Zwrot nadpłaconego podatku VAT z krajów UE - jak wypełnić wniosek VAT REF?

2025-06-11

Wielu przedsiębiorców traci setki, a nawet tysiące euro na nieodebranych nadwyżkach VAT z innych krajów UE, bo procedura VAT-REF wydaje się skomplikowana. Tymczasem wniosek o zwrot nadpłaconego podatku można wypełnić krok po kroku, unikając najczęstszych błędów. W poniższym poradniku wyjaśnimy, jak prawidłowo przygotować dokumenty, które załączniki będą niezbędne oraz jakich terminów trzeba przestrzegać, aby skutecznie odzyskać pieniądze z zagranicy.

Procedura VAT-REF pozwala polskim przedsiębiorcom odzyskać nadpłacony podatek VAT z innych krajów Unii Europejskiej. Wniosek składany jest elektronicznie przez system e-Deklaracje, a kluczowe jest dokładne wypełnienie formularza i załączenie odpowiednich dokumentów. W tym przewodniku opisujemy krok po kroku, jak przygotować wniosek, o jakich terminach pamiętać i jak uniknąć najczęstszych pułapek.

Kto może ubiegać się o zwrot VAT

Formularz VAT-REF jest narzędziem przeznaczonym wyłącznie dla podatników, którzy spełniają określone warunki formalne. Podstawowym wymogiem jest prowadzenie w Polsce działalności gospodarczej jako czynny podatnik VAT. Oznacza to, że firma na co dzień rozlicza podatek VAT, składa deklaracje i odprowadza podatek do polskiego urzędu skarbowego. Zwrot zagranicznego podatku VAT przysługuje podatnikom prowadzącym działalność gospodarczą w Polsce, którzy nie mają stałego miejsca zamieszkania, siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w państwie członkowskim zwrotu. Jednocześnie wnioskodawca nie może w danym roku kalendarzowym prowadzić działalności opodatkowanej VAT w żadnym innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, ani być w tamtym kraju zarejestrowanym jako podatnik VAT. Gdyby firma miała tam choćby okresową rejestrację lub prowadziła sprzedaż opodatkowaną, nie będzie uprawniona do skorzystania z procedury VAT-REF w odniesieniu do zakupów czy importu dokonanych na terytorium tego państwa.

Procedura VAT-REF obejmuje trzy główne kategorie wydatków: nabycie towarów, zakup usług oraz import towarów. Zalicza się do niej wszystkie zakupy dokonane przez firmę na terytorium innego kraju UE, o ile są one związane z prowadzoną działalnością w Polsce. Towary mogą oznaczać zarówno produkty handlowe, materiały biurowe, jak i środki trwałe – maszyny czy sprzęt komputerowy. Usługi obejmują m.in. koszty doradcze, marketingowe, transportowe lub wynajem nieruchomości biurowych. Import towarów dotyczy sytuacji, gdy firma sprowadzała towary przez granicę celną innego państwa członkowskiego i uregulowała tam VAT importowy. Procedura VAT refund dotyczy zwrotu zapłaconego podatku od wartości dodanej od towarów i usług nabywanych w innych krajach UE, a w formularzu należy precyzyjnie określić rodzaje towarów i usług oraz wskazać cenę nabywanych towarów. We wszystkich tych przypadkach podatnik miał prawo odliczyć VAT w kraju, w którym opłacił podatek, a dzięki VAT-REF może odzyskać go z zagranicznego budżetu.

Przy ocenie, czy dany podatnik może złożyć wniosek, bierze się pod uwagę wyłącznie stan na moment składania deklaracji w Polsce i historię rejestracji w innych krajach w całym roku kalendarzowym. Oznacza to, że nawet jeśli firma zarejestrowała się w Niemczech jedynie na miesiąc lub dwa, już wtedy traci prawo do ubiegania się o zwrot VAT z niemieckiego urzędu w ramach procedury VAT-REF. Warto zatem przed rozpoczęciem zbierania dokumentów dokładnie przeanalizować swoją historię rejestracji VAT w UE. Podatnikom niemającym siedziby ani zwykłego miejsca pobytu w państwie członkowskim zwrotu przysługuje prawo do ubiegania się o zwrot, o ile nie prowadzą tam działalności zwolnionej z VAT.

