Praca zdalna – zwrot kosztów okiem pracownika i pracodawcy. Pytania i odpowiedzi!

2020-09-29

Tarcza 4.0. daje pracodawcom prawo wydania pracownikom polecenia pracy zdalnej. Wiele firm decyduje się skorzystać z tej możliwości. W tym momencie pojawiają się pewne wątpliwości. Czy pracownik ma prawo otrzymać zwrot kosztów na skutek pracy zdalnej? Jakie koszty uzyskania przychodu może odliczyć pracodawca? Sprawdć, co musisz wiedzieć na ten temat!

Spis treści:

• Praca zdalna – zwrot kosztów. Co musi wiedzieć pracodawca, a co pracownik?
• Pytania i odpowiedzi: Praca zdalna – zwrot kosztów.
• Praca zdalna – poznaj swoje prawa!
• Podsumowanie: praca zdalna – zwrot kosztów

Praca zdalna – zwrot kosztów. Co musi wiedzieć pracodawca, a co pracownik?

Wystąpienie COVID-19 i nowe restrykcje wprowadzone w związku z pandemią wpłynęły na życie niemal każdego. Ustawa Antykryzysowa oraz kolejne jej wersje narzuca pracownikom i pracodawcom pewne ograniczenia, prawa i dodatkowe obowiązki. Jednym z nich jest praca zdalna. Najważniejsze informacje na ten temat znajdziesz w ustawie z dnia 19 czerwca 2020 roku tzw. Tarczy 4.0 (Dz.U. 2020 poz. 1086). Czego możesz się z niej dowiedzieć? Kiedy pracodawca może zlecić wykonywanie pracy zdalnej?

Szczegółowe zasady dotyczące pracy zdalnej reguluje art. 77. pkt 1. Pracodawca ma prawo polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej. Jest to możliwe po spełnieniu kilku prostych warunków.

• Po pierwsze pracownik musi mieć odpowiednie ku temu umiejętności i możliwości techniczne.
• Następnie musi mieć również odpowiednie warunki lokalowe do wykonywania pracy zdalnej.
• Po trzecie przejście na home office umożliwia mu rodzaj wykonywanej pracy.

Warto zwrócić uwagę, że pracownik może zgłosić pracodawcy brak odpowiednich warunków do wykonywania pracy zdalnej w domu. W takiej sytuacji pracodawca powinien zapewnić mu inne miejsce.

Ustawodawca podaje również przykłady, kiedy pracodawca może polecić pracę zdalną. Dotyczy to w szczególności:

• wykorzystywania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, czyli poczta elektroniczna, telefon, programy do wideorozmów,
• wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

W tym miejscu może pojawić się kolejne pytanie. Na czym ma pracować osoba wykonująca obowiązki zdalnie? Do obowiązków pracodawcy należy zapewnienie odpowiednich narzędzi, materiałów oraz obsługi logistycznej. Pojawia się jednak furtka, którą wybiera wiele firm. Jeżeli pracownik ma taką możliwość, może używać swoich prywatnych narzędzi i materiałów. Warunkiem w tym przypadku jest zachowanie ochrony informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych. Dotyczy to między innymi: danych osobowych lub tajemnic przedsiębiorstwa.

Konsekwencją takiego zapisu jest przeniesienie części kosztów z pracodawcy na pracownika. Każdy sprzęt się zużywa, a rachunki za prąd rosną. Tarcza 4.0. nie reguluje jednak wprost, jakie w tym zakresie obowiązki ma pracodawca, a jakie prawa ma pracownik, którego obowiązuje praca zdalna. Zwrot kosztów wydaje się rozsądnym rozwiązaniem. Nie znalazło się ono jednak w ustawie. Jednocześnie należy podkreślić, że pracodawca może wypłacić pracownikom odpowiedni ekwiwalent! Wszystko zależy od ustaleń między pracownikiem a pracodawcą.

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wypłacenie ekwiwalentu z tytułu poniesionych kosztów pracy zdalnej, może posiłkować się regulacjami dotyczącymi telepracy. Dzięki temu łatwiej będzie zrozumieć obowiązujące przepisy. Jednocześnie warto podkreślić, że nie należy traktować synonimicznie tych dwóch sposobów świadczenia pracy!

Rozwiązaniem, które umożliwia zwrot kosztów poniesionych przez pracownika bez konsekwencji podatkowych, jest ekwiwalent. Podlega on zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 pkt 13. Pracodawca może wypłacić taką rekompensatę pieniężną po spełnieniu następujących warunków:

• pozostawanie z pracownikiem w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy,
• ekwiwalent musi być adekwatny do rzeczywistych kosztów poniesionych przez pracownika,
• poniesione koszty muszą być odpowiednio uzasadnione i udokumentowane,
• dotyczy materiałów, narzędzi i sprzętów, które są własnością pracownika.

Pytania i odpowiedzi: Praca zdalna – zwrot kosztów.

