Jak wykazać wynagrodzenia w KPiR?
Uwzględnienie wynagrodzeń w księdze przychodów i rozchodów firmy wymaga posiadania dokumentu świadczącego o rzeczywistej wypłacie, np. list płac, poświadczeń podpisanych przez pracownika, itp.
Przepisy regulujące zasady prowadzenia KPiR obligują pracodawców wypłacających świadczenia zaliczane do przychodów ze stosunku pracy do prowadzenia imiennych kart przychodów pracownika. W praktyce wystarczy prowadzenie odpowiednio dostosowanej listy płac, która posiada podstawowe informacje wymagane w karcie: imię i nazwisko pracownika, jego NIP, PESEL, miesiąc, w którym nastąpiła wypłata, sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze), koszty uzyskania przychodu, składkę na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe), podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu, razem dochód narastająco od początku roku, kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy obliczonej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, składkę na powszechne ubezpieczenie zdrowotne, należną zaliczkę na podatek dochodowy, datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy naczelnik urzędu skarbowego.
Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, umowy o dzieło lub umowy zlecenie księguje się w kolumnie 12 księgi przychodów i rozchodów. Miejsce to dotyczy wpłat w gotówce lub w naturze. W kolumnie 12 księgi ewidencjonuje się więc wynagrodzenia brutto łącznie ze składkami ZUS finansowanymi przez pracowników i zaliczkami na podatek, wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze).
W kolumnie 13 księgi [pozostałe wydatki] przychodów i rozchodów księguje się koszty składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę oraz składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Umowy zlecenie, umowy o dzieło
Wynagrodzenia w kwocie brutto księguje się w kolumnie 12 jako koszty podatkowe w momencie dokonania ich wypłaty lub pozostawienia do dyspozycji zatrudnionej osoby. Nie działa tu zasada konieczności księgowania w miesiącu, za który należy się wypłata – księguje się zgodnie z datą wystawienia dokumentu potwierdzającego wypłatę.
Konieczność uiszczenia opłaty składki ZUS w części finansowanej przez płatnika składek (zleceniodawcę) zaliczamy do kosztów w momencie ich wpłaty do ZUS. W rzeczywistości opłata składki przypada na miesiąc następny w stosunku do miesiąca przekazania wynagrodzenia (wg zasady terminu wpłat do 15 dnia miesiąca następnego).
Przykłady:
Firma zatrudnia grafika na podstawie umowy o dzieło – jego zadaniem jest dbanie o identyfikację wizualną akcji promocyjnych. Wynagrodzenie miesięczne tego pracownika wynosi 1.300 zł brutto i wypłaca się je najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca. Grafik przyjmuje wynagrodzenie w formie przelewu na jego rachunek bankowy. Umowa o dzieło nie podlega składkom ZUS. Pracodawca ma obowiązek odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy. Kwota brutto wynagrodzenia grafika (1.300 zł) będzie ewidencjonowana na podstawie potwierdzenia przelewu, świadczącego o rzeczywistym przekazaniu wynagrodzenia na konto pracownika.
Firma korzysta z usług copywritera, który wykonuje swoje obowiązki w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Usługę dokumentuje na koniec miesiąca fakturą VAT. Przedsiębiorca ujmuje ją w KPiR w kolumnie 13 [pozostałe wydatki], ewidencjonując według daty wystawienia faktury. Nie ma obowiązku pobierania zaliczki na podatek do zapłaty dokonywanej za fakturę. Ważne, aby uwzględnić w podpisywanej umowie, że zatrudniany copywriter świadczy usługi w ramach własnej działalności gospodarczej.
Umowa o pracę
Ewidencja kosztów należności przekazanych pracownikom do końca miesiąca, za który przysługują, zapisywana jest pod datą faktycznej ich wypłaty. Warunkiem jest, aby uiścić składkę ZUS w części finansowanej przez pracodawcę do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym była wypłata. Jeżeli składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę nie zostaną opłacone w terminie ustawowym, to zaliczamy je do kosztów w dacie ich faktycznej wpłaty.
Wypłata należności do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który przysługuje wynagrodzenie daje pracodawcy możliwość zaliczenia jej do kosztów w miesiącu, za który są wypłacane. Warunkiem jest ich terminowa wypłata, według zasad regulowanych prawem pracy lub umową o pracę. Dotyczy to również zasiłków pieniężnych z ubezpieczeń społecznych wypłacanych przez zakład pracy.
Przykłady:
Wynagrodzenie za lipiec zostało wypłacone pracownikom 31 lipca. Pracodawca ewidencjonuje je w KPiR w kolumnie 12 pod faktyczną datą wypłaty – 31 lipca. Wypłaty za okres sierpnia zostały przelane na konta pracowników 1 września. W tej dacie przedsiębiorca księguje je w KPiR, w kolumnie 12.
Składki ZUS za wynagrodzenie czerwcowe [wypłacone 30 czerwca] zostały przelane 19 lipca, czyli ewidentnie po terminie, który nakazuje ustawa. Przedsiębiorca księguje wynagrodzenie z datą 30 czerwca w kolumnie 12, natomiast składki na ubezpieczenia pracowników, finansowane przez firmę, ujmuje w kolumnie 13, ale w dacie ich rzeczywistej wpłaty, czyli 19 lipca.