Terminy składania wniosku

Złożenie wniosku VAT-REF wiąże się z koniecznością przestrzegania terminów określonych przez prawo Unii Europejskiej i wdrożonych przez poszczególne państwa członkowskie. Dla większości krajów obowiązuje standardowy termin roczny: wniosek za poprzedni rok kalendarzowy należy złożyć między 1 lipca, a 30 września roku następującego. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorcy mają pełne trzy miesiące na zebranie wszystkich faktur, potwierdzeń zapłaty i innych dokumentów potrzebnych do zestawienia wydatków.

Część państw wprowadziła jednak półroczną procedurę zwrotu, pozwalającą składać wnioski za okres od 1 lipca do 31 grudnia już w kolejnym okresie półrocznym. Dla nich termin składania trwa od 1 października do 30 czerwca. System ten funkcjonuje m.in. we Francji, Hiszpanii, Irlandii czy Holandii, i ma na celu przyspieszenie odzyskania VAT za półrocze oraz rozłożenie obciążenia pracą administracyjną urzędów. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, terminy rozpatrzenia wniosku liczone są od dnia otrzymania wniosku przez urząd skarbowy państwa członkowskiego zwrotu.

Niezłożenie wniosku w wyznaczonym terminie skutkuje utratą prawa do zwrotu VAT za dany okres. Przedsiębiorcy powinni zatem śledzić różnice terminologiczne i harmonogramy w krajach, z których oczekują zwrotu. Zaleca się spisanie listy państw i odpowiadających im ram czasowych na początku każdego roku, by uniknąć pomyłek. W przypadku wprowadzenia nowej wersji formularza VAT-REF należy upewnić się, że dokumentacja spełnia następujące wymagania techniczne i formalne określone przez państwo członkowskie zwrotu.

Miejsce i sposób składania wniosku

Formularz VAT-REF składa się elektronicznie przez system e-Deklaracje, co wymaga od wnioskodawcy dostępu do Internetu oraz wyposażenia się w kwalifikowany podpis elektroniczny lub profilem zaufanym ePUAP. Wniosek składa się w formularzu VAT REF elektronicznie, a wszystkie dokumenty muszą być dołączone w formie elektronicznej zgodnie z wymaganiami polskiego systemu VAT. Po wpisaniu wszystkich danych i załączeniu plików z dokumentami, wniosek należy wysłać online, a następnie pobrać i zachować Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). UPO stanowi dowód nadania i jest niezbędne w razie późniejszych pytań ze strony urzędu skarbowego.

Po otrzymaniu UPO polski urząd skarbowy automatycznie przekazuje wniosek do systemu VAT-REFUND, który dystrybuuje go dalej do właściwego urzędu w danym kraju UE. Po zatwierdzeniu wniosku trafia on do polskiego systemu VAT refund, gdzie każdy wniosek otrzymuje właściwy numer referencyjny umożliwiający śledzenie statusu. Wszystko odbywa się w formie uporządkowanej, elektronicznej ścieżki komunikacji, co minimalizuje ryzyko zagubienia dokumentów czy opóźnień wynikających z przesyłek pocztowych. Warto jednak pamiętać, że po stronie krajowego urzędu skarbowego również znajduje się etap weryfikacji formalnej – urząd sprawdza poprawność danych w formularzu oraz kompletność załączonych materiałów.

Na etapie weryfikacji formalnej do wniosku należy dołączyć poszczególne pliki, takie jak pojedyncze pliki kopii faktur i inne rodzaje załączników wymagane przez państwo członkowskie zwrotu.

Struktura formularza VAT-REF

Formularz VAT-REF składa się z kilku części, które należy wypełnić w następującej kolejności:

• Dane identyfikacyjne wnioskodawcy - w tej sekcji podaje się polski numer NIP, pełną nazwę firmy, adres siedziby oraz formę prawną (np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka z o.o., spółka akcyjna). Ważne jest, aby te dane były zgodne z rejestrem CEIDG lub KRS, ponieważ każdy błąd może skutkować skierowaniem wniosku do poprawy i wydłużeniem całej procedury. W przypadku składania wniosku w imieniu podatnika należy podać imię podatnika oraz dołączyć odpowiednie pełnomocnictwo.

• Okres zwrotu - należy wybrać jeden z trybów rozliczenia: roczny (za cały poprzedni rok kalendarzowy) lub półroczny (1 lipca–31 grudnia). Następnie trzeba wskazać kraj, z którego VAT ma zostać zwrócony – posługując się dwuliterowym kodem zgodnym ze standardem UE (np. DE dla Niemiec, FR dla Francji). Uściślenie okresu jest kluczowe dla urzędów zagranicznych, które oceniają, czy poniesione wydatki rzeczywiście mieszczą się w wyznaczonym przedziale czasowym. Należy precyzyjnie wskazać, jakiego okresu dotyczy wniosek, aby uniknąć odrzucenia wniosku z przyczyn formalnych.

