Samochód służbowy do celów prywatnych – sprawdź, co musisz wiedzieć
Benefitem, który wprowadzają pracodawcy, jest samochód służbowy. Korzyść ta rodzi pewne konsekwencje podatkowe, które zależą przede wszystkim od sposobu jego użytkowania. Warto zwrócić uwagę, że pracownik może korzystać ze samochodu służbowego do celów prywatnych – w takiej sytuacji zmieniają się jednak zasady rozliczania kosztów.
Spis treści:
- Samochód służbowy do celów prywatnych – czy jest opodatkowany?
- Jak obliczyć wartość świadczenia za używanie auta firmowego?
- Samochód służbowy do użytku prywatnego – jakie koszty ponosi pracodawca?
- Podsumowanie: Samochód służbowy do celów prywatnych – najważniejsze informacje
- FAQ - Najczęściej zadawane pytania
Samochód służbowy do celów prywatnych – czy jest opodatkowany?
Używanie samochodu służbowego do celów prywatnych jest traktowane jako przychód pracownika i podlega opodatkowaniu.
Pracodawca może przyznać swojemu pracownikowi pojazd służbowy. Po otrzymaniu benefitu w takiej formie należy ustalić zasady jego eksploatacji. W zależności od ustaleń różnią się zasady opodatkowania. Jeżeli pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych, wówczas wszelkie koszty pokrywa pracodawca. Ponadto taka decyzja wiąże się z dodatkowymi formalności wymaganymi przez urząd skarbowy.
Właściciel firmy ma obowiązek zgłoszenia samochodu służbowego do naczelnika właściwego urzędu skarbowego oraz prowadzenia ewidencji przejazdu. Na tej podstawie będą rozliczane koszty związane z eksploatacją pojazdu, z których można odliczyć 100% podatku VAT. Ewidencję należy prowadzić od dnia wykorzystywania samochodu w działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia.
Zasady rozliczania różnią się - w przypadku użycia pojazdów samochodowych do celów prywatnych. W takim przypadku jest on traktowany jako przychód pracownika. Dzięki temu stosuje się uproszczony model rozliczenia. Ustawodawca wprowadził zasady polegające na ustalaniu przychodu w formie ryczałtowej. Jego wysokość zależy przede wszystkim od rodzaju paliwa oraz mocy silnika pojazdu. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w ustawie z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350).
W związku z tym zmieniają się również prawa pracodawca do 100% odliczenia kosztów powstałych w związku z używaniem pojazdu w formie kosztów uzyskania przychodu oraz rozliczenia 100% podatku VAT. Jeżeli pracownik eksploatuje samochód służbowy do celów prywatnych, wówczas limit wydatków zaliczanych jako koszty uzyskania przychodu wynosi 75%. Rozliczenie podatku VAT jest możliwe na poziomie 50%.
Co ważne, kwotę nieodpłatnego świadczenia traktuje się jako przychód pracownika. Podlega on więc nie tylko opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ale również wliczeniu do podstawy wymiaru składek ZUS.
Może się również zdarzyć, że pracodawca dopuszcza możliwość użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych za dodatkową opłatą. W takiej sytuacji odpłatność stanowi przychód pracodawcy. Amortyzacji podlega wówczas czas użytkowania zarejestrowany w ewidencji pojazdu. Pracodawcy decydują się jednak częściej na traktowanie samochodu służbowego jako dodatkowego świadczenia dla pracownika. W jaki sposób obliczyć jego wysokość? Odpowiadamy poniżej.
Jak obliczyć wartość świadczenia za używanie auta firmowego?
Wartość świadczenia za użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych oblicza się w formie zryczałtowanej, a wysokość zależy od mocy silnika pojazdu.
Jeżeli pracownik otrzymał samochód służbowy do użytku prywatnego, wówczas jest on traktowany jako dodatkowe wynagrodzenie. W takiej sytuacji należy wyliczyć wartość świadczenia, które podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na takich samych zasadach jak podstawowy dochód. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Warto zwrócić uwagę na zmianę regulacji prawnych, które obejmują samochód służbowy do celów prywatnych. Nowe zasady wskazują, że wysokość ryczałtu zależy od mocy silnika. Wcześniej decydująca okazywała się jego pojemność. Graniczna wartość wynosiła wówczas 1600 cm3. Wysokość świadczenia pieniężnego pozostaje jednak bez zmian. Ponadto zostało wprowadzone rozróżnienie ze względu na rodzaj paliwa.
Od Autora: "Zmiana regulacji, która uzależnia wartość ryczałtu od mocy, a nie pojemności silnika, jest dobrym przykładem na to, jak prawo podatkowe ewoluuje, dostosowując się do nowoczesnych technologii, takich jak pojazdy elektryczne."
Mirosław Ziętek, redaktor merytoryczny Podatnik.info
Zgodnie z zapisami w tym akcie prawnym, wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego w celach prywatnych ustala się w wysokości:
- 250 zł miesięcznie dla pojazdów elektrycznych lub pojazdów napędzanych wodorem o mocy silnika do 60 kW,
- 400 zł miesięcznie dla pozostałych samochodów nieuwzględnionych w powyższych punkcie.
Jeżeli samochód służbowy jest wykorzystywany do celów prywatnych jedynie przez część miesiąca, wówczas wartość świadczenia ustala się za każdy dzień w wysokości 1/30 kwoty 250 zł lub 400 zł. Co ważne, ryczałt obejmuje wszystkie koszty eksploatacyjne. Co to oznacza dla pracodawcy? Odpowiadamy poniżej.
Samochód służbowy do użytku prywatnego – jakie koszty ponosi pracodawca?
Pracodawca, udostępniając służbowy samochód, ponosi koszty związane z jego utrzymaniem i eksploatacją, podczas gdy bieżące naprawy i okresowe przeglądy są wliczane w ryczałt.
