Koszty uzyskania przychodu pracownika

2023-02-03

Koszty uzyskania przychodu to niezbędne wydatki poniesione w celu otrzymania przychodu z konkretnego źródła. Warto wiedzieć że koszty te pomniejszają naszą podstawę opodatkowania, a co za tym idzie - podatek do zapłaty. Ile wynoszą koszty uzyskania przychodu za miniony rok i co dokładnie możemy odliczyć?

Darmowy program do rozliczania PIT 2023/2024

Windows, MacOS, Linux, iOS oraz Android

Rozlicz PIT online ➔

lub pobierz za darmo

Co zalicza się do kosztów uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu są wydatkami, jakie ponosimy, aby zapłacić mniejszy podatek dochodowy i w rezultacie zarobić więcej. Koszty te będą inne dla przedsiębiorcy, inne dla sprzedaży nieruchomości i jeszcze inne dla pracowników. Jako przedsiębiorcy możemy odliczać koszty takie jak: remont biura, czynsz, narzędzia i sprzęty do pracy, media czy oprogramowanie komputerowe. Natomiast pracownicze koszty uzyskania przychodu zostały określone w sposób ryczałtowy (poza jednym wyjątkiem), a ich wysokość co do zasady jest stała, zostały ustalone w ustawie o PIT. Oznacza to, że przysługują pracownikowi ustawowo, nawet jeśli nie poniósł wydatków związanych z uzyskaniem przychodu.

Koszty uzyskania przychodu od lipca 2022

Nowelizacja z lipca 2022 r. wprowadzona przez tzw. Polski Ład 2.0 spowodowała ważne zmiany. Od wszystkich wynagrodzeń mają zastosowanie nowe parametry podatkowe – stawka podatku obniżona z 17% do 12% oraz nowa kwota zmniejszająca podatek w wysokości 300 zł miesięcznie.

Koszty uzyskania przychodu a składka ZUS

Od 2023 roku składki ZUS stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie. W razie opóźnienia, ww. składki ZUS będą stanowić koszty podatkowe w miesiącu ich opłacenia do ZUS. Oznacza to, że nie będzie mieć już znaczenia moment wypłaty wynagrodzenia, jeżeli zostanie to dokonane terminowo. Dopiero w miesiącu w którym składki na ubezpieczenie społeczne od wynagrodzeń pracowniczych zostaną opłacone, zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Czy składka zdrowotna pracownika jest kosztem?

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają zleceniobiorców ujmują w swoich kosztach podatkowych wypłacane kwoty wynagrodzenia pracownika brutto. Znajduje się więc w nich również kwota należnej składki na ubezpieczenie zdrowotne. Zatem składka na ubezpieczenie zdrowotne pracownika będzie dla przedsiębiorcy kosztem uzyskania przychodów. Pracownik nie może natomiast odliczyć składki zdrowotnej.

Koszty uzyskania przychodu – umowa o pracę

Pracownicy mają koszty zryczałtowane w zależności od liczby zawartych umów o pracę i tego, czy pracownik mieszka w miejscowości, której znajduje się zakład pracy, czy w innej miejscowości. Miesięczne koszty uzyskania przychodu mogą wynieść od 250 do 300zł. W rozliczeniu rocznym pracownicy mogą uwzględnić faktyczne wydatki na dojazdy do pracy jednak muszą być one udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o PIT, dla pracownika pracującego w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy wartość kosztów uzyskania przychodu wynosi 250 zł miesięcznie. Za cały rok podatkowy w sumie nie więcej niż 3000 zł – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. W przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody przynajmniej z dwóch stosunków pracy, nie mogą one przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy.

Podwyższone koszty uzyskania przychodów

Dla osób, które oświadczyły, że mieszkają (stale lub tymczasowo) poza miejscowością, w której wykonują pracę zarobkową, przewidziane są podwyższone koszty uzyskania przychodów. Warto podkreślić, że chodzi o miejsce zamieszkania, a nie o miejsce zameldowania. W takiej sytuacji z jednego stosunku pracy, np. spółdzielczej albo nakładczej miesięcznie można uzyskać kwotę 300zł (do 3 600 zł rocznie), a jeżeli stosunków pracy jest więcej niż jeden, wtedy kwota podstawowa jest taka sama, lecz limit roczny wynosi do 5 400 zł. Należy pamiętać, że podwyższonych kosztów uzyskania przychodu w 2023 nie można odliczyć, jeżeli podatnik dostaje dodatek za rozłąkę. W przypadku otrzymania dodatku za rozłąkę, odliczamy koszty jak dla pracownika miejscowego.

