Zamknięcie roku podatkowego w KPiR – terminy i obowiązki przedsiębiorcy
Zamknięcie roku podatkowego w KPiR to jeden z najważniejszych obowiązków przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą. Prawidłowe wykonanie tego procesu wpływa bezpośrednio na wysokość podatku dochodowego, możliwość skorzystania z ulg oraz bezpieczeństwo podatkowe firmy. Jak krok po kroku przebiega zamknięcie roku w KPiR? Jakie obowiązki spoczywają na przedsiębiorcy na koniec 2025 roku? Jakie terminy trzeba zachować? Jakie konsekwencje grożą za błędy lub zaniedbania podczas zamknięcia roku w firmie? Odpowiadają eksperci Podatnik.info.
Spis treści
- Zamknięcie roku podatkowego w KPiR – podstawowe informacje
- Terminy zamknięcia roku podatkowego w KPiR
- Obowiązki księgowe przy zamknięciu roku
- Konsekwencje niewłaściwego zamknięcia roku podatkowego
- Najczęściej zadawane pytania dotyczące zamknięcia roku w KPiR
Zamknięcie roku podatkowego w KPiR – podstawowe informacje
Podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR) to uproszczona forma ewidencji księgowej, którą mogą prowadzić między innymi właściciele jednoosobowej działalności gospodarczej oraz niektóre spółki osobowe. Aby jednak skorzystać z takiego rozwiązania, należy spełnić następujące warunki:
-
rozliczać podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawki 12% i 32%) lub liniowo, według stawki 19%,
-
prowadzić działalność gospodarczą indywidualnie albo w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej, przedsiębiorstwa w spadku,
-
osiągać przychody netto (bez VAT) z działalności gospodarczej albo przychody spółki nieprzekraczające w poprzednim roku 2,5 mln euro.
Zamknięcie roku podatkowego w KPiR oznacza zakończenie ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych za dany rok, ustalenie rzeczywistego wyniku finansowego oraz przygotowanie danych niezbędnych do sporządzenia zeznania rocznego. Jest to proces księgowy i ewidencyjny, który poprzedza właściwe rozliczenie podatku dochodowego.
Zamknięcie roku w KPiR pełni również funkcję porządkującą całą dokumentację finansową przedsiębiorcy. To moment, w którym należy jednoznacznie przypisać przychody i koszty do właściwego roku podatkowego, co ma znaczenie dla rozliczenia PIT oraz ewentualnych kontroli podatkowych prowadzonych w kolejnych latach. Organy skarbowe bardzo często analizują zamknięcie roku jako punkt wyjścia do oceny rzetelności prowadzonej ewidencji.
Błędy popełnione na tym etapie mogą „ciągnąć się” przez następne okresy rozliczeniowe, na przykład poprzez nieprawidłowo ustaloną wartość remanentu początkowego lub błędne saldo kosztów.
Więcej informacji dotyczących obowiązujących przepisów można znaleźć w następujących aktach prawnych:
-
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
-
Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591),
-
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350).
Przygotowanie dokumentów i ewidencji
Na etapie przygotowania do zamknięcia roku podatkowego przedsiębiorca powinien przeprowadzić szczegółową weryfikację zapisów w KPiR. Obejmuje to sprawdzenie, czy wszystkie przychody zostały ujęte w odpowiednich datach, a koszty przypisane do właściwych kolumn księgi.
Konieczne jest również uzupełnienie brakujących dokumentów, takich jak faktury kosztowe otrzymane z opóźnieniem, dowody zapłaty składek ZUS czy dokumenty dotyczące środków trwałych. Szczególną uwagę należy zwrócić na poprawność kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ to właśnie ten obszar jest najczęściej kontrolowany przez organy podatkowe.
Szczególnej uwagi wymagają także rozliczenia składek ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy. Na etapie zamknięcia roku przedsiębiorca powinien zweryfikować, czy zapłacone składki zostały prawidłowo ujęte w kosztach uzyskania przychodów oraz czy nie doszło do pomyłek w zakresie przypisania ich do właściwego miesiąca. Dotyczy to zwłaszcza składek opłacanych z opóźnieniem lub korygowanych w trakcie roku.
Jeżeli masz wątpliwości, czy powinieneś prowadzić uproszczoną księgowość czy księgi rachunkowe, sprawdź artykuł:
https://www.podatnik.info/publikacje/kpir-czy-ksiegi-rachunkowe-od-czego-to-zalezy,3175fe
Terminy zamknięcia roku podatkowego w KPiR
Zamknięcie roku w KPiR nie odbywa się jednego dnia – jest to proces rozciągnięty w czasie, który rozpoczyna się z końcem roku kalendarzowego, a kończy wraz ze złożeniem rocznego zeznania podatkowego.