Pytanie: 1. Czy mogę od mojego pracodawcy ubiegać się o zwrot za prąd? Praca zdalna trwa już od pół roku a o powrocie do biura na razie nic nie słychać. Przez to ponoszę większe koszty za prąd niż normalnie, a także musiałem zwiększyć transfer internetu. Czy ustawodawca przewidział takie rozwiązanie?

Odpowiedź: Tarcza 4.0. nie przewiduje obowiązku zwrotu kosztów za prąd lub internet podczas wykonywania pracy zdalnie. Pracodawca ma jednak możliwość wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego z tytułu używania przez pracownika własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu. Co w takim razie znajduje się w grupie przedmiotów objętych świadczeniem? Aby rozwiać wszelkie wątpliwości, warto posłużyć się przepisami zawartymi w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141).

Zgodnie z art. 67¹¹ . § 1. pkt 3. tej ustawy, pracodawca ma obowiązek pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu. Przepisy obejmują więc opłaty związane z dostępem do internetu i zwrot za prąd. Praca zdalna nie mieści się jednak w ramach telepracy. Wynika to z pojawienia się nowych regulacji, które wprowadzają odrębne zasady dotyczące home office. Dlatego też pracownik nie może zażądać od pracodawcy zwrotu kosztów eksploatacji sprzętu i zarzucić mu, że nie dopełnił swoich obowiązków.

Aby uniknąć nieporozumień, warto ustalić z pracodawcą zasady świadczenia pracy zdalnie. Prawo umożliwia firmie wypłacenie odpowiedniego ekwiwalentu. Problem pojawia się, kiedy przychodzi do obliczenia wysokości takiego świadczenia. W tym przypadku warto odwołać się po raz kolejny do przepisów dotyczących telepracy. Zgodnie z art. 67¹¹ . § 3.  Kodeksu pracy, należy wziąć pod uwagę:

• Normy zużycia sprzętu,
• Udokumentowane ceny rynkowe,
• Ilość materiału zużytego na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Pamiętaj! Praca zdalna nie jest telepracą! Ekwiwalent będzie natomiast dobrą praktyką, a nie obowiązkiem pracodawcy. Tak prezentuje się w świetle prawa kwestia: praca zdalna – zwrot kosztów.

Pytanie 2. Od kilku miesięcy moich pracowników obowiązuje praca zdalna. Jakie koszty uzyskania przychodu mogę odliczyć w zeznaniu podatkowym?

Odpowiedź: Jak w świetle prawa należy rozumieć zależność: praca zdalna a koszty uzyskania przychodu? Na początku należy zdefiniować, czym są wspomniane koszty. Najważniejsze informacje dotyczące tej kwestii znajdziesz w ustawie z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350).

Zgodnie z art. 22 ust.1, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Oznacza to, że jeżeli pracodawca zdecyduje się na zakup dla pracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy, może uznać go za koszt uzyskania przychodów. W takiej sytuacji należy rozliczyć je na zasadach ogólnych.

Wśród sprzętów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej można wymienić między innymi:

• Laptop,
• Drukarkę i tusz lub toner,
• Telefon służbowy,
• Mikrofon,
• Akcesoria niezbędne do realizacji obowiązków.

Praca zdalna – rozliczenie kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych: jeżeli kupiłeś dla swojego pracownika sprzęt spełniający kryteria środka trwałego, może powstać obowiązek amortyzacji. Dotyczy to jednak wyłącznie środków trwałych, których wartość początkowa przekracza 10 000 zł. W innym przypadku masz prawo do wyboru jednorazowego odliczenia wydatku jako kosztów uzyskania przychodu lub odpisów amortyzacyjnych. Jeżeli zdecydowałeś się na leasing sprzętu niezbędnego pracownikowi, opłaty związane z wynajmem będą kosztem podatkowym.

Część pracodawców decyduje się jednak na wypłacenie pracownikom ekwiwalentu za korzystanie ze sprzętu prywatnego. Taki wydatek również zalicza się do kosztów pracowniczych. Należy jednak zwrócić uwagę, że w rozumieniu ustawy o PIT jest to przychód z tytułu umowy o pracę. Jeżeli taka rekompensata pieniężna obejmuje zwrot kosztów za używanie sprzętu własnego, podlega zwolnieniu przedmiotowym z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT.

Wątpliwości pojawiają się w przypadku zapewnienia łącza internetowego lub rekompensaty za większe zużycie mediów. Nie spełniają one warunków sprzętu prywatnego. Na tej podstawie można wnioskować, że pracodawca musi obliczyć i pobrać od takiego ekwiwalentu zaliczkę na podatek dochodowy.

Pytanie 3. Od maja pracuję zdalnie za granicą. Podatki zawsze odprowadzam w Polsce, ponieważ jestem zatrudniony w polskiej firmie, a jedynie mieszkam u mojej mamy, która do Anglii przeprowadziła się kilka lat temu. Jednak ostatnio usłyszałem, że podatki należy odprowadzać tam, skąd fizycznie się pracuje. Czy to prawda?

Odpowiedź: Nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na to pytania. Sytuacja każdego pracownika może być inna. Dlatego należy ją traktować indywidualnie. Warto jednak zwrócić uwagę na podstawowe czynniki, które mogą wpłynąć na zmianę miejsca odprowadzania podatków. Pierwszy z nich to kraj rezydencji podatkowej.

