Jak rozliczyć dwa samochody w jednoosobowej działalności?
Corocznie nowelizowane są przepisy dotyczące zasad wykorzystywania samochodów osobowych przez przedsiębiorców. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność mogą zaliczać w koszty, wydatki na więcej niż jeden pojazd, o ile znajduje to uzasadnienie w charakterze prowadzonej firmy.
Wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, bez zatrudniania dodatkowych pracowników, wykorzystuje więcej niż jeden samochód. Mogą wówczas pojawić się wątpliwości, czy możemy ująć w kosztach wydatki poniesione na obydwa pojazdy.
Dwa samochody w jednoosobowej działalności - czy to możliwe?
Żadna z regulacji nie zawiera ograniczeń w odniesieniu do liczby samochodów, z których właściciel może korzystać w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Nie ma przeszkód prawnych, aby podatnik w prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystywał kilka samochodów osobowych, o ile jest to uzasadnione rodzajem prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Podatnik może zatem zaliczyć w koszty wydatki na dwa samochody, o ile będą one racjonalnie i gospodarczo uzasadnione, a także będą związane z prowadzoną działalnością i jej przychodami.
Co wynika z przepisów
Przepisy ustawy o PIT nie wykluczają możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na najem, leasing czy eksploatację pojazdów w przypadku kilku samochodów wykorzystywanych w działalności. Nie ma obostrzeń co do liczby lub rodzaju posiadanych w przedsiębiorstwie pojazdów, z wyjątkiem ograniczeń wynikających z ogólnych warunków, jakie musi spełniać dany wydatek, by mógł zostać uznany za koszt działalności gospodarczej. Ograniczenia dotyczą wartości pojazdu i tego, czy jest on wykorzystywany wyłącznie dla potrzeb prowadzenia działalności, czy dla celów mieszanych lub prywatnych.
Definicja kosztów uzyskania przychodów
W oparciu o art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, do kosztów uzyskania przychodów z poszczególnego źródła możemy zaliczyć wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej samej ustawy.
Innymi słowy, poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu bądź na funkcjonowanie źródła przychodu. Wówczas określony wydatek można uznać za koszt uzyskania przychodu.
Dwa samochody w jednoosobowej działalności a podatek
Jak wspomnieliśmy, przepisy nie ograniczają możliwości wykorzystywania na potrzeby działalności gospodarczej różnych środków transportu, ani ilości posiadanych środków transportu. Warunkiem koniecznym dla uznania wydatków poniesionych na nabycie samochodu osobowego, za koszt uzyskania przychodu jest jego wykorzystywanie na potrzeby i w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. To podatnik podejmuje decyzje jakie rzeczy ruchome bądź nieruchomości potrzebne są mu do wykonywania czynności związanych z prowadzoną działalnością i które z nich rozlicza jako środki trwałe.
Przedsiębiorcy mogą zatem wliczyć w koszty wszystkie wydatki, pod warunkiem, że będą w stanie wykazać ich zasadność i związek z prowadzoną jednoosobową działalnością gospodarczą. Ich poniesienie musi wpływać na wysokość osiąganego przychodu. Posiadając więcej niż jeden samochód w firmie rozliczamy je tak samo. W kosztach uwzględniamy wydatki związane z ich utrzymaniem czy eksploatacją w równym stopniu.
Co fiskus mówi o kosztach kilku samochodów w jednoosobowej działalności?
Organy podatkowe potwierdzają, że w jednoosobowej działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie, podatnik jest uprawniony do zaliczania w koszty wydatków na dwa samochody. Fiskus wskazuje jednak, że jest to możliwe wyłącznie wtedy, gdy charakter prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej (np. jej rozmiar, sposób wykonywania usług) uzasadnia wykorzystywanie w niej dwóch środków transportu.
Dwa auta a odliczenie VAT
Podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony jedynie w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane w celu prowadzenia działalności gospodarczej.
Zgodnie z art. 86a ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 ustawy o VAT, w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2 u.p.t.u., stanowi 50 proc. kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika. W sytuacji, w której przedsiębiorca wykorzystuje pojazd wyłącznie do celów firmowych, odliczeniu podlega 100% podatku naliczonego.
