Podatek do wynagrodzeń wypłacanych w obcych walutach
Coraz więcej firm w Polsce decyduje się na wypłatę pensji w euro, dolarach czy funtach – to wygodne dla pracowników, ale i spore wyzwanie podatkowe dla przedsiębiorców. Jak rozliczyć podatek od wynagrodzenia w obcej walucie, kiedy kurs walut zmienia się niemal z dnia na dzień?
Czy można płacić pensję w obcej walucie?
Tak – przepisy dopuszczają możliwość wypłaty wynagrodzenia w innej walucie niż złoty, pod warunkiem że obie strony się na to zgodziły i odpowiednie postanowienie zostało wpisane do umowy o pracę. Pracodawca nie może jednostronnie narzucić takiego rozwiązania.
Możliwość wypłaty wynagrodzenia w walucie obcej dotyczy nie tylko klasycznego stosunku pracy, ale także stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. W każdej z tych form zatrudnienia strony mogą ustalić wypłatę wynagrodzenia w walucie innej niż złoty, o ile spełnione są wymogi formalne.
Jednocześnie trzeba pamiętać, że wynagrodzenie – po przeliczeniu na złote – nie może być niższe od ustawowej płacy minimalnej. Jeśli kurs waluty spowodowałby, że wartość brutto po przeliczeniu jest niższa, pracodawca musi wyrównać tę różnicę. Wypłata może nastąpić zarówno w gotówce, jak i na rachunek bankowy pracownika.
Jak przelicza się walutę obcą na złote?
Wszystkie przychody uzyskiwane w walucie obcej należy przeliczyć na złote. Przychody i koszty w walutach obcych przelicza się na złote polskie według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.
Moment uzyskania przychodu zależy od źródła:
-
przy stosunku pracy przychód stanowią otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika pieniądze i wartości pieniężne. Innymi słowy, obowiązek podatkowy powstaje dopiero w dniu faktycznej wypłaty albo udostępnienia wynagrodzenia. Dopóki pracownik nie otrzyma pieniędzy, przychód nie powstaje, nawet jeśli wypłata była należna;
-
przy działalności gospodarczej przychód powstaje w momencie, gdy staje się należny – niezależnie od tego, czy faktycznie wpłynął na konto przedsiębiorcy.
Za datę powstania przychodu uważa się dzień wypłaty wynagrodzenia lub postawienia środków do dyspozycji na rachunku bankowym podatnika, a wówczas dniem uzyskania przychodu jest dzień obciążenia rachunku pracodawcy lub moment wypłaty należności.
Poza zasadą ogólną istnieją również regulacje szczególne dotyczące chwili powstania przychodu podatkowego. W przypadku usług rozliczanych w okresach rozliczeniowych, przychód powstaje w ostatnim dniu tego okresu, wskazanego w umowie lub na fakturze – przy czym rozliczenie nie może następować rzadziej niż raz w roku (art. 14 ust. 1e ustawy o PIT oraz art. 12 ust. 3c ustawy o CIT). Takie same zasady stosuje się przy dostawach energii elektrycznej, cieplnej oraz gazu przewodowego (art. 14 ust. 1h ustawy o PIT oraz art. 12 ust. 3d ustawy o CIT). Oznacza to, że w przypadku świadczeń rozliczanych w okresach rozliczeniowych na moment powstania przychodu nie mają wpływu ani data wystawienia faktury, ani termin płatności.
Natomiast w odniesieniu do przychodów z realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, za moment ich powstania uznaje się chwilę realizacji tych praw (art. 12 ust. 3f ustawy o CIT).
Ogólną zasadą jest stosowanie kursu średniego ogłaszanego przez NBP, a możliwość skorzystania z innego kursu istnieje tylko w przypadkach przewidzianych przepisami.
Krok po kroku – przykład rozliczenia
Poniżej przedstawiamy przykład spółki wypłacającej wynagrodzenie w walucie obcej.
Pracownik ma w umowie wynagrodzenie wypłacane w wysokości 3000 EUR brutto miesięcznie. Wynagrodzenie to jest przekazywane na rachunek bankowy pracownika lub w formie wypłaconej gotówki. Wypłata następuje 10 października, a średni kurs NBP z dnia poprzedniego wynosi 4,50 zł/EUR.
-
Przeliczenie brutto: 3000 × 4,50 = 13 500 zł. Wartości pieniężne z tytułu wynagrodzenia w walucie obcej przelicza się na złote polskie według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Otrzymane pieniądze mogą być postawione do dyspozycji pracownika na rachunku bankowym podatnika lub wypłacone jako gotówka.
-
Naliczanie składek i podatku: od 13 500 zł oblicza się składki ZUS, koszty uzyskania przychodu i zaliczkę PIT. Kwota ta stanowi podstawę obliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych. W przypadku przysługujących ulg istnieje możliwość obniżenia podatku. Zapłaty podatku dokonuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami.
-
Kwota netto: otrzymany wynik w złotych (np. 9 800 zł) dzieli się ponownie przez kurs z dnia poprzedniego, aby ustalić kwotę wypłacaną pracownikowi w euro (ok. 2178 EUR). Wypłata wynagrodzenia następuje w euro na konto bankowe pracownika, a dzień obciążenia rachunku pracodawcy jest wówczas dniem uzyskania przychodu. Moment wypłaty należności oraz postawienia środków do dyspozycji pracownika na rachunku bankowym lub wypłacona gotówka decydują o dacie powstania przychodu.
Podsumowując, w przypadku osób fizycznych, datę powstania przychodu uważa się za dzień postawienia środków do dyspozycji na rachunku bankowym podatnika lub wypłaty gotówki. Formy rozliczeń mogą obejmować zarówno przelew na rachunek bankowy, jak i wypłatę gotówki.
