Podatek od napiwku w 2025 roku - co musisz wiedzieć jako pracownik i pracodawca?
Od 2025 roku napiwki przestaną być szarą strefą wynagrodzeń – fiskus wprowadza przejrzyste zasady ich opodatkowania. Dla pracowników oznacza to większą pewność co do rozliczeń, a dla pracodawców – nowe obowiązki formalne. Warto już teraz sprawdzić, jak zmiany wpłyną na Twoją pensję, koszty firmy i codzienną obsługę gości.
Napiwki w gotówce powoli odchodzą do przeszłości. Coraz częściej klienci zostawiają je przy użyciu karty, płatności mobilnych czy specjalnych aplikacji, a nawet poprzez kody QR. To wygodne rozwiązanie, ale ma swoją drugą stronę – każdy elektroniczny napiwek zostawia ślad w systemie płatniczym. A to oznacza, że fiskus bez trudu widzi każdą taką transakcję. Z perspektywy prawa podatkowego napiwek stanowi przychód pracownika, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym i wiąże się z obowiązkami wobec urzędu skarbowego. Skarbówka jasno podkreśla: napiwek to przychód kelnera, a więc podlega opodatkowaniu.
Pracodawca czy pracownik – kto płaci podatek od napiwków?
W 2025 r. linia interpretacyjna jest w praktyce jednolita: sposób przepływu pieniędzy decyduje o kwalifikowaniu napiwku do źródła przychodu i o tym, kto (i co) rozlicza. To, jak napiwki zakwalifikujemy – czy jako przychód z pracy zlecenia, czy przychody z innych źródeł – wpływa bezpośrednio na sposób rozliczenia podatku i obowiązki podatkowe.
Najwięcej wątpliwości budzi jednak nie sam obowiązek podatkowy, lecz sposób kwalifikowania napiwku do konkretnego źródła przychodu. Czy należy go traktować jako przychód ze stosunku pracy (lub umowy zlecenia), czy raczej jako przychód z innych źródeł? Od odpowiedzi na to pytanie zależy, kto i w jaki sposób rozliczy napiwek:
-
jeśli uznamy go za przychód z pracy lub zlecenia – napiwki stanowią przychód z pracy zlecenia, a więc są przychodem ze stosunku pracy. W tym wariancie datki gromadzi restauracja, a rozliczenia gratyfikacji odbywają się za pośrednictwem pracodawcy bądź zleceniodawcy. Pracodawca bądź zleceniodawca dolicza napiwek do podstawowego wynagrodzenia, oblicza dochód, od którego należy potrącić składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy. Następnie wysyła skarbówce urzędu zaliczkę, a na koniec roku wykazuje przychód w informacji PIT-11. W obu wariantach podatek i składki odliczamy składek zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych. W tym modelu, jeśli napiwki zakwalifikujemy jako przychód z pracy lub zlecenia, rozliczenia dokonuje pracodawca, a kwota podatku wyjdzie większa, jeśli nie można odliczyć składek ZUS, co skutkuje wyższą podstawą opodatkowania.
-
jeśli napiwek zostanie zakwalifikowany jako przychód z innych źródeł – wówczas kelner rozlicza napiwki samodzielnie. Dotyczy to sytuacji, gdy napiwek jest przekazywany bezpośrednio kelnerowi, czyli rękę dostanie, bez pośrednictwa restauracji. Wtedy napiwek jest przychodem kelnera, a napiwki otrzymane stanowią przychody z innych źródeł. W tym przypadku kelnera od którego należy rozliczyć podatek, sam musi policzyć dochód, doliczyć napiwek do rocznego zeznania i zapłacić podatek. Pracodawca nie ma tu obowiązków rozliczeniowych.
Podsumowując, to jak zakwalifikujemy napiwek – czy jako przychód ze stosunku pracy, bądź zlecenia, czy jako przychód z innych źródeł – decyduje o tym, kto i jak rozlicza się z podatkiem. Jak podkreśla dr Piotr Sekulski doradca, piotr sekulski doradca podatkowy oraz doradca podatkowy, zasada obowiązuje niezależnie od tego, jakiej wysokości napiwek otrzyma kelner.