• Dane rachunku bankowego - tu wpisuje się numer IBAN, kod BIC/SWIFT, walutę rachunku i pełne dane banku (nazwa i adres). Zazwyczaj przedsiębiorcy podają konto w euro, aby uniknąć kosztów przewalutowania, ale dopuszczalne jest również konto w złotych. Błędny numer IBAN lub brak kodu BIC może spowodować, że zwrot zostanie zrealizowany czekiem lub skierowany na inne konto, co generuje dodatkowe koszty i opóźnienia.

• Suma nabyć - w tej części zestawia się wartości netto oraz kwoty VAT zapłacone w danym kraju za towary i usługi. Podczas wypełniania formularza często wystarczy podać łączne sumy dla każdej stawki VAT (na przykład „wartość netto 20 000 EUR, VAT 4 000 EUR”), zamiast wymieniać każdą fakturę z osobna. Jednak dla celów urzędowych należy przygotować szczegółowe zestawienie faktur, które zostanie załączone w oddzielnym pliku.

• Oświadczenia i podpis - ostatnia część formularza zawiera oświadczenie o spełnieniu warunków procedury VAT-REF: braku rejestracji VAT w kraju zwrotu, kompletności danych i zgodności załączników. Po jego zaakceptowaniu konieczne jest podpisanie wniosku kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Podpis ten stanowi gwarancję prawdziwości danych i jest warunkiem przyjęcia wniosku do rozpatrzenia. W przypadku gdy wniosek podpisuje pełnomocnik, konieczne jest zastosowania pełnomocnictwa zgodnie z wymaganiami formalnymi. Warto pamiętać, że nieprawidłowe wypełnienie tej części lub brak odpowiednich dokumentów może skutkować odrzuceniu wniosku.

Jakie dokumenty dołączyć

Aby wniosek został uznany za kompletny, do formularza VAT-REF muszą być dołączone odpowiednie załączniki:

• Kopie faktur VAT – wszystkie dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w kraju zwrotu. Faktury powinny być czytelne, ze wskazaniem stawki i wartości VAT.

• Potwierdzenia zapłaty – wyciągi bankowe lub potwierdzenia przelewów, które jednoznacznie dokumentują uregulowanie każdej faktury.

• Dokumenty celne – w przypadku importu towarów konieczne są kserokopie deklaracji celnych i dokumentów odprawy.

• Zaświadczenie o braku rejestracji VAT – w niektórych krajach UE (np. we Włoszech lub Hiszpanii) urząd może żądać formalnego zaświadczenia potwierdzającego, że wnioskodawca nie był tam zarejestrowany jako podatnik VAT.

• Pełnomocnictwo – jeżeli wniosek składa pełnomocnik, konieczne jest załączenie pełnomocnictwa do reprezentowania firmy w sprawach VAT-REF.

Do wniosku należy dołączyć faktury oraz inne rodzaje załączników w formie elektronicznej, zgodnie z wymaganiami państwa członkowskiego zwrotu. Rodzaje załączników oraz ich formaty i rozmiary określa dane państwo, a złożenie kompletnych dokumentów w formie elektronicznej jest kluczowe dla prawidłowego rozpatrzenia wniosku.

Brak któregokolwiek z tych dokumentów może skutkować wezwaniem do uzupełnienia braków, a niewywiązanie się z wezwania w terminie prowadzi do odrzucenia wniosku.

Waluta i kwoty w procedurze VAT REF

W procedurze VAT REF kluczowe znaczenie ma waluta państwa członkowskiego zwrotu, ponieważ to właśnie w niej wyrażane są wszystkie kwoty dotyczące zwrotu podatku VAT. Oznacza to, że składając wniosek o zwrot podatku VAT, należy podać kwotę podatku, o którego zwrot się ubiegamy, w walucie obowiązującej w państwie członkowskim zwrotu. Przykładowo, jeśli wniosek VAT REF dotyczy wydatków poniesionych w Niemczech, kwoty należy wykazać w euro, natomiast w przypadku Węgier – w forintach.

