Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej - kiedy przysługuje?

2024-05-16

20 maja 2024 r. mija termin na rozliczenie rocznej składki zdrowotnej! Warto o tym pamiętać, ponieważ w przypadku nadpłaty przysługuje zwrot. W jakim terminie należy wysłać wniosek do ZUS, aby uzyskać zwrot nadpłaconej składki?

Płatnicy rozliczający podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, podatku liniowym lub skali podatkowej, są zobligowani do dokonania rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. Przedsiębiorcy, którzy przez cały rok płacili sumiennie składki zdrowotne wyliczane przez księgowe czy biura rachunkowe często zastanawiają się skąd wynikają nadpłaty bądź dopłaty składki zdrowotnej. Z rocznego rozliczenia nie zawsze wyniknie taka sama kwota składki zdrowotnej, jaka była płacona co miesiąc – może się okazać, że wpłacone sumy były za niskie lub za wysokie. Z czego to wynika? Wyjaśniamy w artykule.

Z czego wynika nadpłata składki zdrowotnej?

Jeżeli w rocznym rozliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne okazuje się, że płatnik wpłacił wyższą kwotę należnych składek niż ustalona, przysługuje mu zwrot nadpłaty. Najczęściej do nadpłaty składki dochodzi w dwóch sytuacjach:

• u przedsiębiorców, którzy płacili składkę zdrowotną, a mieli stratę. Za każdy miesiąc musieli oni zapłacić przynajmniej minimalną składkę zdrowotną. W rozliczeniu rocznym okazuje się, że te składki były nadpłacone i mogą być zwrócone przedsiębiorcy.

• zwrot składki mogą otrzymać też przedsiębiorcy, którzy w 2023 roku prowadzili działalność opodatkowaną na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego i mieli przychody niższe niż w poprzednim roku. W przypadku, gdy w 2023 przychód za cały rok znalazł się w niższym przedziale przychodów to za wszystkie nadpłacone miesiące przedsiębiorca otrzyma zwrot.

Jak uzyskać zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej za 2023 rok

Wniosek należy wysłać do ZUS przez PUE – najpóźniej do 3 czerwca 2024 r. Od 1 stycznia 2023 r. każdy, kto jest płatnikiem składek, ma ustawowy obowiązek posiadania profilu na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Profil PUE można założyć przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego, profilu zaufanego ePUAP albo osobiście w najbliższej placówce ZUS.

Po zalogowaniu do PUE ZUS, w katalogu usług należy wybrać "Złożenie dokumentu ZUS-RZS-P Wniosek płatnika składek o zwrot nienależnie opłaconych składek". Wniosek będzie dostępny w widoku Dokumenty i wiadomości, w sekcji Dokumenty robocze. Uzupełniamy dane w formularzu elektronicznym, m.in. trzeba wskazać numer rachunku bankowego, na który ma być przekazany zwrot i składamy dyspozycję sposobu odbioru informacji. Domyślnie zaznaczona jest opcja odbioru informacji w formie elektronicznej poprzez portal PUE. Można także wybrać odpowiedź w formie papierowej, z odbiorem osobistym bądź przez pełnomocnika w placówce ZUS albo pocztą tradycyjną.

Podpisujemy wniosek za pomocą certyfikatu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP i wysyłamy wniosek elektronicznie.

Płatnik składek otrzyma zwrot nadpłaty składki na wskazany we wniosku rachunek bankowy najpóźniej do 1 sierpnia 2024 r. Jeżeli płatnik składek nie złoży wniosku o zwrot nadpłaty, przy braku zaległości z tytułu składek lub nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych, kwota nadpłaty zostanie przez ZUS rozliczona na koncie płatnika składek do końca roku, w którym upływa termin na złożenie rocznego zeznania podatkowego.

Zwrot nadpłaty składek - warunki

Zakład Ubezpieczeń Społecznych dokona zwrotu nadpłaty, gdy zostaną spełnione dwa warunki:

• na koncie płatnika nie będzie zaległości (m. in. zaległości z tytułu składek lub nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych, do których zwrotu został zobowiązany płatnik składek);

• zostanie złożony wniosek o zwrot nadpłaty w odpowiednim terminie - 3 czerwca 2024 roku.

Jeżeli na koncie płatnika wystąpią zaległości, to kwota nadpłaty w pierwszej kolejności zostanie zaliczona na ich pokrycie, a pozostała jej wartość będzie podlegała zwrotowi na rachunek bankowy przedsiębiorcy. Natomiast gdy nie spełniono drugiego warunku, czyli nie złożono w odpowiednim terminie wniosku o zwrot przy jednoczesnym braku zaległości, wówczas ZUS rozliczy nadpłatę na koncie płatnika najpóźniej do końca tego roku.