PIT, ZUS i formalności — dwa modele rozliczeń
A. Napiwek jako przychód ze stosunku pracy
PIT: Jeśli restauracja zbiera napiwki i wypłaca je pracownikom, traktuje się je jak część pensji. W praktyce oznacza to, że pracodawca dolicza napiwki do wynagrodzenia, pobiera zaliczki na podatek (wg skali 12% / 32%) i na koniec roku wykazuje te kwoty w PIT-11 — zarówno urzędowi, jak i pracownikowi. Innymi słowy: podatki od takich napiwków odprowadza płatnik, a pracownik nie musi samodzielnie ich dopłacać w ciągu roku.
ZUS: Napiwki wypłacane przez pracodawcę zwykle podlegają składkom ZUS, bo są traktowane jak element wynagrodzenia. Są jednak wyjątki (np. niektóre umowy zlecenia realizowane przez osoby do 26. roku życia). Przy rozliczaniu więc trzeba pamiętać nie tylko o podatku, lecz też o składkach.
B. Napiwek jako przychód z innych źródeł (bez udziału pracodawcy)
PIT: W tym modelu pracownik samodzielnie rozlicza otrzymane napiwki w zeznaniu rocznym (zazwyczaj na formularzu PIT-36), ponieważ brak jest płatnika zaliczek. Napiwki podlegają opodatkowaniu według skali (12% / 32%). Zwykle nie są też objęte składkami ZUS.
Ulga dla młodych (do 26 r.ż.): Ulga dotyczy wyłącznie przychodów ze stosunku pracy oraz zleceń i nie obejmuje dochodów zakwalifikowanych jako „inne źródła”.
Rola pracodawcy: Pracodawca nie pełni funkcji płatnika — nie pobiera zaliczek na PIT, nie odprowadza składek ZUS ani nie wykazuje tych kwot w PIT-11. Aby uniknąć niejasności, warto jednak dokumentować przepływy (np. potwierdzenia transferów z aplikacji lub terminala).
Nawet napiwek przekazany kartą można zakwalifikować jako przychód z innych źródeł — pod warunkiem, że system płatności przypisuje środki bezpośrednio do konkretnego pracownika, a firma nie ma prawa ich zatrzymać ani dzielić. Aby uniknąć wątpliwości, opisz ten mechanizm w regulaminie, uzgodnij go z księgowym i zadbaj o dokumentację przepływu (raporty z terminala, potwierdzenia transferów). Takie dowody będą kluczowe przy ewentualnej kontroli.
VAT i kasa fiskalna — czym różni się napiwek od opłaty serwisowej?
Dobrowolny napiwek — co do zasady nie podlega VAT, ponieważ nie jest wynagrodzeniem przedsiębiorcy, lecz gratyfikacją od klienta dla obsługi.
Opłata serwisowa (service charge) — gdy jest obowiązkowa, staje się częścią ceny usługi i podlega VAT według właściwej stawki (np. jak usługi gastronomiczne). Należy ją traktować i księgować jak przychód ze sprzedaży.
Ewidencja na kasie fiskalnej — w praktyce występują dwa podejścia.
Część ekspertów uważa, że dobrowolnych napiwków nie należy ewidencjonować na kasie fiskalnej, gdyż nie są one sprzedażą. Inni zalecają ewidencjonowanie, jeśli środki przechodzą przez konto firmy (np. terminal płatniczy) — to zapewnia przejrzystość i udokumentowaną ścieżkę przepływu środków. Warto też dodać, że jeśli restauracja gromadzi napiwki i następnie rozdziela je między pracowników, środki te traktowane są jako przychód ze stosunku pracy lub zlecenia.
Ulga dla młodych a napiwki
Warto pamiętać, że tzw. „ulga dla młodych” (do 26. roku życia) obejmuje tylko przychody ze stosunku pracy oraz umów zlecenia. Nie działa natomiast w przypadku przychodów zakwalifikowanych do kategorii „innych źródeł” – a tak fiskus traktuje napiwki przekazywane bezpośrednio przez klienta pracownikowi, gdy firma jest jedynie pośrednikiem technicznym. Oznacza to, że jeśli kelner otrzymuje napiwek w takim modelu, nie skorzysta z preferencji i powinien samodzielnie rozliczyć podatek.
Jak rozliczyć napiwki w praktyce?