Jeżeli pracodawca przekaże pracownikowi samochód służbowy do użytku prywatnego, wówczas ma obowiązek zapewnić możliwość jego prawidłowego wykorzystywania. Świadczeniem nie jest wyłącznie sam fakt udostępnienia pojazdu. Pracodawca ponosi koszty związane z ogólnym użytkowaniem samochodu służbowego, które powstają podczas jego eksploatacji. Są one nazywane kosztami eksploatacji.
Czym są koszty eksploatacji auta służbowego?
Pod stwierdzeniem „koszty eksploatacji” kryje się szereg wydatków takich jak zakup paliwa, badania techniczne, ubezpieczenie OC/AC, wymiana opon, bieżące naprawy, wymiana oleju i innych płynów eksploatacyjnych oraz zużywających się części od zwykłego użytkowania. Jeżeli pracownik pokrywa koszty zakupu paliwa, wówczas pracodawca ma obowiązek pomniejszyć ryczałt o kwotę wydatków.
Warto również zwrócić uwagę, że kwestia pokrycia kosztów paliwa przez pracodawcę wzbudzała wątpliwości. Aktualnie została ona uregulowana prawnie. Jednolita linia orzecznicza sądów administracyjnych przez Ministerstwo Finansów wskazuje, że koszty paliwa są zaliczane do zryczałtowanego przychodu. Koszty, które musi ponieść pracownik w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do użytku prywatnego, aby uczestniczyć w ruchu drogowym, to między innymi opłaty za przejazd autostradami.
Jak widać, zasady związane z wykorzystaniem samochodu służbowego do celów prywatnych zmieniły się zarówno wskutek przepisów wprowadzonych przez Nowy Ład, jak i orzeczenia Ministerstwa Finansów.
Podsumowanie: Samochód służbowy do celów prywatnych – najważniejsze informacje
Poniżej prezentujemy najistotniejsze kwestie, które omówiliśmy szczegółowo w artykule.
- Pracownik może wykorzystywać samochód służbowy do celów prywatnych. Nowe przepisy, o których należy pamiętać, zostały wprowadzone na mocy przepisów Nowego Ładu oraz orzeczenia Ministerstwa Finansów.
- Samochód służbowy i możliwość wykorzystania go do celów prywatnych są traktowane jako dodatkowy przychód pracownika z tytułu użytkowania samochodu służbowego.
- Wysokość świadczenia pieniężnego w formie ryczałtu zależy obecnie od mocy silnika oraz rodzaju paliwa. Wcześniej decydująca była pojemność silnika.
- Świadczenie może wynosić miesięcznie 250 zł w przypadku samochodów elektrycznych lub hybrydowych o mocy do 60 kW oraz 400 zł dla pozostałych pojazdów.
- Jeżeli samochód jest wykorzystywany tylko częściowo w celach prywatnych, wówczas należy ustalić wartość świadczenia za każdy dzień w wysokości 1/30 pełnej kwoty świadczenia.
- Pracodawca ponosi koszty związane z utrzymaniem pojazdu.
- Pracownik pokrywa wydatki umożliwiające uczestniczenie w ruchu drogowym, na przykład opłaty za przejazd autostradami.
- Jeżeli pracownik ponosi koszty związane z zakupem paliwa, wówczas należy o tę kwotę pomniejszyć świadczenie pieniężne.
- Użytkowanie pojazdu w celach prywatnych jest opodatkowane, ponieważ stanowi przychód pracownika. Podlega więc opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a także podlega wliczeniu do podstawy wymiaru składek ZUS.
Jeżeli masz dodatkowe pytania dotyczące samochodu służbowego wykorzystywanego do celów prywatnych, możesz skorzystać z pomocy naszych specjalistów. Każdy użytkownik programu Podatnik.info może zadać dowolne pytanie naszym ekspertom z obszaru księgowości, finansów czy prawa. Ponadto w okresie rozliczania deklaracji PIT pomożemy Ci dopełnić wszelkich formalności. Wybierając jedno z trzech dostępnych rozwiązań, możesz wypełnić i złożyć swój formularz do urzędu skarbowego nawet w 5 minut! Sprawdź, co jeszcze zapewnia program Podatnik.info!
FAQ - Najczęściej zadawane pytania
1. Czy używanie pojazdu służbowego do celów prywatnych pracownika jest opodatkowane?
Tak, wykorzystywanie samochodu firmowego do celów prywatnych jest doliczane do całkowitego przychodu pracownika (odpłatne świadczenie usług), co wiąże się z koniecznością naliczenia zryczałtowanego świadczenia, a tym samym zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS.
2. Jakie są nowe zasady rozliczania używania samochodu służbowego?
Nowe zasady wprowadzone w ramach Nowego Ładu uzależniają wartość ryczałtu od mocy silnika, a nie, jak wcześniej, od jego pojemności. Dla samochodów stanowiących pojazdy elektryczne o mocy do 60 kW ryczałt wynosi 250 zł, a dla pozostałych aut firmowych 400 zł miesięcznie.
3. Kto ponosi koszty eksploatacji samochodu firmowego?
Koszty eksploatacji, takie jak ubezpieczenie, przeglądy okresowe czy bieżące naprawy, są wliczone w ryczałt i ponosi je pracodawca. W przypadku, gdy pracownik ponosi koszty związane z paliwem, wartość ryczałtu należy pomniejszyć o kwotę wydatków.
4. Czy samochód firmowy może być wykorzystywany w celach prywatnych przez część miesiąca?
Tak. W takim przypadku wartość świadczenia oblicza się, dzieląc pełny ryczałt przez 30 i mnożąc przez liczbę dni, w których pracownik korzysta z auta służbowego do celów prywatnych.