W sytuacji, gdy dojazd do pracy wynosi więcej, niż ustawowe kwoty i mamy na to potwierdzenia w postaci imiennych biletów, to możemy odliczyć ich wartość. Uwzględnić możemy bilety na autobusy, tramwaje, pociągi lub promy. Nie możemy natomiast odliczać kosztów dojazdu samochodem.

Jak rozliczyć podwyższone koszty uzyskania przychodu za 2022?

Aby rozliczyć podwyższone koszty uzyskania przychodu, ze względów formalnych niezbędne jest złożenie wcześniej oświadczenia. Musi ono zawierać informację o miejscu zamieszkania podatnika, innego niż miejsce wykonywania pracy. Należy także zaznaczyć, że nie otrzymuje się z tego tytułu żadnych innych dodatków, zwłaszcza dodatku za rozłąkę.

Ministerstwo Finansów opublikowało nowe wzory dokumentów, w tym formularza PIT-2, w którym od 1 stycznia 2023 r. pracownik będzie miał możliwość potwierdzenia, że pracodawca powinien stosować podwyższone koszty uzyskania przychodów. Skutkiem tego pracodawca będzie zobowiązany je stosować, aż do momentu, w którym pracownik odwoła uprzednio złożone oświadczenie.

Koszty do praw autorskich

Pracownikom, oprócz wymienionych wyżej kosztów mogą przysługiwać także koszty związane z przekazaniem praw autorskich. Wówczas poziom kosztów będzie znacznie wyższy, ponieważ ich wysokość to 50% przychodu, który związany jest z transferem praw autorskich na pracodawcę. Im wyższy jest udział 50% kosztów uzyskania przychodu w całkowitym wynagrodzeniu, tym niższa jest podstawa jego opodatkowania.

Podwyższone podatkowe koszty uzyskania przychodów z działalności wykonywanej osobiście - tzw. koszty procentowe (ustalane od wysokości dochodu) przysługują z tytułu:

przychodów z przeniesienia praw do wynalazków – są to koszty z tytułu zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego - w wysokości 50% uzyskanego przychodu,
przychodów z licencji do wynalazków – koszty z tytułu opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego, otrzymanej w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną - w wysokości 50% uzyskanego przychodu,
przychodów uzyskanych z prac autorskich w ramach listy zawodów uprawnionych – koszty z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami - w wysokości 50% uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód. Należy pamiętać, że dotyczy to jedynie następujących branż lub rodzajów działalności:

a) działalności twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa,

b) działalności artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki i instrumentalistyki;

c) produkcji audialnej i audiowizualnej,

d) działalności publicystycznej,

e) działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej,

f) działalności konserwatorskiej,

g) prawa zależnego, o którym mowa w art. 2 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych do opracowania cudzego utworu w postaci tłumaczenia,

h) działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.

Trzeba mieć na uwadze, że podwyższone koszty uzyskania przychodu pracownika nie mogą przekroczyć kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej tj. kwoty 120 000 zł za rok 2022. Jeżeli wydatki poniesione przez twórcę są wyższe niż ustawowe i mamy to udokumentowane, jest możliwość rozliczenia się z faktycznie poniesionych kosztów.

Koszty uzyskania przychodu - umowa zlecenie

Koszty uzyskania przychodu przysługują nie tylko osobom zatrudnionym na umowę o pracę, ale także przy umowie zlecenie czy umowie o dzieło. Dla zleceniobiorców ustawowo zostały przewidziane koszty procentowe. Należy zauważyć, że nie ma tutaj rozróżnienia czy zleceniobiorca pracuje w miejscu zamieszkania czy dojeżdża do miejsca, w którym realizuje zlecenie - koszty uzyskania przychodu standardowo wynoszą 20% przychodu.

Od 2023 zleceniobiorcy będą mogli rozliczać się jak dotychczas, a więc uwzględnić kwotę wolną dopiero przy zeznaniu rocznym PIT za 2023 r., lub uwzględniać kwotę wolną w trakcie roku, (maksymalnie 300 zł miesięcznie), a więc już przy zaliczkach pobieranych przez zleceniodawcę lub zleceniodawców. Podatnicy, którzy zdecydują się uwzględniać kwotę wolną na bieżąco, muszą złożyć płatnikowi oświadczenie - złożyć PIT 2. W przypadku kilku umów zleceniobiorcy będą mieli możliwość składania oświadczeń PIT-2 (część C) u trzech zleceniodawców.

W oświadczeniu (PIT-2) zleceniobiorca będzie mógł wybrać, że płatnik jest uprawniony do pomniejszenia zaliczki na podatek o kwotę stanowiącą: 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (300 zł), 1/24 kwoty zmniejszającej podatek (150 zł) lub 1/36 kwoty zmniejszającej podatek (100 zł).

Miesięcznie można odliczyć 300 zł, tyle samo co u pracowników etatowych. W rezultacie jeśli zleceniobiorca złoży PIT-2 jednemu płatnikowi zyska miesięcznie maksymalnie 300 zł, ponieważ tyle wynosi kwota zmniejszająca podatek. Limit ten nie zwiększa się w przypadku zatrudnienia na kilka umów jednocześnie.

Koszty uzyskania przychodu - umowa o dzieło

W odniesieniu do umów o dzieło, ustawodawca przewidział, że standardowe koszty uzyskania przychodu wynoszą 20% osiągniętego przychodu. W tym miejscu również wiedzieć, że możliwe jest stosowanie w przypadku tych umów wspomnianych wcześniej autorskich kosztów uzyskania przychodów wysokości 50%. Powszechnie kojarzone są one z przychodami artystów, choć ustawa o PIT wyraźnie wskazuje, że koszty te mogą być stosowane również w przypadku architektów, scenografów, publicystów czy tłumaczy.

W przypadku ulgi dla młodych, koszty uzyskania przychodów umów zlecenia czy umów o dzieło stosuje się w wysokości nieprzekraczającej kwoty przychodów z tych umów, która podlega opodatkowaniu. Od przychodów objętych ulgą dla młodych nie oblicza się kosztów ustalanych według normy procentowej w wysokości 20%.

Umowa zlecenie jako dodatek do umowy o pracę

MF wskazało, że jeśli podatnik w tej samej firmie jest zatrudniony na podstawie różnych umów, np. umowy o pracę oraz umowy zlecenia, to dla celów poboru zaliczki na podatek, firma ta występuje w roli dwóch płatników (zakładu pracy oraz zleceniodawcy). Oznacza to, że zleceniobiorca każdemu z tych płatników musi składać odrębne oświadczenia i wnioski mające wpływ na wysokość obliczanych zaliczek. Wobec tego musi złożyć dwa oświadczenia, np. dwa PIT-2.

Koszty uzyskania przychodów a zarządzanie i członkostwo w radach

Wedle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynagrodzenie wypłacane członkowi rady nadzorczej jest zaliczane do kosztów uzyskania przychodu podmiotu, w którym funkcjonuje rada nadzorcza. Dotyczy to osób należących do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych, a także wykonujących działalność na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze.

Koszty uzyskania przychodów z powyższych tytułów nie mogą łącznie, rocznie przekroczyć 3000 zł - jeśli przychody otrzymujemy z jednego stosunku prawnego; 4 500 zł, jeżeli przychody otrzymujemy od kilku podmiotów lub od jednego podmiotu, ale z tytułu kilku stosunków prawnych.

Koszty uzyskania przychodów a pełnienie obowiązków społecznych lub obywatelskich

Pełnienie obowiązków społecznych lub obywatelskich to wykonywanie obowiązków związanych z pełnieniem funkcji publicznych i państwowych. Z pełnieniem obowiązków społecznych mamy do czynienia wówczas, gdy dana osoba uczestniczy w pracy instytucji jako reprezentant pewnej społeczności, biorąc udział w rozwiązywaniu problemów tej społeczności np. jako wójt, sołtys, radny. Obowiązki obywatelskie to czynności związane ze sprawami państwowymi z pozycji obywatela.

W ramach tych obowiązków możemy wymienić m.in. działalność posłów i senatorów, radnych i innych przedstawicieli samorządu terytorialnego, składów komisji wyborczych powołanych do przeprowadzenia wyborów do Sejmu i Senatu, składów inspekcji Państwowej Komisji Wyborczej i inspekcji wojewódzkich komisarzy wyborczych powołanych do przeprowadzenia wyborów do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw, Trybunału Stanu, ławników sądów powszechnych.

Koszty uzyskania przychodu – PIT-37, PIT- 36

Koszty uzyskania przychodu - podstawowe, podwyższone, autorskie w wysokości 50%, czy też od umowy zlecenia wykazywane są w deklaracji rocznej PIT. W zależności od tego, jakie przychody uzyskujemy, wykazujemy je w:

w sekcji D na formularzu PIT-37, w przypadku podatników, których przychody są rozliczane przez płatników i wykazywane na PIT-11 (głównie pracownicy i zleceniobiorcy),
w sekcji E na formularzu PIT-36, gdy oprócz dochodów rozliczanych przez płatnika rozliczane są także dochody opodatkowane we własnym zakresie, np. najem prywatny czy działalność gospodarcza.