Zaliczka na podatek dochodowy – czym jest, kiedy ją płacić i jak ją obliczyć?
Zaliczka na podatek dochodowy to kwota wpłacana w trakcie roku podatkowego na poczet przyszłego podatku wynikającego z rocznego rozliczenia. Dotyczy zarówno przedsiębiorców, jak i osób, za które zaliczki pobierają płatnicy, na przykład pracodawcy lub zleceniodawcy. Dzięki temu podatek dochodowy PIT nie jest regulowany jednorazowo dopiero po zakończeniu roku, lecz rozliczany stopniowo w trakcie uzyskiwania dochodów.
W praktyce sposób obliczania zaliczki zależy przede wszystkim od źródła przychodów, wybranej formy opodatkowania, wysokości dochodu, kosztów uzyskania przychodu oraz zapłaconych składek. Inaczej zaliczka wygląda w przypadku skali podatkowej, inaczej przy podatku liniowym, a jeszcze inaczej przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych. Warto więc wiedzieć, kto musi wpłacać zaliczki, w jakim terminie należy to zrobić i jak obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy.
Spis treści:
Czym jest zaliczka na podatek dochodowy?
Zaliczka na podatek dochodowy to część podatku wpłacana w trakcie roku podatkowego przed złożeniem rocznego zeznania. Nie jest to odrębny podatek, lecz bieżąca wpłata na poczet podatku dochodowego, który zostanie ostatecznie rozliczony po zakończeniu roku.
W przypadku osób zatrudnionych na umowę o pracę zaliczki zwykle pobiera i odprowadza pracodawca. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie już po potrąceniu składek i zaliczki na podatek. W przypadku przedsiębiorców obowiązek obliczenia i wpłaty zaliczki najczęściej spoczywa bezpośrednio na podatniku.
Zaliczki mają charakter okresowy. Oznacza to, że są ustalane w oparciu o dochody osiągane w danym miesiącu albo kwartale, a następnie uwzględniane w rozliczeniu rocznym. Jeżeli w ciągu roku podatnik wpłaci za dużo, może powstać nadpłata. Jeżeli wpłaci za mało, po złożeniu zeznania rocznego trzeba będzie dopłacić podatek dochodowy.
Kto płaci zaliczki na podatek dochodowy?
Zaliczki na podatek dochodowy dotyczą przede wszystkim osób uzyskujących dochody podlegające opodatkowaniu PIT.
W praktyce zaliczki mogą dotyczyć między innymi:
-
pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę,
-
zleceniobiorców,
-
osób wykonujących umowy o dzieło,
-
przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą,
-
osób uzyskujących dochody z najmu opodatkowane według właściwych zasad,
-
podatników osiągających dochody bez pośrednictwa płatnika.
Nie zawsze jednak podatnik samodzielnie wpłaca zaliczkę do urzędu skarbowego. W wielu przypadkach robi to płatnik, czyli podmiot wypłacający wynagrodzenie. Pracodawca lub zleceniodawca oblicza zaliczkę, pobiera ją z wynagrodzenia i przekazuje do urzędu skarbowego.
Inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorców. Osoba prowadząca działalność gospodarczą musi co do zasady samodzielnie obliczyć zaliczkę i wpłacić ją w terminie.
Zaliczka na podatek dochodowy u pracownika
W przypadku pracownika zaliczkę na podatek dochodowy oblicza pracodawca. Robi to przy wypłacie wynagrodzenia, uwzględniając między innymi przychód pracownika, koszty uzyskania przychodu, składki na ubezpieczenia społeczne oraz zasady wynikające ze skali podatkowej.
Pracownik nie wpłaca zaliczki samodzielnie, ponieważ obowiązek ten wykonuje za niego płatnik. W praktyce oznacza to, że na konto pracownika trafia wynagrodzenie netto, czyli kwota po potrąceniu składek oraz zaliczki na podatek dochodowy.
Znaczenie może mieć również formularz PIT-2. Jeżeli podatnik złoży odpowiednie oświadczenie, płatnik może pomniejszać miesięczną zaliczkę o kwotę zmniejszającą podatek. Dzięki temu pracownik otrzymuje wyższą wypłatę w trakcie roku, a nie dopiero zwrot po złożeniu rocznego PIT.
Zaliczka na podatek dochodowy przedsiębiorcy
Przedsiębiorca samodzielnie ustala zaliczkę na podatek dochodowy. Wysokość tej zaliczki zależy przede wszystkim od wybranej formy opodatkowania.
Najczęściej spotykane formy to:
-
skala podatkowa, czyli opodatkowanie na zasadach ogólnych,
-
podatek liniowy,
-
ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
W przypadku zasad ogólnych i podatku liniowego podstawą obliczeń jest dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodu. Przy ryczałcie podatek oblicza się od przychodu, bez klasycznego pomniejszania go o koszty podatkowe.
Dlatego tak ważne jest prawidłowe prowadzenie ewidencji. Przedsiębiorca musi wiedzieć, jakie przychody osiągnął, jakie poniósł koszty, jakie składki zapłacił oraz jaka stawka podatku wynika z wybranej formy opodatkowania.
