Wydatki na ubrania jako koszt w działalności gospodarczej
Niektórzy przedsiębiorcy, prowadzący działalność gospodarczą muszą dbać o swój wygląd zewnętrzny. Wymagają tego liczne spotkania biznesowe, zasady higieny i bezpieczeństwa czy inne służbowe obowiązki. W jakich przypadkach można wliczyć wydatek na ubrania w koszt prowadzenia firmy?
Istnieje wiele profesji, w których wymagany jest odpowiedni strój, czy ogólnie zadbany wygląd. Przykładem jest np. specjalny strój na budowie, który odznacza pracowników zapewniając im bezpieczeństwo. Również osoby pracujące w gastronomii powinny mieć odpowiedni ubiór, tak, aby był on zgody z zasadami higieny. Innym przykładem może być toga dla adwokata, czy zwyczajnie elegancki strój dla prezesa firmy, który reprezentuję swoją działalność gospodarczą na konferencji branżowej.
W jakich przypadkach można zaliczyć wydatek na ubranie do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej? Wyjaśniamy dokładnie w artykule.
Co to jest koszt uzyskania przychodów?
Koszty uzyskania przychodów są to koszty, które są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W zależności od prowadzonej działalności gospodarczej w koszty uzyskania przychodów zalicza się bardzo różne wydatki.
Dokładny katalog wydatków znajduje się w art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT.
Uznanie wydatków za koszty uzyskania przychodów jest zależne od tego, jaką działalność dana osoba prowadzi. Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków trzeba wziąć pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu. W jednej działalności dany koszt może być uznany za koszt uzyskania przychodów, podczas gdy w innej Urząd Skarbowy uzna ten sam wydatek jako związany z zakupem osobistym, który nie ma na celu uzyskania przychodu. Przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalnie uzasadnione wydatki, które są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością, a ich celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.
Pomniejszenie podstawy opodatkowania o koszty uzyskania przychodów dotyczą podatników, którzy wybrali formę rozliczenia się z urzędem skarbowym z podatku dochodowego na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.
Za koszt uzyskania przychodów prowadzonej działalności uznaje się koszty spełniające łącznie wszystkie poniższe warunki:
- koszty zostały poniesione przez podatnika;
- koszty są bezpośrednio związane z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością gospodarczą;
- poniesienie danych kosztów miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie bądź zabezpieczenie źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof;
- nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 23 ust. 1 ustawy o PIT / art. 16 ustawy o CIT;
- koszty zostały właściwie udokumentowane.
Wydatki na ubrania a koszty podatkowe
Wielu przedsiębiorców zastanawia się zatem, czy do kosztów uzyskania przychodów może również zaliczyć wydatki poniesione w związku z dbałością o wygląd. Nie musi to być tylko ubranie, ale również fryzura, makijaż, czy zakup kosmetyków.
Jednak zgodnie z interpretacją podatkową powyższe wydatki wiążą się z faktem funkcjonowania w społeczeństwie, co oznacza, że w większości przypadków nie można ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w firmie.
Wydatki związane z wyglądem są powszechnie ponoszone przez wszystkich obywateli, nie tylko przez tych, którzy prowadzą działalność gospodarczą. Oznacza to, że wszelkie wydatki, które przedsiębiorąca poniósł na zakup odzieży, obuwia, kosmetyków, zakup związany z pielęgnacją włosów czy usług kosmetycznych jest spełnieniem zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej i nie mogą być kosztem uzyskania przychodów.
Zgodnie ze stanowiskiem, które prezentują organy podatkowe wygląd przedsiębiorcy nie ma wpływu na osiąganie przychodów z działalności gospodarczej.
Ubiór o charakterze reklamowym
Są jednak wyjątki od tej reguły. Jednym z nich jest używanie w danej firmie specyficznego stroju przystosowanego do rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Jednak tylko jeśli taki strój utracił charakter odzieży osobistej.
Co to dokładnie oznacza?
Wyjaśnia to interpretacja z dnia 4 października 2018 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. W wyjaśnieniu napisane jest, że odzież traci charakter osobisty jeśli jest opatrzona cechami charakterystycznymi dla firmy (logo, krój, kolor). Taki ubiór musi pochodzić z danej firmy, a wszelkie loga itd. muszą być widoczne, tak, aby pełniły funkcję reklamy.