Najważniejszym momentem przypada na 31 grudnia 2025 roku, ponieważ na ten dzień sporządza się remanent końcowy. Następnie w styczniu i lutym 2026 roku przedsiębiorca powinien ostatecznie zweryfikować księgę, uzupełnić ewentualne braki i ustalić dochód roczny.
Ostateczny termin rozliczenia podatku dochodowego zależy od formy opodatkowania:
-
PIT-36 – przy opodatkowaniu skalą podatkową,
-
PIT-36L – przy podatku liniowym.
W większości przypadków zeznanie roczne należy złożyć do 30 kwietnia 2026 roku.
Składanie deklaracji i płatności podatku
Po zamknięciu roku w firmie przez KPiR przedsiębiorca oblicza roczny dochód lub stratę, uwzględnia wpłacone w ciągu roku zaliczki i ustala wysokość podatku do zapłaty. Jeżeli suma zaliczek była niższa niż podatek wynikający z rozliczenia rocznego, konieczne jest dopłacenie różnicy w terminie złożenia deklaracji.
W sytuacjach losowych lub finansowo trudnych podatnik może wystąpić z wnioskiem o ulgę w spłacie zobowiązania podatkowego, np. o rozłożenie podatku na raty lub odroczenie terminu płatności. Decyzja w tym zakresie zawsze należy jednak do organu podatkowego.
Obowiązki księgowe przy zamknięciu roku
Jednym z kluczowych elementów zamknięcia roku podatkowego w KPiR jest sporządzenie spisu z natury, czyli remanentu końcowego. Spis ten obejmuje między innymi: towary handlowe, materiały, półwyroby, wyroby gotowe, a także braki i odpady znajdujące się w firmie na koniec roku.
Spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące twoją własność jako przedsiębiorcy, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza twoim zakładem, a także towary obce znajdujące się w zakładzie.
Remanent końcowy ma istotny wpływ na wysokość dochodu do opodatkowania, ponieważ jego wartość porównuje się z remanentem początkowym. Różnica między nimi zwiększa lub zmniejsza podstawę opodatkowania, niezależnie od faktycznych przepływów pieniężnych.
Dodatkowo przedsiębiorca powinien zweryfikować ewidencję środków trwałych, sprawdzić poprawność dokonanych odpisów amortyzacyjnych oraz upewnić się, że wszystkie koszty pośrednie zostały prawidłowo rozliczone w czasie.
Konsekwencje niewłaściwego zamknięcia roku podatkowego
Nieprawidłowe zamknięcie roku w KPiR może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. Najczęściej są to konieczność złożenia korekty zeznania rocznego, zapłata zaległego podatku wraz z odsetkami oraz ryzyko kontroli podatkowej.
W przypadku stwierdzenia rażących nieprawidłowości urząd skarbowy może zakwestionować rzetelność prowadzenia księgi i dokonać oszacowania dochodu. Dodatkowo przedsiębiorca może ponieść odpowiedzialność karno-skarbową, zwłaszcza gdy błędy miały charakter uporczywy lub prowadziły do zaniżenia zobowiązania podatkowego.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące zamknięcia roku w KPiR
Zebraliśmy w jednym miejscu wątpliwości, które pojawiają się najczęściej w kwestii zamknięcia roku podatkowego w KPiR. Poniżej prezentujemy krótką odpowiedź na kluczowe pytania.
Co zrobić, gdy odkryto błędy w KPiR po zamknięciu roku w firmie?
Należy dokonać korekty zapisów w księdze oraz – jeśli błąd wpływa na wysokość podatku – złożyć korektę zeznania rocznego wraz z uzasadnieniem.
Jak poprawnie sporządzić remanent końcowy?
Remanent powinien być sporządzony na dzień 31 grudnia każdego roku oraz obejmować towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, brak i odpady.
Czy konieczne jest podpisanie dokumentów przez księgowego?
Nie. Odpowiedzialność za prowadzenie KPiR i zamknięcie roku zawsze ponosi przedsiębiorca, nawet jeśli korzysta z usług biura rachunkowego.
Podsumowanie
Zamknięcie roku podatkowego w KPiR jest kluczowym etapem prowadzenia uproszczonej księgowości przez przedsiębiorców. Prawidłowe przygotowanie dokumentów, sporządzenie remanentu, kontrola zapisów oraz terminowe rozliczenie podatku pozwalają uniknąć odsetek, sankcji i problemów z urzędem skarbowym.
Jeżeli masz dodatkowe wątpliwości, możesz skorzystać z pomocy naszych ekspertów. Każdy użytkownik bezpłatnego programu Podatnik.info zyskuje możliwość zadania dowolnego pytania specjalistom oraz pomoc w złożeniu poprawnej deklaracji podatkowej.
Źródła:
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00233
