ZUS RUD czyli zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS - co warto wiedzieć?
Zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS, czyli formularz ZUS RUD, to obowiązek, który dotyczy wszystkich osób i firm zawierających umowy o dzieło. Wprowadzenie tej procedury ma na celu monitorowanie rynku pracy oraz zapewnienie prawidłowego odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne. Jakie umowy podlegają zgłoszeniu i jakie konsekwencje grożą za niedopełnienie tego obowiązku?
Spis treści:
- Czy umowy o dzieło są oskładkowane?
- Od kiedy obowiązuje zgłaszanie umów o dzieło do ZUS?
- Kto jest zobowiązany do zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS?
- Kiedy umowy o dzieło nie muszą być zgłaszane do ZUS-u?
- Jak zgłosić umowę o dzieło przez osobę prywatną?
- Formularz RUD – jakie informacje zawiera?
- Konsekwencje niezgłoszenia umowy o dzieło do ZUS-u
- Podsumowanie
- FAQ - Najczęściej zadawane pytania
Czy umowy o dzieło są oskładkowane?
Umowa o dzieło jest rodzajem umowy cywilnoprawnej, w której efektem pracy jest konkretne „dzieło” – coś unikalnego i autorskiego, stworzonego przez wykonawcę. W przeciwieństwie do umowy o pracę czy umowy zlecenia, wynagrodzenie z tytułu umowy o dzieło nie jest objęte składkami ZUS. W przypadku takich umów odprowadza się jedynie podatek dochodowy.
Warto podkreślić, że nowe przepisy dotyczące obowiązku zgłaszania umów o dzieło do ZUS nie wpływają na zmianę ich oskładkowania. Umowy te nadal są zwolnione z obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne.
Od kiedy obowiązuje zgłaszanie umów o dzieło do ZUS?
Jednym z przepisów Tarczy antykryzysowej, który obowiązuje od 1 stycznia 2021 roku, jest obowiązek informowania ZUS-u o zawartych umowach o dzieło. ZUS prowadzi ewidencję takich umów i może przeprowadzać kontrole w tym zakresie. Umowy podpisane przed tą datą nie wymagają zgłoszenia.
Kto jest zobowiązany do zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS?
Zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS musi zostać dokonane przez płatnika składek lub osobę zamawiającą dzieło. Oznacza to, że obowiązek ten dotyczy zarówno przedsiębiorców, jak i osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Nawet jeśli osoba prywatna zleca wykonanie dzieła, jest zobowiązana zgłosić tę umowę do ZUS.
Do informowania ZUS-u o zawartych umowach o dzieło są zobowiązani wszyscy płatnicy składek, którzy zlecają wykonanie dzieła po 1 stycznia 2021 roku osobom:
-
z którymi nie pozostają w stosunku pracy;
-
które nie prowadzą działalności gospodarczej, w której zakres wchodzi usługa będąca przedmiotem umowy;
-
które, mimo że wykonują dzieło na rzecz płatnika składek, to umowę mają zawartą z innym podmiotem.
Kiedy umowy o dzieło nie muszą być zgłaszane do ZUS-u?
Przepisy przewidują pewne wyjątki, w których umowy o dzieło nie wymagają zgłoszenia do ZUS-u. Takie sytuacje obejmują umowy zawarte z:
- własnym pracownikiem,
- innym podmiotem, ale wykonywane na rzecz własnego pracodawcy,
- osobami prowadzącymi działalność gospodarczą, jeśli usługi objęte umową wchodzą w zakres prowadzonej działalności.
Ostatni punkt jest szczególnie istotny, ponieważ oznacza, że nie ma potrzeby zgłaszania do ZUS-u każdej umowy zawartej z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, jeśli zamówienie dotyczy usług objętych zakresem tej działalności.
Obowiązek ten nie dotyczy również takich podmiotów jak stowarzyszenia, fundacje czy spółki prawa handlowego, które nie są zobowiązane do opłacania składek. W związku z tym nie muszą rejestrować się w ZUS-ie jako płatnicy składek i nie zgłaszają nikogo, w tym siebie, do obowiązkowego ubezpieczenia społecznego.
Jak zgłosić umowę o dzieło przez osobę prywatną?
Przepisy dopuszczają zawieranie umów o dzieło między osobami, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Nie ma znaczenia, czy zlecającym jest osoba prywatna, czy przedsiębiorca (płatnik składek) – obydwa te podmioty są zobowiązane do zgłaszania takich umów w ZUS.