Jak powinno wyglądać logo, aby przedsiębiorca mógł odnieść z tego korzyść podatkową? Musi być umieszczone w sposób trwały – nie może być to np. broszka. Musi się znajdować w miejscu widocznym dla kontrahentów. Nie może też być wątpliwości, że to oznaczenie danej firmy. Inicjały właściciela mogą nie wystarczyć.
Odzież i obuwie ochronne a koszt uzyskania przychodu
Również odzież i obuwie ochronne związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, zakupione przez przedsiębiorców w celu wykonywania przez pracowników czynności wymagających zachowania bezpieczeństwa wlicza się w koszt uzyskania przychodów. Taka odzież i obuwie ochronne powinno spełniać wymogi stawiane przez przepisy BHP.
Przykładem jest np. odzież stosowana w warsztatach samochodowych, usługach stolarskich, usługach remontowych, stroje robotników drogowych itd. Oznacza to, że stolarz może zaliczyć do kosztów wydatki związane z zakupem butów ochronnych, które chronią go podczas pracy z niebezpiecznymi narzędziami. Może również kupić okulary, dbające o jego oczy.
Co ze strojem estradowym?
Kwestia zaliczenia ubioru do kosztów budzi często pytania i wątpliwości podatników. Jest wiele działalności, w których odpowiedni strój jest niezbędny, a interpretacja, czy ma on charakter osobisty, czy też nie, jest trudna do ocenienia przez podatnika. W takiej sytuacji podatnicy mogą stosować zapytania do organów podatkowych.
Przykładowo jedną ze spornych kwestii stanowił strój estradowy. Podatnik zapytał organy podatkowe, czy specjalny ubiór zapewniający nienagrany wygląd na scenie w trakcie wykonywanej działalności może być wliczony w koszt uzyskania przychodu. Otrzymał odpowiedź odmowną.
Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z dnia 6 października 2022 r., nr 0114-KDIP3-1.4011.756.2022.2.MS2 uznano, że wydatki na zakup odzieży oraz obuwia można by uznać za koszty podatkowe w prowadzonej działalności gospodarczej jedynie w takiej sytuacji, kiedy tracą one charakter osobisty, czyli są trwale opatrzone logiem danej firmy.
Organy podatkowe nie dopuszczają do zaliczenia kosztów na wydatki związane z ubraniem nawet w przypadku takiego zawodu jak iluzjonista (Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 6 października 2022 r., sygn. 0114-KDIP3-1.4011.756.2022.2.MS2). Ustawodawca wyjaśnił w odpowiedzi na pismo magika, że wydatki na jego estradowy strój „mają charakter osobisty i służą zaspokojeniu osobistych potrzeb wizerunkowych, a to oznacza, że nie można uznać ich uznać za koszt uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, ponieważ nie spełniają przesłanek art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.
Działalność związana z modelingiem i detektywistyczna
Choć w większości zapytań ustawodawca nie godzi się na zaliczenie ubrania do kosztów uzyskania przychodów to wyjątek może stanowić odpowiedź, jaką otrzymał podatnik związany z działalnością z zakresu modelingu (Dyrektor KAS z 9 marca 2023 r. nr: DOP3.8222.833.2020.HTC). W wydanej interpretacji indywidualnej ustawodawca stwierdził, że zakup odzieży, obuwia i kosmetyków do charakteryzacji wykorzystywanych podczas kręcenia filmów i zdjęć można uznać za zakup bezpośrednio związany z działalnością i można go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zdaniem Dyrektora KAS: „W profesji modelki pielęgnacja jej wizerunku zewnętrznego jest nie tylko istotna, ale i niezbędna jako ściśle związana z charakterem działalności gospodarczej. Tym samym odzież, obuwie oraz kosmetyki, choć nie utraciły charakteru osobistego, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.” Pozytywne stanowisko co do zaliczenia kosztów zakupu ubrania w koszt firmy uzyskał również detektyw, który tłumaczył potrzebę zakupu ubrań charakterystycznych dla danej grupy społecznej np. strój kominiarza.
Jak widać, w wielu przypadkach zaliczenie kosztu zakupu ubrania będzie zależało od indywidualnej sytuacji danego przedsiębiorcy. Warto poszukać w poszczególnych stanowiskach organów podatkowych lub samemu wystosować zapytanie o interpretację indywidualną, tak, aby mieć pewność, że ubiór związany z prowadzoną działalnością gospodarczą może lub nie może być uznany za koszt uzyskania przychodu.
