Umowa zlecenie 2026 – najważniejsze zmiany dla pracowników i pracodawców
Od 1 stycznia 2026 roku weszły w życie istotne zmiany dotyczące umów zlecenia, które wpływają zarówno na prawa pracowników, jak i obowiązki zleceniodawców. Sprawdź, co zmienia się w zakresie stażu pracy, składek ZUS i wynagrodzeń oraz jakie konsekwencje niosą nowe przepisy dla obowiązków administracyjnych.
Spis treści:
- Staż pracy i minimalna stawka godzinowa
- Ubezpieczenia, podatki i obowiązki administracyjne
- Podstawa prawna, minimalna stawka i wliczanie do stażu
- Składki ZUS i ubezpieczenia obowiązkowe
- Podatek dochodowy i koszty uzyskania przychodu
- Prawa i obowiązki zleceniobiorcy
- Umowa zlecenie a inne formy zatrudnienia
- Ryzyka, kontrole i praktyczne wskazówki
Staż pracy i minimalna stawka godzinowa
Okresy wykonywania umów zlecenia będą wliczane do stażu pracy (Dz.U. 2025, poz. 1423), co bezpośrednio wpływa na prawo do emerytury oraz inne świadczenia zależne od długości stażu, takie jak urlop czy nagrody jubileuszowe. Dłuższy staż może zwiększyć wysokość świadczeń i wzmocnić prawa pracownicze.
Równocześnie wprowadzono minimalną stawkę godzinową za wykonywanie zleceń w wysokości 31,40 zł brutto. Dzięki temu zleceniobiorcy zyskują jasne, prawnie gwarantowane minimum płacowe, a przepisy zwiększają przejrzystość wynagrodzeń i zabezpieczają pracowników przed wypłatą niższych stawek.
Ubezpieczenia, podatki i obowiązki administracyjne
Składki ZUS od umów zlecenia są obowiązkowe i obejmują ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe) oraz zdrowotne, a także wpłaty na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Składka chorobowa pozostaje dobrowolna, co pozwala zwiększyć ochronę socjalną i emerytalną. Studenci do 26. roku życia, którzy nie mają innych tytułów do ubezpieczenia, nie muszą być zgłaszani do ZUS.
Podatek dochodowy naliczany jest według dwóch progów: 12% dla dochodów do 120 000 zł i 32% od nadwyżki, przy miesięcznej kwocie zmniejszającej podatek wynoszącej 300 zł. Zleceniobiorcy mogą stosować standardowe koszty uzyskania przychodu w wysokości 20% lub 50% w szczególnych przypadkach, np. przy prawach autorskich. Choć umowa zlecenie pozostaje cywilnoprawna, nowe przepisy wprowadzają obowiązek prowadzenia ewidencji okresów wykonywania zleceń, co jest niezbędne do ustalania stażu pracy, rozliczeń ZUS i ewentualnych roszczeń emerytalnych. W praktyce oznacza to większe obowiązki administracyjne dla zleceniodawców, ale jednocześnie wyższą ochronę dla zleceniobiorców.
Podstawa prawna, minimalna stawka i wliczanie do stażu
Podstawą prawną umowy zlecenia jest Kodeks cywilny. Umowa zlecenie może być zawarta na czas określony lub nieokreślony.
Od 1 stycznia 2026 r. minimalna stawka godzinowa wynosi 31,40 zł brutto. Wynagrodzenie zleceniobiorcy nie może być niższe niż ta kwota.
Od 2026 roku okresy wykonywania umów zlecenia będą wliczane do stażu pracy. Do stażu wliczane będą także okresy prowadzenia działalności gospodarczej (w tym współpraca z osobą prowadzącą działalność) oraz okresy zawieszenia działalności w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem (Dz.U. 2025, poz. 1423). Okresy te będą potwierdzane zaświadczeniem z ZUS lub innymi dokumentami, np. umowami, rachunkami, potwierdzeniami przelewów.
Wliczanie tych okresów wpływa na prawo do emerytury i innych świadczeń socjalnych oraz na uprawnienia pracownicze, takie jak wymiar urlopu czy nagrody jubileuszowe.
Przepisy wymagają prowadzenia ewidencji okresów wykonywania zleceń, którą należy przechowywać w sposób umożliwiający weryfikację przez ZUS lub w przypadku kontroli.
Składki ZUS i ubezpieczenia obowiązkowe
Od 2026 roku składki ZUS od umów zlecenia są obowiązkowe dla większości zleceniobiorców, w zależności od ich statusu:
-
Zleceniobiorca, którego umowa zlecenie jest jedynym źródłem dochodu: obowiązkowe składki emerytalne, rentowe, wypadkowe, zdrowotne, FP i FGŚP.
-
Zleceniobiorca będący studentem do 26. roku życia: brak obowiązkowych składek.
