą i parkowanie – mogą być ujęte w kosztach podatkowych tylko do wysokości wynikającej z limitu kilometrówki. W praktyce, aby prawidłowo rozliczyć tego typu wydatki, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz gromadzenie wszystkich udokumentowanych wydatków związanych z podróżą służbową. Dzięki temu zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą mieć pewność, że rozliczenie opłat za autostrady i parkingi odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami i stanowiskiem organów podatkowych.

Pracodawca a limit kosztowy

Zupełnie inaczej fiskus ocenia możliwość ujęcia tych wydatków po stronie pracodawcy. Według organów podatkowych opłaty za autostrady i parkingi powinny być rozliczane w kosztach firmy w ramach ryczałtu kilometrówki, jako element wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu pracownika. Oznacza to, że pracodawca nie może zaliczyć do kosztów podatkowych faktycznie poniesionych opłat, lecz jedynie odpowiadającą im część wynikającą z limitu kilometrówki. Do kosztów zalicza się wszelkie wydatki niezbędne do eksploatacji samochodu osobowego, w tym materiały eksploatacyjne, części zamiennych, napraw, przeglądów technicznych, ubezpieczeń komunikacyjnych oraz opłat rejestracyjnych. Rozliczenie tych kosztów dotyczy składników majątku podatnika wykorzystywanych w działalności gospodarczej.

Organy podatkowe wskazują, że ustawodawca nie zdefiniował w art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o pdof (oraz w art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o pdop) pojęcia „wydatków z tytułu używania” samochodu. W związku z tym przyjmują słownikowe rozumienie tych terminów: „wydatek” jako sumę przeznaczoną na dany cel lub już wydaną oraz „używać” jako korzystać z czegoś. Z tej interpretacji wynika, że do wydatków związanych z używaniem pojazdu przez pracownika w podróży służbowej zaliczają się wszystkie koszty niezbędne do jego użytkowania – zarówno opłaty za przejazdy autostradami, jak i paliwo, materiały eksploatacyjne, ubezpieczenia (OC, AC, GAP), drobne naprawy, części zamienne czy przeglądy techniczne – i to w ramach limitu kilometrówki. Rozliczając te wydatki, należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu i uwzględniać wyłącznie te koszty, które są przewidziane przepisami.

Opłaty ponoszone przez przedsiębiorcę

Przedsiębiorca również korzysta z samochodu osobowego podczas podróży służbowych, przy czym pojazd ten może być wpisany do majątku firmy jako środek trwały, stanowić przedmiot leasingu operacyjnego lub być samochodem prywatnym – własnym bądź należącym do osób trzecich. Gdy pojazd jest środkiem trwałym firmy lub objęty leasingiem, wydatki związane z jego eksploatacją – w tym opłaty za autostrady i parkingi – mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu na zasadach określonych w art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT. Opłaty wnoszone przez przedsiębiorcę za autostrady i parkingi podlegają rozliczeniu w podatkowych kosztach uzyskania. Jednak w takim przypadku zwrot tych opłat w kosztach firmy jest ograniczony, i to do 75% poniesionych wydatków. Należy pamiętać, że nie wszystkie opłaty mogą być uwzględnione w rachunku podatkowym.

Gdy przedsiębiorca odbywa podróż służbową prywatnym samochodem osobowym, również powinien uwzględniać jedynie część kosztów jego użytkowania. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które do celów firmowych używają samochodu niezaliczonego do majątku przedsiębiorstwa, mogą odliczyć w kosztach tylko 20% łącznych wydatków eksploatacyjnych. W kosztach uzyskania przychodów uwzględnia się wyłącznie udokumentowane wydatki, w tym zakupu paliwa. Do tej kategorii należą wydatki na paliwo, myjnię, naprawy i części zamienne, płyny eksploatacyjne, ubezpieczenie, opłaty rejestracyjne czy diagnostykę, a także koszty parkingowe i za przejazdy płatnymi odcinkami dróg. Tym samym przy określaniu wartości kosztów podatkowych uwzględnia się wszystkie udokumentowane wydatki związane z używaniem takiego pojazdu, ale jedynie w wysokości wynikającej z 20-procentowego limitu. Przy rozliczaniu przychodów wydatków ponoszonych na podróże służbowe należy stosować się do przepisów podatkowych.

Szczegóły dotyczące VAT

• Samochody osobowe poniżej 3,5 tony: przedsiębiorca może odliczyć tylko 50% VAT z faktury za autostradę lub parking, chyba że wykaże, iż samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej (wtedy 100% VAT).

• Pojazdy ciężarowe (> 3,5 tony), autobusy, taxi: prawo do pełnego odliczenia 100% VAT.

• Faktury zbiorcze i e-Toll: fakturę zbiorczą z systemu viaTOLL należy pobrać i przypisać do konkretnego pojazdu, aby prawidłowo udokumentować koszty.

Praktyczne wskazówki

• Zawsze zbieraj dokumenty – a jeśli to możliwe, wymagaj faktur VAT. Wystawianie imiennych bilecików parkingowych z NIP warto uzgadniać z operatorem parkingu.

• Rejestr przebiegu pojazdu – pomocny zwłaszcza przy mieszanym użytkowaniu samochodu służbowego i prywatnego.

• Polityka podróży służbowej – wprowadź wewnętrzne zasady korzystania z autostrad i parkingów, aby uniknąć błędów przy rozliczeniach.

Podsumowanie

Opłaty za autostrady i parkingi bez wątpienia mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu pod warunkiem, że zostały poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i udokumentowane zgodnie z wymogami prawa. Przede wszystkim kluczowe jest, by każda podróż miała wyraźnie służbowy charakter – czy to delegacja, podczas której odwiedzamy klienta, czy też przewóz towarów. Równie istotne jest posiadanie prawidłowej dokumentacji: faktur VAT wystawionych na przedsiębiorcę albo biletów parkingowych z oznaczeniem NIP-u. W sytuacji, gdy do wyjazdu służbowego wykorzystany został prywatny samochód, konieczne jest stosowanie kilometrówki, która ryczałtowo obejmuje wszystkie związane z podróżą koszty eksploatacyjne, w tym opłaty za parkingi i autostrady. Wreszcie, przy analizie wydatków trzeba uwzględnić specyfikę odliczenia podatku VAT, które w przypadku pojazdów osobowych może być ograniczone do 50%, a czasem może sięgnąć 100%, zależnie od tego, czy samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej lub czy spełnia inne ustawowe kryteria. Przestrzegając tych zasad – staranne dokumentowanie, jasne określenie celu podróży, prawidłowe stosowanie kilometrówki oraz właściwe rozliczenie VAT – przedsiębiorca minimalizuje ryzyko zakwestionowania wydatków przez urząd skarbowy i zabezpiecza pełne prawo do odliczeń.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm.)

Ocena artykułu:

(4.9/5), głosów: 889