Staż pracy - czy działalność gospodarcza wlicza się do stażu pracy?
Staż pracy to kluczowy wskaźnik decydujący o uprawnieniach pracowniczych, takich jak urlopy, odprawy czy emerytura. Warto wiedzieć, które okresy należy do niego zaliczać – czy zalicza się do niego również prowadzenie działalności gospodarczej? Wyjaśniamy, czym jest staż pracy, jakie okresy podlegają wliczeniu, czy działalność gospodarcza wlicza się do stażu pracy i jak to poprawnie udokumentować.
Spis treści:
- Czym jest staż pracy?
- Podstawowe zasady zaliczania okresów do stażu pracy
- Czy działalność gospodarcza wlicza się do stażu pracy?
- Jak udokumentować działalność gospodarczą w celu jej zaliczenia
- Praktyczne przykłady i wskazówki
- Procedura uznania okresów działalności gospodarczej przez pracodawcę
Czym jest staż pracy?
Staż pracy to pojęcie funkcjonujące zarówno w prawie pracy, jak i w przepisach ubezpieczeń społecznych. Nie istnieje jedna ogólna definicja tego terminu – jego rozumienie zależy od kontekstu prawnego i celu, dla którego jest ustalany.
Definicja prawna stażu pracy
Aktem prawnym, który wskazuje definicje i regulacje obowiązujące w ramach zatrudnienia pracowników, jest ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141). Warto jednak zwrócić uwagę, że nie znajdziemy w nim bezpośredniego wyjaśnienia, czym jest staż pracy.
W kontekście obowiązujących zapisów można go jednak rozumieć jako sumę wszystkich okresów zatrudnienia i innych aktywności zawodowych, które uprawniają pracownika do określonych świadczeń i przywilejów wynikających z prawa pracy.
W zależności od przepisów szczególnych, do stażu pracy mogą być wliczane również inne okresy, na przykład czas nauki czy prowadzenia działalności gospodarczej – pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów.
Znaczenie stażu pracy dla pracownika
Staż pracy wpływa na wiele aspektów zatrudnienia, w tym:
- prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni),
- prawo do odprawy emerytalnej lub rentowej,
- prawo do nagród jubileuszowych i dodatków stażowych,
- dostęp do programów socjalnych lub mieszkaniowych w sektorze publicznym,
- wysokość świadczeń emerytalnych i rentowych (w kontekście okresów składkowych i nieskładkowych).
Podstawowe zasady zaliczania okresów do stażu pracy
W praktyce katalog okresów wliczanych do stażu pracy jest znacznie szerszy niż tylko zatrudnienie na etacie. Niektóre wynikają bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy, inne z ustaw szczególnych, na przykład ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. 1998 Nr 162 poz. 1118).
Okresy zatrudnienia na umowę o pracę
Podstawowym okresem zaliczanym do stażu pracy jest czas zatrudnienia na podstawie umowy o pracę – niezależnie od tego, czy jest to umowa na czas określony, nieokreślony, czy na okres próbny. Liczy się faktyczny czas pozostawania w stosunku pracy, a potwierdzeniem jest świadectwo pracy lub zaświadczenie od pracodawcy.
Inne zaliczane okresy (urlop wychowawczy, służba wojskowa, okresy nauki)
Do stażu pracy mogą również zostać zaliczone:
- urlop wychowawczy – zgodnie z art. 186 §5 Kodeksu pracy,
- służba wojskowa – traktowana jak zatrudnienie,
- okresy nauki – np. ukończenie szkoły wyższej wliczane jest do stażu w wymiarze do 8 lat (art. 155 §1 Kodeksu pracy),
- okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych,
- wolontariat lub praktyki zawodowe, jeśli wynika to z przepisów szczególnych.
Czy działalność gospodarcza wlicza się do stażu pracy?
Jedno z często zadawanych pytań przez podatników brzmi: czy działalność gospodarcza wlicza się do stażu pracy. Zyskuje ono na znaczeniu wraz z rozwojem przedsiębiorczości i łączeniem różnych form aktywności zawodowej. Choć przez wiele lat działalność gospodarcza nie była wliczana do stażu pracy, zmienia się to na mocy nowych przepisów i orzecznictwa.
Warunek opłacania składek emerytalno-rentowych
Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887), osoba prowadząca działalność gospodarczą podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Oznacza to, że tylko te okresy działalności, w których składki były faktycznie opłacane, mogą zostać uznane za równoważne ze stażem pracy.