Obowiązki pracodawcy
Pracodawca – jako płatnik – musi:
-
prawidłowo przeliczyć walutę obcą na złote; przeliczenie to powinno być udokumentowane na rachunku pracodawcy,
-
obliczyć i wpłacić składki ZUS oraz zaliczki na PIT w złotych; zapłaty podatku dokonuje się w złotych polskich, a w przypadku przysługujących ulg istnieje możliwość obniżenia podatku,
-
złożyć odpowiednie deklaracje podatkowe (np. PIT-4R) i ubezpieczeniowe,
-
wykazać w rocznej informacji PIT-11 kwoty już po przeliczeniu na złote.
Podstawy obliczenia podatku oraz formy rozliczeń są określone w przepisach podatkowych. Obowiązki te dotyczą zarówno osób fizycznych, jak i osób prawnych w zakresie podatku dochodowego, w tym podatku dochodowego od osób fizycznych. W określonych przypadkach istnieje możliwość skorzystania z preferencyjnych kursów walut zgodnie z przepisami prawa podatkowego.
Wahania kursów walut a podatek
Zmieniający się kurs waluty powoduje, że przy tym samym wynagrodzeniu wyrażonym w euro czy dolarach, miesięczne podstawy opodatkowania w złotych będą różne. Ogólną zasadą jest przeliczanie przychodów oraz kosztów poniesionych w walutach obcych według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu lub poniesienia kosztu. Pracownik może więc w jednym miesiącu zapłacić wyższy podatek, w innym niższy – w zależności od kursu.
Dla pracodawcy natomiast różnice kursowe mogą oznaczać dodatkowe koszty lub przychody księgowe. Różnice kursowe mogą wpływać na podstawy obliczenia podatku oraz możliwość skorzystania z obniżenia podatku w przypadku niektórych ulg. Nie mają one jednak wpływu na sam sposób rozliczania podatku dochodowego od pracowników – ten zawsze liczony jest od wartości w złotych przeliczonej według kursu NBP.
Ulgi i odliczenia w walutach obcych – jak je przeliczać?
Jeżeli przepisy przewidują ulgi, odliczenia, wydatki czy podatek wyrażone w walutach obcych, to również w tym przypadku należy zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego moment poniesienia wydatku lub uregulowania podatku. Przeliczenie wartości na złote polskie jest niezbędne do ustalenia podstawy obliczenia podatku oraz możliwości skorzystania z obniżenia podatku w przypadku ulg i odliczeń. Dopiero po takim przeliczeniu wartości mogą być wykazywane w rozliczeniu podatkowym.
Warto jednak pamiętać, że ta zasada nie dotyczy kwot zwolnionych z podatku, takich jak 30% diety za każdy dzień pracy za granicą. W takiej sytuacji postępuje się w inny sposób: najpierw ustala się całkowity przychód w walucie, następnie oblicza wartość zwolnienia (np. 30% diety) również w walucie obcej, a dopiero różnicę – czyli dochód podlegający opodatkowaniu – przelicza się na złote według kursu średniego NBP z właściwego dnia.
Podsumowanie
-
Wynagrodzenie można wypłacać w walucie obcej, ale zawsze za zgodą obu stron.
-
Do rozliczeń stosuje się kurs średni NBP z dnia roboczego poprzedzającego uzyskanie przychodu lub poniesienie kosztu.
-
W stosunku pracy przychód powstaje dopiero w momencie faktycznej wypłaty lub postawienia środków do dyspozycji pracownika.
-
W działalności gospodarczej przychód rozpoznaje się w momencie, gdy staje się on należny.
-
Koszty w walucie obcej przelicza się na złote według tych samych zasad, z wyjątkiem diet i ryczałtów za podróże służbowe.
-
Wszystkie podatki i składki odprowadza się w złotych, a wahania kursów wpływają na ich wysokość.
FAQ - Najczęściej Zadawane Pytania
1. Czy mogę domagać się wypłaty pensji w euro lub dolarach?
Tak, ale tylko jeśli pracodawca się na to zgodzi i zostanie to zapisane w umowie. Pracodawca nie ma obowiązku zgodzić się na taki sposób wypłaty.
2. Czy wypłata w walucie obcej wpływa na płacę minimalną?
Tak. Po przeliczeniu na złote wynagrodzenie nie może być niższe od ustawowej płacy minimalnej. Jeśli kurs waluty spowoduje, że kwota brutto spadnie poniżej tej granicy, pracodawca musi ją wyrównać.
3. Po jakim kursie przelicza się wynagrodzenie w obcej walucie?
Zawsze według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.
4. Czy podatki i składki odprowadza się w walucie czy w złotych?
Wszystkie podatki i składki ZUS oblicza się i płaci wyłącznie w złotych. Walutę obcą przelicza się na złote, a dopiero od tej wartości nalicza się PIT i składki.
5. Czy kurs waluty ma wpływ na wysokość podatku?
Tak. Zmienny kurs walut powoduje, że wysokość podatku i składek w złotówkach może być różna w poszczególnych miesiącach, mimo że wynagrodzenie w walucie obcej pozostaje takie samo.
6. Jak rozliczać ulgi i odliczenia wyrażone w walutach obcych?
Ulgi, odliczenia, wydatki i podatek w walucie obcej przelicza się na złote po średnim kursie NBP z dnia roboczego poprzedzającego poniesienie wydatku lub zapłatę podatku. Wyjątkiem są kwoty zwolnione, np. 30% diety za pracę za granicą – te oblicza się najpierw w walucie, a dopiero potem różnicę przelicza się na złote.
