Data zaksięgowania zakupu towarów w księdze przychodów i rozchodów
Księgowanie zakupu towarów w PKPiR jest proste, kiedy data zakupu jest taka sama jak data otrzymania faktury. Komplikacje pojawiają się w przypadku ich rozbieżności...
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ustala, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Rozporządzenie stosuje się z zastrzeżeniem do §30 tego dokumentu, który mówi, że w przypadku zlecenia obsługi księgowej do biura rachunkowego zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji lub danych wynikających z zestawienia przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Księgowanie nie jest kłopotliwe, kiedy data wystawienia faktury i data otrzymania towaru są zbieżne. W takim przypadku zakup wprowadza się do PKPiR zgodnie z danymi na fakturze. Nie można zapomnieć jednak, że otrzymanie materiałów i towarów handlowych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła.
Jednak w przypadku rozbieżności między datą wystawienia faktury, a datą przyjęcia towaru sytuacja znacznie się komplikuje. Przedsiębiorcy stają przed pytaniem, czy księgować w dacie otrzymania faktury czy może w dacie dostawy towaru?
Poniżej zaprezentowane są trzy ostatnie interpretacje tego problemu:
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach:
Wnioskodawca nabywa towary handlowe (...). Fakturę za zakupiony towar handlowy Wnioskodawca otrzymuje w terminie wcześniejszym niż towar.
Zapisu dotyczącego poniesienia wydatków, stanowiących koszty uzyskania przychodów, należy dokonać w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dacie ich poniesienia, tj. w dniu wystawienia faktur (art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), o ile Wnioskodawca dysponował już wtedy tymi fakturami. Jak bowiem wskazano, zapisów dotyczących wydatków (kosztów) dokonuje się na podstawie dowodów, o których mowa w § 12-16 ww. rozporządzenia, tj. w szczególności faktur VAT (§ 26 tego rozporządzenia).
Jeżeli jednak, faktury dokumentujące dokonanie zakupu towarów handlowych zostały Wnioskodawcy dostarczone w terminie późniejszym np. niż data wystawienia faktury, wówczas stwierdzić należy, iż w świetle art. 22 ust. 4 i 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wydatki poniesione na zakup tych towarów handlowych stanowią koszt uzyskania przychodu prowadzonej przez Wnioskodawcę pozarolniczej działalności gospodarczej w tym okresie rozliczeniowym, w którym faktury te zostały wystawione. Zapisu dotyczącego poniesienia tych wydatków, należy dokonać zatem w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów w oparciu o otrzymane faktury - w dniu ich otrzymania. Przy czym w kolumnie 2 księgi, wpisać należy daty zdarzenia gospodarczego, tj. wystawienia faktur, gdyż to one, co do zasady, dokumentują zdarzenia gospodarcze, których dotyczą. Natomiast w kolumnie 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów "Uwagi" należy umieścić informację zawierającą wyjaśnienie dokonania zapisów z opóźnieniem. W takiej sytuacji, zachodzi więc konieczność dokonania stosownej korekty kosztów uzyskania przychodów za okres, którego faktury dotyczą.
21 grudnia 2010 r.,
nr IBPBI/1/415-960/10/SK
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie:
Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca otrzymał towar wraz z fakturą w terminie kilku dni od daty wystawienia faktury.
Mając na uwadze cytowane przepisy stwierdzić należy, iż w przedstawionym stanie faktycznym zaksięgowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy dokonać w dniu otrzymania towarów oraz faktury, wpisując w kolumnie 2 datę wystawienia faktury.
Natomiast w kolumnie 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów "Uwagi" należy umieścić informację zawierającą wyjaśnienie dokonania zapisu z opóźnieniem. Jednocześnie pamiętać należy, iż za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów przyjmuje się dzień wystawienia dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu w księgach. Dlatego też wydatki poniesione na zakup towarów będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w miesiącu, w którym została wystawiona faktura a nie w miesiącu, w którym dostarczono towar i dokonano zapisu w księdze.
1 grudnia 2010
IPPB1/415-825/10-2/ES
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu:
Fakturę Wnioskodawca otrzymuje i reguluje należność z niej wynikającą w danym miesiącu, a towar dostarczony jest nawet po dwóch miesiącach od wystawienia faktury (ze względu na istniejące procedury i transport).
Zakup towarów handlowych należy wprowadzić do podatkowej księgi przychodów i rozchodów na podstawie faktury. Dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, zgodnie z literalnym brzmieniem przepisu art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dniem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
13 lipca 2010
ILPB1/415-460/10-2/AGr
Jak widać na podstawie przytoczonych interpretacji indywidualnych nie ma jednego, spójnego rozstrzygnięcia problemu księgowania zakupów w PKPiR w przypadku, kiedy faktura dociera do firmy w czasie innym niż towar. Rozsądnym rozwiązaniem jest więc obranie jednej metody wprowadzania tych danych do PKPiR i konsekwentne stosowanie tego zapisu przy wszystkich kolejnych fakturach tego typu.