Praca zdalna za granicą – podatki w Polsce? Co mówi na ten temat polskie prawo? Zgodnie z art. 3. ust. 1. ustawy o PIT, Polska będzie krajem rezydencji podatkowej dla osób spełniających jeden z następujących warunków:

• Posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych – na przykład rodzinę, pracę,
• Przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Jeżeli spełniasz jeden z tych warunków, masz obowiązek odprowadzać podatek w Polsce.

Drugi czynnik, jaki należy wziąć pod uwagę, to umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania. Jest to dokument określające szczegółowe warunki współpracy Polski z innymi krajami w zakresie podatków.

Trzeci czynnik dotyczy lokalizacji firmy. Osoby pracujące w polskich firmach mogą być pewne, że pracodawca oblicza, pobiera i wpłaca zaliczki na PIT do właściwego urzędu skarbowego.  Jeżeli pracodawca ma siedzibę na terytorium innego państwa, wówczas na pracowniku spoczywa obowiązek uregulowaniu zaliczek na podatek.

Oznacza to, że jako osoba:

• pracująca zdalnie za granicą,
• zatrudniona w polskiej firmie,
• przebywająca w Polsce do maja,

masz obowiązek rozliczać się z podatku w Polsce. Bez wątpienia jest to twój kraj rezydencji podatkowej.

Praca zdalna – poznaj swoje prawa!

Problemy sygnalizowane przez czytelników wynikają najczęściej z braku odpowiednich regulacji prawnych. Tarcza 4.0. daje pracodawcy prawo do polecenia wykonywania pracy zdalnie, a na pracownika nakłada szereg obowiązków. Ustawodawca nie uwzględnił jednak kwestii związanych z zasadami rozliczeń kosztów uzyskania podatków, rozliczenia deklaracji podatkowych czy też zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika.

Jeżeli pracodawca zlecił Ci wykonywanie pracy zdalnej, powinieneś porozmawiać z nim na temat warunków. Masz prawo wymagać od niego zapewnienia niezbędnego sprzętu, materiałów lub narzędzi. Pracodawca musi zagwarantować warunki pracy zgodne z zasadami BHP. Należy zwrócić uwagę, że Tarcza 4.0. nie reguluje zasad związanych ze zwrotem kosztów poniesionych przez pracownika. Tę kwestię należy poruszyć w rozmowie z pracodawcą i ustalić warunki indywidualnie. Pracodawca ma możliwość wypłacenia ekwiwalentu z tytułu użytkowania sprzętu własnego w celach zawodowych.

Pamiętaj! Jeśli tymczasowo wyjechałeś za granicę i pracujesz zdalnie w polskiej firmie z innego kraju, nadal masz obowiązek opłacać podatki w Polsce. Szczegółowe zasady należy jednak analizować pod kątem indywidualnej sytuacji.

W treści powyższego artykułu znajdują się odwołania do treści aż do trzech ustaw. Jeżeli Tarcza 4.0. ujęłaby pracę zdalną w należyty i wyczerpujący sposób, każdy dotarłby bez problemu do potrzebnych informacji. Rozumiemy, jakim wyzwaniem jest manewrowanie pomiędzy przepisami obowiązującymi w polskim prawie. Jeżeli potrzebujesz pomocy lub chcesz rozwiać swoje wątpliwości, pobierz program Podatnik.info i skorzystaj z porad ekspertów!

Podsumowanie: praca zdalna – zwrot kosztów

Co warto wiedzieć na temat pracy zdalnej i zwrotu poniesionych kosztów?

• Pracodawca ma prawo polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnie. Taką możliwość daje mu Tarcza 4.0.
• Tarcza 4.0. nie uwzględnia jednak żadnych informacji na temat rozliczenia kosztów poniesionych przez pracownika.
• Pracodawca ma obowiązek zapewnić swojemu pracownikowi odpowiednie warunki pracy. Dlatego też musi dostarczyć mu niezbędny sprzęt, narzędzia i materiały.
• Tarcza 4.0. zezwala jednocześnie na używanie przez pracownika sprzętu własnego.
• Szczegółowe warunki zwrotu kosztów należy ustalać indywidualnie z pracodawcą. Ma on prawo do wypłacenia ekwiwalentu za korzystanie z własnego sprzętu w celach służbowych.
• Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu: zakup sprzętu, narzędzi i materiałów dla pracowników, leasing sprzętu komputerowego, wypłatę ekwiwalentu dla pracownika za koszty związane z używaniem własnego sprzętu,
• Miejsce, w którym należy odprowadzać podatki, zależy od kraju rezydencji podatkowej! Decyduje o nim miejsce zamieszkania.
• Jeżeli posiadasz w Polsce dom, pracę, rodzinę lub przebywasz na jej terytorium co najmniej 183 dni w roku podatkowym, jest to Twój kraj rezydencji podatkowej. Szczegółowe zasady należy jednak rozpatrywać indywidualnie!