Jeśli jednak umowa o dzieło została zawarta między osobami fizycznymi, wpływa to na sposób jej rozliczania. Zamawiający, który jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej, nie pełni roli płatnika w rozumieniu ustawy o PIT, co oznacza, że nie będzie odprowadzana zaliczka ani zryczałtowany podatek.
Formularz RUD – jakie informacje zawiera?
Formularz RUD to dokument przeznaczony do zgłaszania szczegółów dotyczących umów o dzieło. Jest to stosunkowo krótki formularz, podzielony na 4 części, który gromadzi informacje zarówno o osobie zlecającej wykonanie dzieła, jak i o wykonawcy. Formularz zawiera również informacje o zawartej umowie, w tym okresu realizacji, a także podanie przedmiotu wykonywanej umowy.
W formularzu RUD dostępnym na platformie PUE ZUS można zgłosić maksymalnie dziesięć umów o dzieło zawartych z jednym wykonawcą. Dla każdego wykonawcy należy przygotować osobny formularz RUD.
Struktura formularza ZUS RUD
Formularz rozpoczyna się instrukcją, która wskazuje, jak prawidłowo wypełnić dokument. W tej części zleceniodawca musi zaznaczyć, czy zgłasza nową umowę o dzieło, czy dokonuje korekty wcześniej zgłoszonej umowy.
-
Dane zamawiającego
Pierwsza część formularza dotyczy danych identyfikacyjnych zamawiającego, takich jak REGON, NIP, skrócona nazwa firmy, imię i nazwisko oraz adres. Zamawiający musi podać adres do korespondencji, na który będą kierowane wszelkie późniejsze wiadomości dotyczące zgłoszenia.
-
Dane wykonawcy umowy
W drugiej części formularza należy wpisać dane wykonawcy dzieła, takie jak PESEL, data urodzenia, imię i nazwisko. Jeśli wykonawca nie posiada numeru PESEL, trzeba podać rodzaj i numer dokumentu tożsamości. W tej sekcji należy również wskazać adres zamieszkania wykonawcy. Jeśli adres do korespondencji jest inny niż adres zamieszkania, należy wypełnić odpowiednie pole.
-
Informacje o zawartych umowach o dzieło
W tej części formularza zamieszcza się szczegóły dotyczące umowy o dzieło, podanie daty zawarcia umowy, daty rozpoczęcia i zakończenia prac oraz przedmiot umowy. Konieczne jest również podanie liczby zawartych umów o dzieło.
-
Oświadczenie zamawiającego
Ostatnia część formularza to miejsce na oświadczenie zleceniodawcy, potwierdzające zgodność podanych informacji ze stanem faktycznym. Tutaj należy również złożyć podpis i wpisać datę złożenia formularza.
Umowę o dzieło należy zgłosić w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy, korzystając z formularza ZUS RUD. Termin ten należy liczyć od następnego dnia po zawarciu umowy o dzieło. Zgłoszenia można dokonać online poprzez platformę ZUS PUE lub pobrać formularz ze strony zus.pl, wypełnić go ręcznie i wysłać pocztą.
Kto podpisuje dokument RUD?
Dokument RUD z reguły podpisuje zamawiający, co jest szczególnie ważne w przypadku osób fizycznych, które nie są płatnikami składek i zawierają takie umowy. Natomiast w przypadku podmiotów prawnych, jednostek organizacyjnych czy osób fizycznych będących płatnikami składek, formularz RUD może zostać podpisany przez upoważnioną osobę lub przez upoważnione biuro rachunkowe, podobnie jak inne dokumenty przekazywane do ZUS.
Co w przypadku rozwiązania umowy o dzieło?
W przypadku rozwiązania umowy o dzieło pojawia się konieczność złożenia korekty formularza ZUS RUD, w której należy uwzględnić datę zakończenia realizacji umowy.
Konsekwencje niezgłoszenia umowy o dzieło do ZUS-u
Brak zgłoszenia umowy o dzieło do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych może skutkować nałożeniem kary grzywny do 5000 zł. Ostatecznie to sąd rozstrzyga o nałożeniu tej kary, biorąc pod uwagę, czy wystąpiła wysoka społeczna szkodliwość danego działania lub zaniechania. Nieznajomość przepisów nie jest akceptowanym usprawiedliwieniem.
Obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS-u dotyczy każdej umowy zawartej po 1 stycznia 2021 roku. Zgłoszenia powinien dokonać zamawiający dzieło, niezależnie od tego, czy jest płatnikiem składek, czy osobą prywatną. Na dokonanie zgłoszenia osoba zamawiająca ma 7 dni od momentu zawarcia umowy.