Kiedy trzeba wpłacić zaliczkę do urzędu skarbowego?
Termin wpłaty zaliczki zależy od tego, czy podatnik rozlicza się miesięcznie, kwartalnie czy w formie uproszczonej.
Co do zasady zaliczki miesięczne wpłaca się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie. Przykładowo zaliczkę za marzec należy wpłacić do 20 kwietnia.
W przypadku zaliczek kwartalnych termin przypada do 20. dnia miesiąca następującego po kwartale, za który wpłacana jest zaliczka. Oznacza to, że zaliczkę za pierwszy kwartał trzeba wpłacić do 20 kwietnia.
Zaliczkę za ostatni miesiąc lub ostatni kwartał roku podatkowego wpłaca się zasadniczo do 20 stycznia następnego roku. W praktyce podatnik może jednak rozliczyć cały rok w zeznaniu rocznym, jeśli złoży zeznanie i zapłaci podatek przed tym terminem.
Jak obliczyć zaliczkę przy skali podatkowej?
W przypadku skali podatkowej zaliczka jest obliczana według zasad ogólnych. Oznacza to zastosowanie stawek 12% i 32% oraz kwoty wolnej od podatku uwzględnianej poprzez kwotę zmniejszającą podatek.
Aby obliczyć zaliczkę na zasadach ogólnych, przedsiębiorca powinien:
- Ustalić przychód osiągnięty od początku roku.
- Odjąć koszty uzyskania przychodu.
- Odliczyć zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów.
- Obliczyć podatek według skali podatkowej.
- Uwzględnić kwotę zmniejszającą podatek, jeżeli podatnik ma do niej prawo.
- Odjąć zaliczki wpłacone za wcześniejsze okresy.
- Ustalić kwotę do zapłaty za dany miesiąc albo kwartał.
W przypadku skali podatkowej dochód do 120 000 zł jest opodatkowany według stawki 12%, a nadwyżka ponad tę kwotę według stawki 32%. Kwota zmniejszająca podatek wynosi 3600 zł rocznie.
Przykład:
Przedsiębiorca rozlicza się według skali podatkowej. Od początku roku osiągnął 70 000 zł przychodu i poniósł 25 000 zł kosztów uzyskania przychodu. Dochód wynosi więc 45 000 zł. Podatek liczony według stawki 12% wynosi 5400 zł, a po uwzględnieniu kwoty zmniejszającej podatek 3600 zł podatek wynosi 1800 zł. Od tej kwoty należy odjąć zaliczki zapłacone za wcześniejsze okresy.
Zaliczka a kwota zmniejszająca podatek
Kwota zmniejszająca podatek ma szczególne znaczenie przy opodatkowaniu według skali podatkowej. To mechanizm powiązany z kwotą wolną od podatku, który obniża wysokość podatku obliczanego według zasad ogólnych.
W rozliczeniu rocznym pełna kwota zmniejszająca podatek wynosi 3600 zł. Przy obliczaniu miesięcznych zaliczek przez płatnika może być stosowana odpowiednia część tej kwoty, na przykład 300 zł miesięcznie.
W praktyce oznacza to, że pracownik, który złoży PIT-2, może mieć niższą miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy. Jeżeli podatnik ma kilka źródeł przychodu, może wskazać sposób stosowania kwoty zmniejszającej podatek u jednego albo kilku płatników, zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Przedsiębiorcy rozliczający się według skali podatkowej również uwzględniają kwotę zmniejszającą podatek przy obliczaniu zaliczek, o ile spełniają warunki do jej zastosowania. Nie dotyczy to jednak podatników, którzy wybrali podatek liniowy.
Jak obliczyć zaliczkę przy podatku liniowym?
Podatek liniowy jest prostszy konstrukcyjnie niż skala podatkowa, ponieważ dochód z działalności gospodarczej jest opodatkowany jedną stawką 19%.
W przypadku podatku liniowego zaliczkę oblicza się od dochodu, czyli od przychodu pomniejszonego o koszty uzyskania przychodu oraz odpowiednie odliczenia. Podatnik nie korzysta jednak z kwoty wolnej od podatku ani z kwoty zmniejszającej podatek.
Aby obliczyć zaliczkę przy podatku liniowym, należy:
- Ustalić przychód od początku roku.
- Odjąć koszty uzyskania przychodu.
- Uwzględnić zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, jeżeli nie zostały ujęte w kosztach.
- Obliczyć 19% podatku od dochodu.
- Pomniejszyć wynik o zaliczki wpłacone wcześniej.
- Ustalić kwotę zaliczki za dany okres.
Przykład:
Przedsiębiorca wybrał podatek liniowy. Od początku roku osiągnął 100 000 zł przychodu i poniósł 40 000 zł kosztów. Dochód wynosi 60 000 zł. Podatek według stawki 19% wynosi 11 400 zł. Jeżeli przedsiębiorca wpłacił wcześniej 8000 zł zaliczek, bieżąca zaliczka wyniesie 3400 zł.
W przypadku podatku liniowego ważne jest, że brak kwoty wolnej może być mniej korzystny dla podatników z niższymi dochodami, ale jedna stawka 19% bywa atrakcyjna dla osób osiągających wyższe dochody.