Aby skorzystać z pełnego prawa do odliczenia podatku VAT związanego najmem i eksploatacją samochodu osobowego wyłącznie do działalności gospodarczej należy zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26 (w terminie 7 dni od poniesienia pierwszego wydatku związanego z jego użytkowaniem), ustalić zasady używania pojazdu dla celów działalności gospodarczej, a także założyć i prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu od pierwszego dnia korzystania z pojazdu.
W jakich przypadkach kosztem będą wydatki na więcej niż jeden samochód?
Rozliczenie kosztów dwóch samochodów jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy charakter prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej (np. jej rozmiar, sposób wykonywania usług) uzasadnia wykorzystywanie w tej działalności dwóch środków transportu (samochodów).
Nie ma wymogów, aby samochody się od siebie różniły, np. pod względem przeznaczenia czy konstrukcji. Wiarygodnym uzasadnieniem może być sytuacja, gdy drugi pojazd będzie tańszy w eksploatacji (auto hybrydowe bądź elektryczne jako uzupełnienie dla benzynowego lub diesla). Organy pozytywnie odnoszą się także do sytuacji, gdy drugi pojazd pełni zabezpieczenie możliwości przemieszczania się na wypadek awarii bądź konieczności serwisowania pierwszego auta wykorzystywanego w działalności jako podstawowy (w celu zabezpieczenia źródła przychodów). W interpretacji indywidualnej takie przypadki rozpatrywane są pozytywnie. Wydatki związane z tymi pojazdami w ustawowych granicach mogą stanowić koszty uzyskania przychodów takiej działalności. Inne przypadki, które także nie budzą wątpliwości to np. gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników, którzy korzystają z samochodów służbowych czy dojazdy do klientów poza miejscowością, w której podatnik ma siedzibę. Podatnik może więc, dla zapewnienia sobie możliwości dojazdu do klienta niezależnie od okoliczności, nabyć bądź wziąć w najem lub leasing drugi samochód, niejako rezerwowy.
Jeden pojazd do działalności, drugi w połowie do celów prywatnych
Przy rozliczaniu kosztów istotne jest to, jak podatnik wykorzystuje każdy z pojazdów. W zależności od tego, czy auto jest wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzonej działalności, czy także na potrzeby prywatne, trzeba spełnić inne warunki.
Jeśli jeden z samochodów wykorzystywany jest wyłącznie do działalności gospodarczej, podatnik ma prawo odliczyć 100 proc. VAT i zaliczyć do kosztów pełne wydatki eksploatacyjne. Konieczne jest wówczas prowadzenie wewnętrznego regulaminu, odzwierciedlającego jego faktyczne wykorzystywanie. Oprócz tego należy złożyć formularz VAT-26 (do 7 dni od dnia, w którym poniesione zostały pierwsze wydatki związane z utrzymaniem pojazdu) oraz prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Później konieczne jest złożenie deklaracji, która jasno określi zasady użytkowania pojazdu. W przypadku drugiego pojazdu, który wykorzystywany jest do celów mieszanych (do działalności i do celów prywatnych) na gruncie podatku VAT mamy prawo do częściowego odliczenia podatku VAT - 50% od zakupów związanych z danym pojazdem.
O ile w przypadku wykorzystywania dwóch samochodów w działalności, obu w sposób mieszany, przepisy nie wymagają tworzenia takich regulaminów, to podatnik musi wykazać, że oba pojazdy faktycznie są w działalności wykorzystywane.
Koszty uzyskania przychodu a leasing
Podatnik jako leasingobiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów część odsetkową opłaty leasingu finansowego, odpisy amortyzacyjne, wydatki związane z bieżącą eksploatacją pojazdu oraz składki na ubezpieczenia komunikacyjne – jeżeli z umowy leasingu wynika obowiązek ich płacenia przez podatnika z uwzględnieniem ograniczeń ich wysokości, wynikających z art. 23 ust. 4, ust. 46a oraz ust. 47 ustawy o PIT.
