Zamrażasz firmę? Uważaj na błędy, które mogą Cię sporo kosztować
Zawieszenie działalności gospodarczej daje przedsiębiorcy czasową ulgę od płacenia składek ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy. Sam wpis w rejestrze Centralnej Ewidencji i CEIDG nie zwalnia jednak ze wszystkich obowiązków prawno-podatkowych. Błędne rozliczenia lub brak odpowiednich zgłoszeń do urzędu, to prosta droga do zaległości podatkowych i kontroli ze strony organów skarbowych. Warto poznać najważniejsze zasady, aby legalnie i bezpiecznie przeprowadzić ten proces.
Spis treści:
- Zgłoszenie do ZUS – terminy i formularze
- Prowadzenie działalności w okresie zawieszenia – zakres czynności
- Amortyzacja środków trwałych – wstrzymanie odpisów i ewidencja
- Rozliczenie podatku VAT w okresie zawieszenia i kwestia kas fiskalnych
- Pracownicy a zawieszenie firmy – wymogi formalne i wyjątki
- Rozliczenie roczne PIT oraz spis z natury
Zgłoszenie do ZUS – terminy i formularze
Wpis o zawieszeniu trafia automatycznie do ZUS z CEIDG, co nie zwalnia przedsiębiorcy z weryfikacji swojego statusu w rejestrach ubezpieczeniowych.
Obsługa zgłoszeń ZUS obejmuje następujące kwestie:
-
wyrejestrowanie ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego następuje z dniem rozpoczęcia zawieszenia na podstawie danych z CEIDG,
-
ponowne zgłoszenie ZUS ZZA lub ZUS ZUA – ponowny wpis następuje automatycznie w dacie wskazanej jako dzień wznowienia działalności,
-
ubezpieczenie zdrowotne – po upływie 30 dni od wyrejestrowania wygasa prawo do świadczeń. Przedsiębiorca może rozważyć ubezpieczenie dobrowolne lub zgłoszenie do ubezpieczenia małżonka,
-
składki za część miesiąca – składki społeczne ustala się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia firmy, natomiast składka zdrowotna jest niepodzielna i podlega zapłacie w pełnej wysokości.
Prowadzenie działalności w okresie zawieszenia – zakres czynności
Zawieszenie oznacza zakaz wykonywania działalności oraz osiągania z niej bieżących przychodów operacyjnych. Przepisy Prawa przedsiębiorców określają jednak wyśrubowany katalog wyjątków.
Do zakresu dozwolonych czynności należą:
-
przyjmowanie należności powstałych przed datą zawieszenia.,regulowanie zobowiązań zaciągniętych przed dniem zawieszenia,
-
zbywanie własnych środków trwałych i wyposażenie,
-
udział w postępowaniach sądowych, administracyjnych i podatkowych,
-
czynności niezbędne do zachowania źródła przychodów, w tym opłacanie czynszu za lokal czy polis ubezpieczeniowych,
-
odzyskiwanie wierzytelności i przeprowadzanie audytów wewnętrznych.
Do zakresu niedozwolonych czynności należą:
-
zawieranie nowych umów sprzedażowych, świadczenie usług i wystawianie faktur za nowe zlecenia,
-
osiąganie bieżących przychodów z podstawowego profilu działalności,
-
zakup towarów handlowych i materiałów przeznaczonych do dalszej odprzedaży.
Amortyzacja środków trwałych – wstrzymanie odpisów i ewidencja
W czasie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może również zaliczać odpisów amortyzacyjnych dotyczących zawieszonych składników majątku do kosztów uzyskania przychodów.
W obszarze podatkowej amortyzacji zawieszenie działalności gospodarczej wymaga bezpośredniego wstrzymania naliczania odpisów amortyzacyjnych od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zgłoszono przerwę w prowadzeniu firmy.
Ponowne ujmowanie odpisów w kosztach uzyskania przychodów następuje od miesiąca, w którym działalność zostanie oficjalnie wznowiona. Niewykorzystywanie składników majątku w okresie zawieszenia odpowiednio wydłuża ogólny czas ich amortyzacji. Należy przy tym pamiętać, że dalsze księgowanie odpisów w czasie przerwy w działalności prowadzi do zniekształcenia wysokości kosztów podatkowych i powoduje konieczność sporządzania późniejszych korekt zeznań rocznych.
Rozliczenie podatku VAT w okresie zawieszenia i kwestia kas fiskalnych
Zawieszenie działalności gospodarczej wpływa bezpośrednio na obowiązki składania deklaracji podatkowych na potrzeby podatku od towarów i usług.
W zakresie rozliczeń VAT przedsiębiorca w okresie pełnych miesięcy zawieszenia jest zwolniony z obowiązku wysyłania plików JPK-VAT. Wyjątek od tej reguły stanowi konieczność złożenia deklaracji za okres, w którym wystąpiła:
-
sprzedaż środków trwałych,
-
import usług,
-
wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
-
lub potrzeba dokonania korekty podatku naliczonego.
Warto przy tym pamiętać, że podmiot zawieszony na okres dłuższy niż 6 miesięcy zostaje automatycznie wykreślony z rejestru podatników VAT czynnych. Przywrócenie statusu podatnika następuje bez konieczności składania formularza VAT-R, gdyż odbywa się automatycznie po wznowieniu wpisu w CEIDG. Osobną kwestią pozostają kasy rejestrujące, w przypadku których w okresie zawieszenia nie trzeba dokonywać okresowych przeglądów technicznych, pod warunkiem że przedsiębiorca nie prowadzi w tym czasie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Pracownicy a zawieszenie firmy – wymogi formalne i wyjątki
Zgodnie z przepisami ustawy o CEIDG oraz Prawa przedsiębiorców zawieszenie działalności gospodarczej jest możliwe wyłącznie pod warunkiem niezatrudniania pracowników na podstawie umowy o pracę. Przed złożeniem wniosku o zawieszenie przedsiębiorca ma obowiązek rozwiązać stosunki pracy ze wszystkimi zatrudnionymi osobami. Ustawodawca przewidział jednak istotny wyjątek od tej reguły, zezwalając na zawieszenie firmy w sytuacji, gdy pracownicy przebywają na:
-
urlopie macierzyńskim,
-
urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego,
-
urlopie rodzicielskim
-
lub urlopie wychowawczym.
Ważne:
Pracownicy przebywający na wymienionych urlopach nie tracą prawa do należnych świadczeń w związku ze wstrzymaniem aktywności gospodarczej przez pracodawcę.
Inaczej kształtuje się sytuacja osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych. Zleceniobiorcy oraz wykonawcy dzieł nie stanowią formalnej przeszkody do zgłoszenia zawieszenia w rejestrze, jednak ich umowy powinny zostać zakończone przed dniem wskazanym we wniosku CEIDG.
Rozliczenie roczne PIT oraz spis z natury
Przerwa w prowadzeniu firmy nie zwalnia z corocznego rozliczenia z urzędem skarbowym.
W zakresie rozliczenia podatku dochodowego obowiązują następujące zasady:
-
Obowiązek złożenia PIT – deklarację roczną (PIT-36, PIT-36L, PIT-28) należy złożyć w standardowym terminie do 30 kwietnia.
-
Wykazanie przychodów – w zeznaniu wykazuje się koszty i przychody sprzed zawieszenia oraz ewentualne przychody ze zbycia środków trwałych. Brak przychodów wymaga złożenia deklaracji zerowej.
-
Spis z natury – samo zawieszenie działalności gospodarczej nie zwalnia z obowiązku sporządzenia remanentu na koniec roku podatkowego (na dzień 31 grudnia), ale też nie obliguje do sporządzania dodatkowego spisu na dzień samego zawieszenia.
Podsumowanie
Prawidłowe zaplanowanie i rozliczenie procesu zawieszenia działalności ma duże znaczenie dla poprawnego ustalenia zobowiązań podatkowych i składkowych. Znajomość zasad wyceny, terminów oraz obowiązków dokumentacyjnych pozwala uniknąć korekt, sporów z urzędem skarbowym i sankcji finansowych.
Wszystkie procedury związane z zawieszeniem, wznowieniem oraz bieżącym prowadzeniem księgowości warto realizować przy użyciu sprawdzonych narzędzi. Kompleksowe wsparcie w obszarze księgowości i rozliczeń podatkowych oferuje serwis IFIRMA S.A., dostarczając rozwiązania pomagające przedsiębiorcom w bezpiecznym zarządzaniu sprawami firmy na każdym etapie jej funkcjonowania.
Bibliografia:
-
Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2026 r. poz. 220 ze zm.) – art. 22-25 (https://isap.sejm.gov.pl)
-
Portal Informacyjno-Usługowy dla Przedsiębiorcy – Biznes.gov.pl – Zawieszenie działalności gospodarczej – zasady, ZUS, podatki (https://www.biznes.gov.pl)
-
Ministerstwo Finansów – Portal Podatki.gov.pl – Zawieszenie działalności a rozliczenie VAT i PIT (https://www.podatki.gov.pl)
-
Zakład Ubezpieczeń Społecznych – ZUS.pl – Zawieszenie i wznowienie wykonywania działalności gospodarczej a składki ZUS (https://www.zus.pl)