Zakres okresów prowadzenia działalności uwzględnianych w stażu
Zaliczeniu mogą podlegać okresy:
- w których działalność była aktywna (niewyrejestrowana i niezawieszona),
- dla których przedsiębiorca opłacał składki emerytalne i rentowe – zarówno w pełnej, jak i preferencyjnej wysokości (na przykład „mały ZUS”).
Nowelizacja przepisów zapowiedziana przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ma dodatkowo zrównywać status przedsiębiorców z pracownikami w kontekście stażu pracy, co zostało potwierdzone w komunikacie rządowym z marca 2024 roku.
Wyłączenia – kiedy działalność nie zostanie zaliczona
Nie zostaną uwzględnione okresy, w których:
- działalność była zawieszona,
- przedsiębiorca korzystał z całkowitego zwolnienia ze składek (np. w ramach „ulgi na start”),
- składki nie były opłacane z innego powodu (np. zaległości).
Jak udokumentować działalność gospodarczą w celu jej zaliczenia
Zaliczenie okresu prowadzenia działalności gospodarczej do stażu pracy wymaga odpowiedniego udokumentowania – zarówno w celu rozliczeń pracowniczych, jak i emerytalnych.
Zaświadczenie z ZUS o okresie podlegania ubezpieczeniom
Podstawowym dokumentem jest zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, które zawiera:
- okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu i rentowym),
- informacje o podstawach wymiaru składek,
- ewentualne przerwy w opłacaniu składek.
- Dokument taki można uzyskać przez PUE ZUS lub w placówce.
Potwierdzenia z CEIDG i rozliczenia podatkowe
Dodatkowo warto przygotować:
- wydruki z CEIDG – potwierdzające okres prowadzenia działalności,
- PIT-36 lub PIT-36L – roczne zeznania podatkowe,
- dowody wpłat do ZUS, jeśli są wymagane przez pracodawcę.
Praktyczne przykłady i wskazówki
Teoretyczne zasady mogą być trudne do zastosowania w praktyce – warto zatem przyjrzeć się przykładowym sytuacjom.
Przykład 1: ciągła działalność z opłaconymi składkami
Pani Anna prowadziła działalność gospodarczą nieprzerwanie przez 6 lat, regularnie opłacając pełne składki ZUS. Po podjęciu pracy w urzędzie złożyła dokumentację, która została zaakceptowana – okres ten wliczono do stażu pracy, co dało jej prawo do 26 dni urlopu już po roku zatrudnienia.
Przykład 2: zawieszenie działalności i brak składek
Pan Marek prowadził działalność gospodarczą przez 5 lat, ale przez 3 lata korzystał z „ulgi na start” i nie opłacał składek emerytalno-rentowych. Pracodawca zaliczył mu tylko 2 lata jako okresy składkowe.
Procedura uznania okresów działalności gospodarczej przez pracodawcę
Jeśli podatnik chce, by okres działalności gospodarczej został uznany jako staż pracy, musi złożyć odpowiedni wniosek.
Wniosek o zaliczenie okresów do stażu
Aby działalność została wliczona do stażu pracy, należy złożyć do działu kadr:
- wniosek o zaliczenie okresów,
- zaświadczenie z ZUS,
- potwierdzenie wpisu do CEIDG,
- rozliczenia PIT lub inne wymagane dokumenty.
Nie istnieje jeden wzór takiego wniosku – jego forma zależy od regulaminu danego pracodawcy.
Przeczytaj także: Zmiany w stażu pracy - od kiedy?
Termin rozpatrzenia i możliwe odwołania
Pracodawca powinien rozpatrzyć wniosek niezwłocznie – zwykle w terminie 14 dni. W razie odmowy pracownik może:
- złożyć odwołanie do sądu pracy (na podstawie art. 264 Kodeksu pracy),
- skorzystać z pomocy Państwowej Inspekcji Pracy.
Jeżeli masz dodatkowe pytania, możesz skorzystać ze wsparcia specjalistów ds. prawa pracy i podatków w ramach bezpłatnego programu Podatnik.info. Ponadto w okresie rozliczenia deklaracji podatkowych zapewniamy trzy rozwiązania, które umożliwią dopełnienie formalności nawet w 5 minut. Sprawdź, co jeszcze możesz zyskać z Podatnik.info!
