Samochód służbowy do celów prywatnych 2023 – sprawdź, co musisz wiedzieć

2023-11-13

Benefitem, który wprowadzają pracodawcy, jest samochód służbowy. Rodzi to prawne skutki podatkowe. Zależą one przede wszystkim ze sposobu użytkowania. Warto zwrócić uwagę, że pracownik może wykorzystywać samochód służbowy do celów prywatnych –  zmieniają się jednak wtedy zasady rozliczania kosztów.

Spis treści:

• Samochód służbowy do celów prywatnych – czy jest opodatkowany?
• Samochód służbowy do użytku prywatnego – jak obliczyć wartość świadczenia?
• Samochód służbowy do użytku prywatnego – jakie koszty ponosi pracodawca?
• Podsumowanie: Samochód służbowy do celów prywatnych – najważniejsze informacje

Samochód służbowy do celów prywatnych – czy jest opodatkowany?

Pracodawca może przyznać swojemu pracownikowi pojazd służbowy. Po otrzymaniu benefitu w takiej formie należy ustalić zasady jego eksploatacji. W zależności od ustaleń różnią się zasady opodatkowania. Jeżeli pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych, wówczas wszelkie koszty pokrywa pracodawca. Ponadto taka decyzja wiąże się z dodatkowymi formalności wymaganymi przez urząd skarbowy.

Właściciel firmy ma obowiązek zgłoszenia samochodu służbowego do naczelnika właściwego urzędu skarbowego oraz prowadzenia ewidencji przejazdu. Na tej podstawie będą rozliczane koszty związane z eksploatacją pojazdu, z których można odliczyć 100% podatku VAT. Ewidencję należy prowadzić od dnia wykorzystywania samochodu w działalności gospodarczej do dnia zakończenia.

Zasady rozliczania różnią się, jeżeli wykorzystuje się samochód służbowy do celów prywatnych. W takim przypadku jest traktowany jako dodatkowe wynagrodzenie pracownika. Dzięki temu stosuje się uproszczony model rozliczenia. Ustawodawca wprowadził zasady polegające na ustalaniu przychód w formie ryczałtowej. Jego wysokość zależy przede wszystkim od rodzaju paliwa oraz mocy silnika. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w ustawie z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350).

W związku z tym zmieniają się również prawa pracodawca do 100% odliczenia kosztów powstałych w związku z używaniem pojazdu w formie kosztów uzyskania przychodu oraz rozliczenia 100% podatku VAT. Jeżeli pracownik eksploatuje samochód służbowy do celów prywatnych, wówczas limit wydatków zaliczanych jako koszty uzyskania przychodu wynosi 75%. Rozliczenie podatku VAT jest możliwe na poziomie 50%.

Co ważne, kwotę nieodpłatnego świadczenia traktuje się jako przychód pracownika. Podlega on więc nie tylko opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ale również wliczeniu do podstawy wymiaru składek ZUS.

Może się również zdarzyć, że pracodawca dopuszcza możliwość użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych za dodatkową opłatą. W takiej sytuacji odpłatność stanowi przychód pracodawcy. Amortyzacji podlega wówczas czas użytkowania zarejestrowany w ewidencji pojazdu. Pracodawcy decydują się jednak częściej na traktowanie samochodu służbowego jako dodatkowego świadczenia dla pracownika. W jaki sposób obliczyć jego wysokość? Odpowiadamy poniżej.

Samochód służbowy do użytku prywatnego – jak obliczyć wartość świadczenia?

Jeżeli pracownik otrzymał samochód służbowy do użytku prywatnego, wówczas jest on traktowany jako dodatkowe wynagrodzenie. W takiej sytuacji należy wyliczyć wartość świadczenia, które podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na takich samych zasadach jak podstawowy dochód. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w art. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Warto zwrócić uwagę na zmianę regulacji prawnych, które obejmują samochód służbowy do celów prywatnych. Nowe zasady wskazują, że wysokość ryczałtu zależy od mocy silnika. Wcześniej decydująca okazywała się jego pojemność. Graniczna wartość wynosiła wówczas 1600 cm3. Wysokość świadczenia pieniężnego pozostaje jednak bez zmian. Ponadto zostało wprowadzone rozróżnienie ze względu na rodzaj paliwa.

Zgodnie z zapisami w tym akcie prawnym, wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

• 250 zł miesięcznie dla pojazdów elektrycznych lub pojazdów napędzanych wodorem o mocy silnika do 60 kW,
• 400 zł miesięcznie dla pozostałych samochodów nieuwzględnionych w powyższych punkcie.

