Co to jest certyfikat rezydencji i komu jest potrzebny?
Certyfikat rezydencji potwierdza, że jednostka jest rezydentem państwa, które certyfikat wydało, a więc posiada miejsce zamieszkania bądź siedzibę na jego terenie. Dotyczy to zarówno osób fizycznych, prawnych, jak i jednostek, które nie posiadają osobowości prawnej.
Fakt bycia rezydentem nakłada na jednostkę obowiązek pełnego opodatkowania i pozwala uniknąć opodatkowania podwójnego.
W przepisach nie ma jednoznacznych wskazówek na temat formy, jaką powinien mieć certyfikat rezydencji, jednak sugerują one, co powinno się znaleźć w dokumencie, aby mógł on zostać za taki certyfikat uznany. Po pierwsze, musi zostać wydany przez właściwy organ administracji podatkowej. Certyfikatem rezydencji nie może być więc potwierdzenie z rejestru przedsiębiorców, np. zaświadczenie o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej. Dokument musi zawierać dokładny adres zamieszkania lub siedziby podatnika dla celów podatkowych, a więc właśnie miejsce rezydencji. Ponadto certyfikat musi być opatrzony datą wydania albo datą, na którą potwierdza się fakt rezydencji. Dokument może, ale nie musi, zawierać cel wydania czy powołanie na umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Zdania na temat terminu ważności certyfikatu są podzielone. Niektóre urzędy skarbowe stoją na stanowisku, że aktualizacja certyfikatu powinna odbywać się co rok. W innych przypadkach orzeka się, że certyfikat jest ważny tak długo, aż nie ulegnie zmianie stan, który jest przez niego potwierdzany. Warto pamiętać, że certyfikat rezydencji służy przede wszystkim płatnikowi i to on, dla własnego interesu, powinien ustalić, czy certyfikat kontrahenta można uznać za ważny. To płatnik bowiem będzie zobowiązany do udowodnienia, że mógł skorzystać z prawa zastosowania umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Uznanie ważności certyfikatu rezydencji opiera się więc w dużej mierze na zaufaniu, że przedstawiony przez kontrahentów stan jest stanem faktycznym. Jeśli płatnik ma jakiekolwiek wątpliwości, ma prawo wnosić o przekazanie certyfikatu z aktualną datą tak często, jak jest to konieczne. Uznaje się bowiem, że tego typu dokumenty potwierdzają istnienie stanu, o którym w nich mowa, jedynie na chwilę bieżącą i na okres wstecz, który był potrzebny do załatwienia wszelkich formalności związanych z jego wydaniem.
Można też uznać, że stan ten będzie istniał jeszcze przez jakiś czas w przyszłości, w przeciwnym razie niemożliwe byłoby posiadanie ważnego certyfikatu w momencie wpłaty podatku, ponieważ żaden organ podatkowy nie wydaje takiego dokumentu od ręki. Co ważne, płatnik nie musi posiadać oryginału certyfikatów swoich kontrahentów, wystarczy, że będą to potwierdzone notarialnie kopie.
Ordynacja Podatkowa reguluje zasady wydawania certyfikatów rezydencji w Polsce. W innych krajach odnoszą się do tego wewnętrzne przepisy – nie jest bowiem możliwe ujednolicenie tych zasad we wszystkich krajach.
Certyfikat rezydencji jest wydawany na wniosek podatnika. Nie istnieje żaden wzór takiego wniosku, ale muszą się w nim znaleźć informacje niezbędne, aby podatnika zidentyfikować , zwłaszcza numer NIP, data, na którą certyfikat ma zostać wydany, oraz powołanie na konkretną umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, która ma być podstawą do wydania certyfikatu. Certyfikat rezydencji w naszym kraju jest wydawany na dwóch rodzajach druków – CFR-1 dla osób prawnych oraz CFR-2 dla osób fizycznych. Znacząco różny jest czas oczekiwania na wydanie certyfikatu. W przypadku CFR-1 wynosi on maksymalnie 7 dni, a w przypadku CFR-2 aż 2 miesiące. Jednakowa jest opłata za złożenie wniosku – w obu przypadkach wynosi ona 17 zł.