Wprowadzenie podatku od napiwków wymaga od restauratorów, hotelarzy i innych usługodawców świadomego wyboru modelu rozliczeń. Kluczowa decyzja dotyczy tego, czy firma przyjmuje na siebie rolę zarządcy wspólnej puli napiwków, czy też pozwala, aby środki trafiały bezpośrednio do pracowników. Pierwszy wariant – tzw. „pula firmowa” – jest wygodniejszy z perspektywy gościa, ale wiąże się z dodatkowymi obowiązkami formalnymi po stronie pracodawcy. Drugi, czyli „direct-to-employee”, ogranicza rolę firmy do technicznego pośrednictwa, a ciężar podatkowy przesuwa na pracownika.
W każdym przypadku warto zadbać o regulamin napiwków, który jasno określa zasady przypisywania i podziału środków. W modelu bezpośrednim regulamin powinien podkreślać, że przedsiębiorca nie ma tytułu prawnego do napiwków i nie zarządza nimi. Równie istotne są uzgodnienia z księgowym w zakresie VAT i ewidencji na kasie fiskalnej – zwłaszcza przy transakcjach kartą i w systemach POS. Niezbędne będzie udokumentowanie przepływu środków, np. poprzez raporty z terminala czy potwierdzenia tzw. split-payout. Coraz częściej napiwki są przekazywane za pomocą płatności mobilnych, płatności kartą lub pomocą specjalnych aplikacji, a napiwki w gotówce odchodzą do przeszłości.
Jeżeli napiwki stają się częścią stosunku pracy, pracodawca powinien włączyć je do listy płac, naliczyć składki ZUS i zaliczki na PIT, a następnie wykazać w informacji PIT-11. Warto również przeszkolić personel – szczególnie w zakresie rozróżnienia pomiędzy przychodami ze stosunku pracy a przychodami z innych źródeł oraz obowiązków samodzielnego rozliczenia PIT-36.
Z punktu widzenia pracownika istotne jest rozpoznanie, jaki model obowiązuje w jego miejscu pracy. Jeśli firma zarządza pulą napiwków, wszystkie kwoty zostaną uwzględnione w pensji i w PIT-11, bez konieczności dodatkowych rozliczeń. Jeśli jednak środki trafiają bezpośrednio na konto pracownika, ten powinien samodzielnie ująć je w zeznaniu PIT-36 jako przychody z innych źródeł. Należy przy tym pamiętać, że choć takie napiwki nie podlegają składkom ZUS, to nie obejmuje ich również ulga dla młodych.
FAQ — Najczęściej zadawane pytania
Czy jako restauracja muszę potrącać zaliczkę na PIT od napiwków?
Tylko wtedy, gdy Twoja firma pełni rolę płatnika — czyli zbiera napiwki i rozdziela je jako element wynagrodzenia (model „pula firmowa”). Jeśli napiwki trafiają bezpośrednio do pracownika i firma jedynie technicznie je przekazuje, obowiązek poboru zaliczki nie leży po stronie pracodawcy.
Czy napiwek kartą zawsze oznacza przychód ze stosunku pracy?
Nie. Decydujące jest, kto faktycznie zarządza środkami. Jeśli system płatności przypisuje kwotę bezpośrednio konkretnemu pracownikowi (firma tylko pośredniczy technicznie i nie ma prawa do dzielenia środków) — taki napiwek można traktować jako przychód z innych źródeł. W praktyce kluczowa jest dokumentacja procesu płatności.
Czy kwoty napiwków podlegają składkom ZUS?
Jeżeli napiwki są elementem wynagrodzenia (czyli firma gromadzi i wypłaca je pracownikom) — w większości przypadków podlegają oskładkowaniu. Jeśli są przychodem z innych źródeł wypłacanym bez udziału pracodawcy — zwykle nie podlegają ZUS.
Czy napiwki są opodatkowane podatkiem VAT?
Dobrowolne napiwki przeważnie nie są objęte VAT, ponieważ nie są przychodem przedsiębiorcy ze sprzedaży usługi. Natomiast obowiązkowa opłata serwisowa (service charge) traktowana jest jako część ceny usługi i podlega VAT zgodnie z odpowiednią stawką.
Czy młody pracownik (do 26 lat) może skorzystać z ulgi dla młodych w odniesieniu do napiwków?
Ulga obejmuje jedynie przychody ze stosunku pracy oraz umów zlecenia. Jeśli napiwek jest zakwalifikowany jako przychód z innych źródeł (np. trafia bezpośrednio na konto pracownika), ulga dla młodych nie ma do niego zastosowania.