ZUS zawnioskowane nadpłaty (o ile dopełnione będą warunki) zwróci przedsiębiorcom do 1 sierpnia 2024 roku.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej w ZUS DRA i RCA za kwiecień

Roczne rozliczenie należy wykazać w dokumencie rozliczeniowym za kwiecień 2024 r.: ZUS DRA w przypadku osoby prowadzącej działalność jednoosobową lub RCA w przypadku osoby opłacające składki za siebie oraz za inne osoby (np. zatrudnionych pracowników, zleceniobiorców. Płatnicy mają na to czas maksymalnie do 20 maja 2024r. Tego dnia upływa także termin na opłacenie należnych składek za kwiecień wraz z ewentualną dopłatą składki zdrowotnej, jeśli taką wykaże roczne rozliczenie.

Zdarza się, że wyliczenie rocznej składki zdrowotnej bywa problematyczne dla płatników. Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnił kalkulator służący obliczaniu rocznej podstawy wymiaru i składki na ubezpieczenie zdrowotne. 

Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej - jak ująć w KPiR?

W rozliczeniu rocznym składki zdrowotnej przedsiębiorca może wykazać zarówno niedopłatę, jak i nadpłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne. W razie otrzymania nadpłaty składki zdrowotnej zgodnie z art. 45 ust. 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Jeżeli podatnik, obliczając podatek należny, dokonał odliczeń od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub podatku, a następnie otrzymał zwrot odliczonych kwot (w całości lub w części), w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym otrzymał ten zwrot, dolicza odpowiednio kwoty poprzednio odliczone.

Obowiązujące przepisy odnoszą się tylko do otrzymania przez podatnika zwrotu składek, które odliczane były od dochodu. Przedsiębiorca musi otrzymaną kwotę nadpłaty doliczyć do dochodu w zeznaniu podatkowym składanym za rok, w którym otrzymał ten zwrot.

Składka zdrowotna może być kosztem podatkowym w przypadku podatników, którzy jako formę opodatkowania wybrali podatek liniowy. Jeżeli korekta kosztu uzyskania przychodów nie jest spowodowana błędem rachunkowym, korekty dokonuje się bez opóźnienia.

W przypadku, gdy przedsiębiorca zapłaconą składkę zdrowotną wykazywał w PKPiR, czyli składka była zaliczana do kosztów uzyskania przychodów, zwrot nadpłaty składki zdrowotnej należy zewidencjonować jako korektę kosztów w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” PKPiR w momencie jego otrzymania.

Dopłaty do składki zdrowotnej

Dopłaty do składki zdrowotnej wystąpią w sytuacji, kiedy płatnik prowadził działalność opodatkowaną na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego i przekroczył próg przychodów w 2023 roku. Tu dopłata składki zdrowotnej może wynieść nawet parę tysięcy złotych w rozliczeniu rocznym. Wynika to z tego, że składka zdrowotna ryczałtowców nie jest stała jak w przypadku skali podatkowej lub podatku liniowego. Zależna jest od wysokości przychodu, różni się dla przedziałów do 60.000 tysięcy zł, do 300.000 zł i powyżej 300.000 zł. Przekroczenie pierwszego i drugiego progu przychodowego w trakcie roku wiąże się z koniecznością dopłaty.

Inną sytuacją kiedy może wystąpić dopłata, to kiedy przedsiębiorca w 2023 roku zawiesił działalność gospodarczą raz lub więcej razy. Musi wówczas dopłacić składkę zdrowotną za dochód osiągnięty w miesiącach poprzedzających zawieszenie. Dochód ten bowiem nie został uwzględniony w żadnej składce miesięcznej, według przepisów stanowi podstawę składki dopiero w rozliczeniu rocznym.

W razie dopłaty, należy uiścić ją w terminie płatności ZUS DRA za kwiecień.

W rocznych rozliczeniach składki zdrowotnej mogą pojawić się także groszowe dopłaty albo zwroty. Występują one najczęściej u osób rozliczających dochód ryczałtowo. Różnica wynika z zaokrągleń składek w algorytmie zastosowanym przez ZUS.

Jak sprawdzić czy mam nadpłatę lub dopłatę?

Po przyjęciu i przetworzeniu przez ZUS korygujących kompletów rozliczeniowych, płatnik składek może sprawdzić aktualny stan rozliczeń konta na PUE ZUS w „Profilu płatnika”, w zakładce „Salda bieżące”.

Więcej na temat rozliczenia składki zdrowotnej przeczytasz tutaj!