Jak numerować dokumenty w PKPiR?
Podatkowa księga przychodów i rozchodów musi być zrozumiała nie tylko dla właściciela firmy, lecz także dla urzędników. Dlatego bardzo ważne jest właściwe numerowanie dokumentów w księdze.
Wszelkie dowody wewnętrzne oraz faktury zaksięgowane w księdze powinny mieć przypisany swój, niepowtarzający się, numer porządkowy, który będzie taki sam na dokumencie i w księdze.
Zapisy przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów lub usług powinny być udokumentowane fakturą lub dowodem wewnętrznym, który sporządza się raz dziennie pod koniec dnia lub też na początku dnia następnego, jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży.
W przypadku, gdy podatnik jednego dnia wystawia wiele faktur, może zapisywać w księdze kwotę będącą sumą całej sprzedaży. Trzeba wtedy wykonać zestawienie sprzedaży, aby możliwy był dostęp do danych na temat poszczególnych operacji. Zestawienie sprzedaży powinno zawierać takie dane, jak: data, kolejny numer zestawienia, numery od-do faktur objętych zestawieniem, suma zbiorcza tych faktur oraz podpis osoby dokonującej zestawienia.
Przedsiębiorcy, którzy dokonują ewidencji za pomocą kas rejestrujących, są zobowiązani do wykonywania raportu miesięcznego i ujmowania w księdze danych z niego wynikających. Takie zestawienie powinno zawierać: numer kolejny wpisu, numer unikatowy pamięci kasy fiskalnej, numery i daty kolejnych raportów dobowych, wynikającą z raportów łączną kwotę należności pomniejszoną o łączną kwotę podatku i skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów (które powinny być wyszczególnione w odrębnej ewidencji).
Gdy księga przychodów i rozchodów jest prowadzona przez biuro rachunkowe, wpisów można dokonywać raz na miesiąc. Należy wtedy umieszczać je w porządku chronologicznym na podstawie przekazanych przez podatnika dowodów oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji. Podatnik powinien przekazywać dane niezbędne do rozliczenia najpóźniej do dnia 20. każdego miesiąca po miesiącu rozliczanym.