Zaliczki miesięczne, kwartalne i uproszczone
Zaliczki na podatek dochodowy mogą być wpłacane w różnych trybach.
Najczęściej spotykane są:
-
zaliczki miesięczne,
-
zaliczki kwartalne,
-
zaliczki uproszczone.
Zaliczki miesięczne są podstawowym sposobem rozliczania podatku w trakcie roku. Podatnik oblicza je za każdy miesiąc i wpłaca do 20. dnia kolejnego miesiąca.
Zaliczki kwartalne mogą być korzystne dla przedsiębiorców, którzy wolą rozliczać podatek rzadziej. Nie każdy podatnik może jednak z nich korzystać. Z takiego rozwiązania korzystają przede wszystkim mali podatnicy oraz osoby rozpoczynające działalność gospodarczą.
Zaliczki uproszczone polegają na wpłacaniu stałej kwoty ustalonej na podstawie dochodu wykazanego w poprzednich latach. To rozwiązanie może ułatwiać planowanie płynności finansowej, ale nie zawsze będzie korzystne, zwłaszcza gdy bieżące dochody przedsiębiorcy znacząco spadną.
Koszty uzyskania przychodu i składki ZUS a zaliczka
Na wysokość zaliczki na podatek dochodowy duży wpływ mają koszty uzyskania przychodu oraz składki na ubezpieczenia społeczne.
Koszty uzyskania przychodu pomniejszają przychód i pozwalają ustalić dochód do opodatkowania. Im wyższe prawidłowo udokumentowane koszty, tym niższa może być podstawa obliczenia podatku.
Do kosztów mogą należeć między innymi:
-
zakup towarów handlowych,
-
materiały,
-
usługi obce,
-
najem lokalu,
-
reklama,
-
księgowość,
-
sprzęt wykorzystywany w działalności.
Składki na ubezpieczenia społeczne również mogą wpływać na wysokość zaliczki. W zależności od sposobu rozliczania podatnik może odliczyć je od dochodu albo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli przepisy na to pozwalają.
Inaczej wygląda kwestia składki zdrowotnej. Jej rozliczenie zależy od wybranej formy opodatkowania. Przy skali podatkowej zasadniczo nie pomniejsza ona podatku tak jak przed zmianami wprowadzonymi w ostatnich latach. Przy podatku liniowym i ryczałcie mogą obowiązywać odrębne zasady odliczenia.
Co jeśli zaliczka na podatek dochodowy jest za wysoka?
Zaliczka na podatek dochodowy jest rozliczana ostatecznie w zeznaniu rocznym. Jeżeli w trakcie roku podatnik wpłacił więcej, niż wynosi podatek należny za cały rok, powstaje nadpłata podatku.
Nadpłata może zostać zwrócona podatnikowi przez urząd skarbowy. W określonych przypadkach podatnik może również wystąpić o jej zaliczenie na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Może to być korzystne dla osób, które regularnie płacą zaliczki, VAT albo inne należności podatkowe i wolą pomniejszyć przyszłe wpłaty zamiast czekać na zwrot.
Jeżeli natomiast suma zaliczek wpłaconych w trakcie roku jest niższa niż podatek należny wynikający z zeznania rocznego, podatnik musi dopłacić różnicę.
Jak zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy?
Zaliczkę na podatek dochodowy wpłaca się na mikrorachunek podatkowy. To indywidualny rachunek przypisany do podatnika, wykorzystywany do wpłat podatków, w tym PIT. Numer mikrorachunku można wygenerować na podstawie numeru PESEL lub NIP.
Przedsiębiorca powinien pamiętać o prawidłowym oznaczeniu przelewu, wskazaniu właściwego okresu rozliczeniowego i rodzaju zobowiązania. Błędne oznaczenie wpłaty może utrudnić prawidłowe zaksięgowanie środków przez urząd skarbowy.
W praktyce zaliczkę można zapłacić przelewem bankowym, przez bankowość elektroniczną albo inną dostępną formą płatności obsługiwaną przez administrację skarbową.
Najczęstsze błędy przy obliczaniu zaliczek
Przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy często pojawiają się błędy, które mogą skutkować niedopłatą, nadpłatą albo koniecznością korygowania rozliczeń.
Do najczęstszych należą:
-
nieuwzględnienie wszystkich przychodów,
-
błędne ujęcie kosztów uzyskania przychodu,
-
odliczenie składek na ubezpieczenia społeczne w nieprawidłowy sposób,
-
zastosowanie niewłaściwej stawki podatku,
-
pominięcie kwoty zmniejszającej podatek przy skali podatkowej,
-
stosowanie zasad właściwych dla innej formy opodatkowania,
-
nieterminowa wpłata do urzędu skarbowego,
-
błędny przelew na mikrorachunek podatkowy.
Szczególną uwagę należy zachować przy zmianie formy opodatkowania, rozpoczęciu działalności, przejściu z zaliczek miesięcznych na kwartalne oraz w sytuacji, gdy podatnik osiąga przychody z kilku źródeł.
FAQ