Podsumowanie
Obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS na formularzu RUD dotyczy wszystkich przypadków, gdy przy zawarciu każdej umowy towarzyszy relacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, który nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie tej samej usługi. Procedura ta została wprowadzona przy zmianie ustawy w ramach Tarczy Antykryzysowej i obowiązuje od 1 stycznia 2021 roku.
Umowa o dzieło jako umowa rezultatu wciąż pozostaje zwolniona ze składek na ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego – zgłoszenie służy jedynie ewidencji. W praktyce oznacza to, że osoba fizyczna zlecająca dzieło, przedsiębiorca czy inny płatnik musi pamiętać o przesłaniu formularza w terminie 7 dni od momentu, gdy umowa została zawarta.
Formularz RUD dostępny jest na strony ZUS i można go złożyć online za pomocą kreatora zgłoszenia umowy na PUE lub w formie papierowej. W przypadku większej liczby kontraktów można wskazać do 10 umów dla jednego wykonawcy, a przy zgłoszeniu elektronicznym – nawet do 50 wykonawców na jednym formularzu RUD. Jeżeli jednak pojawi się potrzeba korekty lub rozwiązania kontraktu, konieczny będzie oddzielny formularz.
Dzięki tym przepisom ZUS prowadzi pełniejszą ewidencję rynku pracy i może szybciej reagować w sytuacjach kryzysowych. Choć dla zamawiających oznacza to dodatkowe dokumenty robocze, procedura jest prosta i pozwala uniknąć kar finansowych. Dla wygody warto korzystać z usług online, aby ograniczyć formalności i uprościć komunikację z ZUS.
„Najwięcej problemów przy umowach o dzieło pojawia się nie z powodu ich treści, ale przez brak dopilnowania formalności. To trochę jak z codziennym życiem – często nie trudne zadania, a drobne niedopatrzenia przysparzają nam największych kłopotów. Dlatego warto pamiętać, że kilka minut poświęcone na zgłoszenie umowy do ZUS może oszczędzić wielu nieprzyjemności w przyszłości.”
— Anna Ciecierska
FAQ - Najczęściej zadawane pytania
Kiedy nie trzeba zgłaszać do ZUS umów o dzieło?
Nie ma obowiązku zgłaszania do ZUS umów o dzieło zawartych z własnym pracownikiem, wykonywanych na rzecz pracodawcy (nawet jeśli zawarta zostanie z innym podmiotem), a także w sytuacji, gdy umowa podpisana jest z osobą prowadzącą działalność gospodarczą i dzieło mieści się w zakresie tej działalności. W takich przypadkach zgłoszenie nie jest wymagane, ponieważ i tak podlegają one rozliczeniu w systemie ubezpieczeń społecznych w inny sposób.
Co grozi za niezgłoszenie umowy o dzieło do ZUS?
Brak zgłoszenia umowy o dzieło w terminie może skutkować karą grzywny do 5000 zł. Wysokość kary ustala sąd, biorąc pod uwagę stopień naruszenia przepisów i ewentualną szkodliwość społeczną. Sankcje mogą więc być realne, nawet jeśli umowa dotyczyła tylko określonej czynności i nie miała dużej wartości finansowej.
Czy zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS-u po terminie jest obowiązkowe?
Tak – nawet jeśli zgłoszenie nastąpi po terminie 7 dni od zawarcia umowy, nadal trzeba je złożyć. Obowiązek ten ciąży na zamawiającym i nie ustaje wraz z przekroczeniem terminu. Lepiej więc złożyć zgłoszenie spóźnione, niż w ogóle tego nie zrobić, ponieważ brak reakcji może skutkować kontrolą i grzywną.
Jak powiadomić ZUS o umowie o dzieło?
Umowę o dzieło zgłasza się na formularzu RUD, który dostępny jest na stronie ZUS oraz w serwisie PUE ZUS. Dokument można wysłać elektronicznie (co jest najszybsze i najwygodniejsze, albo wypełnić papierowo i przesłać pocztą. W jednym formularzu RUD można zgłosić do 10 umów zawartych z tym samym wykonawcą.
Kto zgłasza umowy o dzieło do ZUS?
Obowiązek zgłoszenia spoczywa na osobie lub podmiocie zlecającym dzieło. Może to być przedsiębiorca, instytucja, ale także osoba fizyczna zlecająca dzieło – nawet jeśli nie zatrudnia na co dzień pracowników i nie ma statusu płatnika składek. ZUS wymaga, aby informacja o umowie trafiła do ewidencji w ciągu 7 dni od jej podpisania.