Warto pamiętać, że przeliczenie wartości poniesionych wydatków oraz podatku VAT zapłaconego za towary i usługi powinno być dokonane zgodnie z przepisami obowiązującymi w państwie członkowskim zwrotu. Każde państwo może mieć własne szczegółowe zasady zwrotu podatku, w tym określone kursy walutowe lub daty, według których należy dokonywać przeliczeń. Dlatego przed złożeniem wniosku VAT REF warto sprawdzić wymagania państwa członkowskiego zwrotu, aby uniknąć błędów formalnych.

Dodatkowo, państwa członkowskie zwrotu określają minimalne kwoty, od których można ubiegać się o zwrot podatku VAT. Zazwyczaj, jeśli wniosek dotyczy okresu krótszego niż rok kalendarzowy, ale nie krótszego niż trzy miesiące, minimalna kwota VAT, o którą można wnioskować, wynosi 400 euro lub równowartość tej sumy w walucie krajowej. W przypadku wniosku za cały rok kalendarzowy próg ten jest niższy i wynosi 50 euro lub równowartość. Przekroczenie tych progów jest warunkiem koniecznym, aby procedura zwrotu podatku została wszczęta przez urząd skarbowy w państwie członkowskim zwrotu.

Instytucje odpowiedzialne za zwrot podatku VAT

Za prawidłowy przebieg procedury VAT REF odpowiadają zarówno polskie, jak i zagraniczne instytucje podatkowe. W Polsce pierwszym etapem jest weryfikacja wniosku przez Naczelnika Urzędu Skarbowego właściwego dla podatnika. To właśnie Naczelnik Urzędu Skarbowego sprawdza, czy wniosek o zwrot podatku VAT został poprawnie wypełniony, czy dołączono wszystkie wymagane dokumenty oraz czy spełnione są warunki formalne określone w przepisach. Po pozytywnej weryfikacji, wniosek VAT REF jest przekazywany do państwa członkowskiego zwrotu za pośrednictwem systemu elektronicznego.

Państwo członkowskie zwrotu, czyli kraj, z którego podatnik ubiega się o zwrot podatku VAT, jest odpowiedzialne za dalsze rozpatrzenie wniosku. To tamtejszy urząd skarbowy lub administracja podatkowa analizuje szczegółowo dokumenty, sprawdza zasadność zwrotu podatku oraz podejmuje decyzję o wypłacie środków. W przypadku pozytywnej decyzji, zwrot podatku VAT realizowany jest bezpośrednio na rachunek bankowy wskazany we wniosku.

Jeśli jednak Naczelnik Urzędu Skarbowego w Polsce stwierdzi, że wniosek VAT REF nie spełnia wymagań formalnych lub brakuje niezbędnych załączników, może wydać postanowienie o nieprzekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu. W takiej sytuacji wnioskodawca otrzymuje informację o przyczynie odrzucenia – zarówno pocztą tradycyjną na adres wskazany we wniosku, jak i na adres e-mail, jeśli został podany. Dzięki temu podatnik ma możliwość poprawienia błędów i ponownego złożenia wniosku, jeśli tylko pozwalają na to terminy określone w procedurze VAT REF.

Najczęstsze błędy

Podczas wypełniania wniosku VAT-REF przedsiębiorcy najczęściej popełniają następujące błędy:

• Błędny NIP lub dane wnioskodawcy – literówki w numerze NIP, nieaktualny adres czy forma prawna mogą przesunąć termin rozpatrzenia wniosku.

• Nieprawidłowy wybór okresu rozliczeniowego – złożenie wniosku za okres nieobsługiwany przez dane państwo (np. próbując złożyć roczny wniosek tam, gdzie obowiązuje tylko półroczny) kończy się odrzuceniem.

• Błędne dane IBAN/BIC – wpisanie niewłaściwego kodu może spowodować zwrot środków w formie czeku lub na cudze konto.

• Brak dokumentów potwierdzających brak rejestracji VAT – w państwach, które wymagają takiego zaświadczenia, jego brak to prosta droga do oddalenia wniosku.

• Niespójność sum w formularzu i zestawieniu – jeżeli łączna kwota VAT we wniosku nie zgadza się z sumarycznymi wartościami faktur, urząd odrzuci wniosek. Wnioski, które zostały wypełnione błędnie, są automatycznie odrzucane przez system e-Deklaracje. System wskazuje dokładne przyczyny odrzucenia, a poprawiony wniosek należy złożyć ponownie po naniesieniu wymaganych poprawek.