-
Zleceniobiorca będący emerytem lub rencistą, którego umowa zlecenie jest dodatkowym źródłem dochodu: składki uzależnione od wieku i innych kryteriów.
Składka chorobowa jest dobrowolna, a zleceniobiorca może opłacać dodatkowe składki, aby zwiększyć ochronę socjalną. Składki ZUS są podstawą do ustalania stażu emerytalnego i wysokości przyszłej emerytury.
Podatek dochodowy i koszty uzyskania przychodu
W 2026 roku obowiązuje skala podatkowa: 12% do 120 000 zł rocznie i 32% od nadwyżki. Miesięczna kwota zmniejszająca podatek wynosi 300 zł.
Koszty uzyskania przychodu (KUP) stosuje się w dwóch wariantach: 20% standardowo oraz 50% w przypadku przychodów z praw autorskich i twórczych. Obniżają one podstawę opodatkowania i mogą zmniejszyć podatek oraz efekt progresji.
Przykład miesięczny: przychód 5 000 zł, KUP 20% = 1 000 zł, podstawa 4 000 zł, podatek 12% = 480 zł, po odliczeniu 300 zł podatek do zapłaty = 180 zł.
Przykład roczny: przychód 150 000 zł, od 120 000 zł podatek 12% = 14 400 zł, od nadwyżki 30 000 zł podatek 32% = 9 600 zł, podatek brutto = 24 000 zł, po odliczeniu 3 600 zł podatek do zapłaty = 20 400 zł.
Prawa i obowiązki zleceniobiorcy
Umowa zlecenie nie daje prawa do urlopu wypoczynkowego ani zasiłku chorobowego. Zleceniobiorca ma jednak prawo do pełnej informacji o warunkach zlecenia, wglądu w dokumentację i odwołania się od decyzji zlecającego.
Obowiązkiem zleceniobiorcy jest prowadzenie dokumentacji pracy, np. umów, rachunków, faktur, potwierdzeń przelewów czy protokołów odbioru pracy. Okresy zatrudnienia uznaje się, jeśli dokumentacja potwierdza wykonywanie zlecenia. Opłacone składki ZUS zwiększają prawa emerytalne.
Zleceniobiorca samodzielnie rozlicza podatek dochodowy i stosuje właściwe koszty uzyskania przychodu zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Umowa zlecenie a inne formy zatrudnienia
Umowa zlecenie to umowa cywilnoprawna regulowana przez Kodeks cywilny, niepodlegająca Kodeksowi pracy. Umowa o pracę daje prawo do urlopu, ochrony przed wypowiedzeniem oraz świadczeń pracowniczych.
Umowa o dzieło dotyczy efektu pracy, a zlecenie dotyczy czynności, co wpływa na różnice w odpowiedzialności i składkach ZUS.
Projekty ustaw na 2026 rok zwiększają przejrzystość umów i wliczanie okresów do stażu, ale nie przenoszą automatycznie pracowników cywilnoprawnych do prawa pracy.
Ryzyka, kontrole i praktyczne wskazówki
Największe ryzyka to brak odpowiedniej dokumentacji, co może skutkować odrzuceniem okresów do stażu i koniecznością uiszczenia zaległych składek ZUS z odsetkami (Dz.U. 2025, poz. 1423). Błędy w kwalifikacji umowy mogą skutkować obowiązkiem dopłaty składek i karą.
Zakres kontroli obejmuje ZUS (okresy zatrudnienia i składki), US (rozliczenia podatkowe), PIP (prawidłowość kwalifikacji stosunku pracy).
Dokumentacja powinna obejmować: umowy, aneksy, rachunki, faktury, potwierdzenia przelewów, protokoły odbioru, PIT-11, zaświadczenia ZUS. Dokumenty podatkowe przechowuje się 5 lat, dokumenty potwierdzające staż – do emerytury.
Dokładne daty w umowach, płatności przelewem, archiwizacja PIT-11 i zaświadczeń ZUS, dokumentacja wykonanej pracy (protokoły, zdjęcia, korespondencja), monitorowanie zmian w przepisach.
Podsumowanie
Najważniejsze zmiany od 2026 roku obejmują wliczanie okresów pracy na umowie zlecenie, także z przeszłości, do stażu pracy, wprowadzenie minimalnej stawki godzinowej wynoszącej 31,40 zł brutto oraz obowiązkowe składki ZUS, obejmujące ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe, zdrowotne, a także wpłaty na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Podatek dochodowy będzie naliczany według skali 12%–32% z możliwością stosowania kosztów uzyskania przychodu. Zmiany te zwiększają ochronę zleceniobiorcy, ale wymagają od pracodawców dokładnej dokumentacji i prawidłowego naliczania składek.
Dla wygodnego rozliczenia podatku i sprawdzenia przysługujących świadczeń warto skorzystać z programu Podatnik Info, który ułatwia wypełnianie PIT oraz kontrolę składek i uprawnień wynikających z nowych przepisów.
Źródła:
