Jak powinna wyglądać współpraca z biurem rachunkowym? Dlaczego i kiedy powinno się je zmienić
Nie raz zdarza się, że przedsiębiorcy – bez względu na to, czy są nimi osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, czy duże spółki kapitałowe, powierzają prowadzenie ksiąg rachunkowych zewnętrznym biurom.
Czy jednak raz wybrany podmiot obsługujący naszą księgowość może zostać zmieniony? A jeśli może, to w jakich sytuacjach należy dokonać takiej zmiany i w jaki sposób ją zorganizować?
Przesłanki zmiany biura rachunkowego
Przede wszystkim zaakcentować mocno należy, iż mimo że biuro rachunkowe jest odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg rachunkowych, to w przypadku, gdy prowadzi je nierzetelnie, przed organami kontroli skarbowej odpowiada bezpośrednio przedsiębiorca. Dlatego też warto zatroszczyć się o to, by podmiot, któremu powierzamy tak odpowiedzialne zadanie, wykonywał je z największą starannością.
Dlatego w sytuacji, kiedy mamy podejrzenia, że nasze księgi nie są prowadzone w należyty sposób, powinniśmy niezwłocznie zweryfikować je, a w przypadku ich potwierdzenia dokonać zmiany biura rachunkowego.
Często nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych jest zauważone przez biegłego rewidenta, któremu powierzamy zbadanie sprawozdania finansowego. Ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby sam przedsiębiorca poprosił o wydrukowanie np. raportu dokonanych zakupów w miesiącu obrachunkowym i dokonał jego uzgodnienia z dokumentami źródłowymi. Nie jest to zadanie skomplikowane, choć – w zależności od wielkości firmy – może okazać się czasochłonne, jednak warto profilaktycznie (szczególnie, jeśli nie podlegamy obowiązkowi badania) przeprowadzić taką wewnętrzną kontrolę.
Jeśli bowiem okaże się, że występują istotne rozbieżności między stanem faktycznym a księgami, sankcje za to zostaną nałożone na przedsiębiorcę. Może on jednak w takim przypadku domagać się odszkodowania z ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej biura rachunkowego (do zawarcia którego jest zobligowany każdy podmiot prowadzący usługowo księgi). Właściciel biura rachunkowego może też odpowiadać karnie za nieprawidłowe wywiązywanie się ze swoich obowiązków.
Kiedy zmienić biuro rachunkowe?
Oczywiście, odpowiedź na to pytanie jest jednoznaczna: niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności, które wskazują na konieczność jego zmiany. Jednakże przedsiębiorca pod hasłem niezwłocznie powinien rozumieć nie tyle samo „natychmiast” czy już „już”, ale raczej „bez zbędnej zwłoki”, czyli po dobrze zorganizowanym procesie.
Najodpowiedniejszy moment to zakończenie okresu obrachunkowego (sprawozdawczego). Jeśli jednak mamy podejrzenia, co do prawidłowości zamkniętych rozliczeń, warto poddać je kontroli nowego biura rachunkowego lub zewnętrznego audytora. Pamiętajmy, że złożone deklaracje podatkowe możemy korygować nawet przez okres 5 lat i że samodzielne wykrycie błędu w już rozliczonym zobowiązaniu niesie za sobą zdecydowanie mniej bolesne konsekwencje niż ujawnione podczas kontroli skarbowej.
Jak wybrać nowe biuro rachunkowe?
Jeśli zdecydujemy się na zmianę dotychczasowego biura, nowy podmiot należy wybrać rozsądnie. O ile jeszcze w zeszłym roku każde biuro rachunkowe można było zweryfikować poprzez posiadanie odpowiedniego certyfikatu Ministra Finansów, o tyle od kilku miesięcy zasady usługowego prowadzenia ksiąg się zmieniły.
Usługowe prowadzenie ksiąg jest działalnością gospodarczą, którą może prowadzić każdy, kto:
- ma pełną zdolność do czynności prawnych,
- nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za inne przestępstwa oraz zawarł umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością.
Dobrze jednak, jeśli swoją wiarygodność biuro rachunkowe poprze członkostwem w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce, które jest profesjonalną organizacją zrzeszającą osoby ze środowiska księgowego. Przynależność do SKwP nie jest obligatoryjna, jednakże świadczy o kierowaniu się dobrą etyką zawodową.
Czynnikiem nie raz odgrywającym kluczową rolę w podejmowaniu decyzji jest cena danej usługi. Pamiętajmy jednak, że zróżnicowanie ceny niesie za sobą również zróżnicowanie, nie tylko jakości świadczonych usług, ale również zakresu ich stosowania.
Przed wyborem nowego biura rachunkowego warto zebrać oferty kilku podmiotów i poza porównaniem kosztu, dokonać zestawienia możliwych form komunikowania się z osobą prowadzącą nasze księgi (zwracajmy uwagę, czy będziemy mieli z nią możliwość kontaktu o dogodnej porze, czy udostępnia numer telefonu lub czy maile kierowane są bezpośrednio do niej). Zwrócić należy uwagę na ilość księgowanych dokumentów (czy jest wystarczająca dla skali naszej działalności), sposób i terminy dostarczania dokumentów do biura oraz częstotliwość i formy raportowania.
Ważne jest również, aby biuro informowało przedsiębiorcę o terminach i kwotach wymagalnych zobowiązań podatkowych lub innych – warto zwrócić uwagę, aby nie był to po prostu SMS, ale najlepiej wiadomość mailowa lub w innej formie pisemnej.
Odebranie dokumentów ze starego biura
Wyboru nowego biura rachunkowego powinniśmy dokonać przez zrezygnowaniem z usług biura dotychczasowego.
Po podpisaniu umowy z nowym biurem, należy dostarczyć mu wszystkie dokumenty związane z naszą rachunkowością, jakie w posiadaniu ma dotychczasowy podmiot. Odbiór takich dokumentów najlepiej potwierdzić obustronnie zaakceptowanym protokołem, w którym wyszczególnione zostaną wszystkie przekazywane dokumenty, tj. księgi, rejestry, przekazane umowy, faktury, wyciągi bankowe, ewidencje etc. Odbioru możemy dokonać osobiście, za pośrednictwem kuriera lub – po umocowaniu – poprzez nowo wybrane biuro.
Pamiętajmy, że stare biuro rachunkowe powinno w swojej dokumentacji zachować kopie wszystkich przekazywanych dokumentów, dlatego fakt ten nie powinien w nas wzbudzać zdziwienia.
Odwołanie pełnomocnictw
Ostatnią kwestią, o której musi pamiętać przedsiębiorca zmieniający biuro, jest odwołanie wszystkich dotychczas wydanych pełnomocnictw do składania deklaracji oraz wszelkich innych umocowań – nawet jeśli wcześniej zastrzegliśmy, że jest ono obowiązujące tylko w trakcie trwania umowy o prowadzenie ksiąg.
Jeśli jesteśmy wprowadzeni do CEIDG lub KRS, należy pamiętać o zgłoszeniu zmiany biura rachunkowego (można to zrobić osobiście lub za pośrednictwem nowego biura).
Sławomir Ekman
24IVALUE