• Przekroczenie terminu składania – każda próba złożenia wniosku po upływie wyznaczonego terminu skutkuje utratą prawa do zwrotu za dany okres.

Co się dzieje po złożeniu wniosku

Po wysłaniu wniosku i otrzymaniu UPO proces przebiega w kilku etapach. Najpierw polski urząd skarbowy sprawdza, czy wniosek jest kompletny i formalnie poprawny. Następnie dokumenty trafiają do systemu VAT-REFUND i dalej do urzędu właściwego w kraju zwrotu. Tam przeprowadzana jest weryfikacja formalna – czy załączniki są poprawne i kompletne – a potem merytoryczna, podczas której urząd analizuje szczegóły faktur, potwierdzeń zapłaty oraz dokumentów celnych.

Decyzja o przyznaniu zwrotu VAT zwykle zapada w ciągu maksymalnie czterech miesięcy od momentu otrzymania kompletnego wniosku przez urząd zagraniczny. W wyjątkowych przypadkach, gdy urząd zgłasza wątpliwości i wzywa do uzupełnienia dodatkowych informacji, termin ten może zostać przedłużony do ośmiu miesięcy. Po wydaniu decyzji zwrot realizowany jest przez urząd skarbowy państwa członkowskiego zwrotu w określonym terminie, zazwyczaj nie później niż 10 dni roboczych od wydania decyzji. Środki są przelewane na wskazany rachunek – w euro lub innej walucie – a jeśli podatnik wybrał konto w złotych, bank dokonuje przewalutowania według kursu z dnia księgowania.

Przykład wypełnienia wniosku

Praktyczny przykład może pomóc zobrazować cały proces. Firma XYZ w 2024 roku zakupiła we Francji sprzęt komputerowy za 20 000 EUR netto (VAT 20 %, czyli 4 000 EUR) oraz usługi doradcze w Niemczech za 10 000 EUR netto (VAT 19 %, czyli 1 900 EUR). Firma nie była zarejestrowana jako podatnik VAT we Francji ani w Niemczech i w Polsce rozliczała VAT czynnie.

Po zakończeniu roku firma przystępuje do wypełnienia formularza VAT-REF:

• W sekcji z danymi identyfikacyjnymi wpisuje polski NIP, nazwę i adres firmy oraz formę prawną.

• W części dotyczącej okresu zwrotu wybiera tryb roczny i zaznacza kraje FR i DE.

• W danych rachunku bankowego podaje IBAN konta walutowego w EUR i kod SWIFT banku.

• W polach sum nabyć wpisuje: w części dotyczącej zakupów towarów „wartość netto 20 000 EUR, VAT 4 000 EUR”, a w części usług „wartość netto 10 000 EUR, VAT 1 900 EUR”. Firma ubiega się o zwrot zapłaconego podatku VAT od nabytych towarów i usług zgodnie z procedurą VAT-REF.

• Do wniosku dołącza skan faktur, wyciągi bankowe potwierdzające przelewy, oświadczenia o braku rejestracji VAT we FR i DE oraz ewentualne dokumenty celne (w tym przypadku brak importu).

• W ostatniej części akceptuje oświadczenia i podpisuje wniosek profilem zaufanym.

Po wysłaniu firma otrzymuje UPO, a w ciągu kilku dni wniosek zostaje przekazany do francuskiego i niemieckiego urzędu. Po formalnej i merytorycznej weryfikacji, w terminie około czterech miesięcy, środki w wysokości 5 900 EUR (4 000 EUR + 1 900 EUR) trafiają na konto przedsiębiorcy.

Podsumowanie

Procedura VAT-REF to dla wielu polskich przedsiębiorców realna szansa odzyskania nadpłaconego VAT zza granicy. Warunkiem sukcesu jest jednak spełnienie szeregu formalnych wymagań: bycie czynnym podatnikiem VAT w Polsce, brak rejestracji VAT w kraju zwrotu, terminowe złożenie kompletnego formularza i rzetelne załączenie wszystkich wymaganych dokumentów. Skrupulatność na każdym etapie – od przygotowania zestawienia faktur po wpisanie danych w formularzu – minimalizuje ryzyko odrzucenia wniosku lub wydłużenia procedury. Dzięki temu procedura VAT-REF staje się narzędziem, które realnie przekłada się na zwiększenie płynności finansowej firmy i optymalizację kosztów związanych z prowadzeniem działalności międzynarodowej.

Ocena artykułu:

(4.7/5), głosów: 515