Jeżeli samochód służbowy jest wykorzystywany do celów prywatnych jedynie przez część miesiąca, wówczas wartość świadczenia ustala się za każdy dzień w wysokości 1/30 kwoty 250 zł lub 400 zł. Co ważne, ryczałt obejmuje wszystkie koszty eksploatacyjne. Co to oznacza dla pracodawcy? Odpowiadamy poniżej.

Samochód służbowy do użytku prywatnego – jakie koszty ponosi pracodawca?

Jeżeli pracodawca przekaże pracownikowi samochód służbowy do użytku prywatnego, wówczas ma obowiązek zapewnić możliwość jego prawidłowego wykorzystywania. Świadczeniem nie jest wyłącznie sam fakt udostępnienia pojazdu. Pracodawca zobowiązuje się do ponoszenia niezbędnych wydatków, które powstają podczas użytkowania samochodu służbowego. Są ono nazywane kosztami eksploatacji.

Pod stwierdzeniem „koszty eksploatacji” kryje się szereg wydatków takich jak zakup paliwa, badania techniczne, ubezpieczenie OC/AC, wymiana opon, bieżące naprawy, wymiana oleju i innych płynów eksploatacyjnych oraz zużywających się części od zwykłego użytkowania. Jeżeli pracownik pokrywa koszty zakupu paliwa, wówczas pracodawca ma obowiązek pomniejszyć ryczałt o kwotę wydatków.

Warto również zwrócić uwagę, że kwestia pokrycia kosztów paliwa przez pracodawcę wzbudzała wątpliwości. Aktualnie została ona uregulowana prawnie. Jednolita linia orzecznicza sądów administracyjnych przez Ministerstwo Finansów wskazuje, że koszty paliwa są zaliczane do zryczałtowanego przychodu. Koszty, które musi ponieść pracownik wykorzystujący samochód służbowy do użytku prywatnego, aby uczestniczyć w ruchu drogowym, to między innymi opłaty za przejazd autostradami.

Jak widać, zasady związane z wykorzystaniem samochodu służbowego do celów prywatnych zmieniła się zarówno wskutek przepisów wprowadzonych przez Nowy Ład, jak i orzeczenia Ministerstwa Finansów.

Podsumowanie: Samochód służbowy do celów prywatnych – najważniejsze informacje

Poniżej prezentujemy najistotniejsze kwestie, które omówiliśmy szczegółowo w artykule.

• Pracownik może wykorzystywać samochód służbowy do celów prywatnych. Nowe zasady, o których należy pamiętać, zostały wprowadzone na mocy przepisów Nowego Ładu oraz orzeczenia Ministerstwa Finansów.
• Samochód służbowy i możliwość wykorzystania go do celów prywatnych są traktowane jako dodatkowy przychód pracownika.
• Wysokość świadczenia pieniężnego w formie ryczałtu zależy obecnie od mocy silnika oraz rodzaju paliwa. Wcześniej decydująca była pojemność silnika.
• Świadczenie może wynosić miesięcznie 250 zł w przypadku samochodów elektrycznych lub hybrydowych o mocy do 60 kW oraz 400 zł dla pozostałych pojazdów.
• Jeżeli samochód jest wykorzystywany tylko częściowo w celach prywatnych, wówczas należy ustalić wartość świadczenia za każdy dzień w wysokości 1/30 pełnej kwoty świadczenia.
• Pracodawca ma obowiązek zapewnić stan samochodu umożliwiający jego prawidłowe użytkowania. W związku z tym ponosi koszty eksploatacyjne oraz związane z utrzymaniem pojazdu.
• Pracownik pokrywa wydatki umożliwiające uczestniczenie w ruchu drogowym, na przykład opłaty za przejazd autostradami.
• Jeżeli pracownik ponosi koszty związane z zakupem paliwa, wówczas należy o tę kwotę pomniejszyć świadczenie pieniężne.
• Użytkowanie pojazdu w celach prywatnych jest opodatkowane, ponieważ stanowi przychód pracownika. Podlega więc opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a także podlega wliczeniu do podstawy wymiaru składek ZUS.

Jeżeli masz dodatkowe pytania dotyczące samochodu służbowego wykorzystywanego do celów prywatnych, możesz skorzystać z pomocy naszych specjalistów. Każdy użytkownik programu Podatnik.info może zadać dowolne pytanie naszym ekspertom z obszaru księgowości, finansów czy prawa. Ponadto w okresie rozliczania deklaracji PIT pomożemy Ci dopełnić wszelkich formalności. Wybierając jedno z trzech dostępnych rozwiązań, możesz wypełnić i złożyć swój formularz do urzędu skarbowego nawet w 5 minut! Sprawdź, co jeszcze zapewnia program Podatnik.info!