Opłata adiacencka – co to jest, ile wynosi i jak wpływa na podatek od nieruchomości?
Bony świąteczne dla pracowników to jedna z najczęściej wybieranych form dodatkowych świadczeń pozapłacowych. Choć dla pracowników stanowią atrakcyjny benefit, dla pracodawców wiążą się z konkretnymi obowiązkami podatkowymi i składkowymi. Kluczowe znaczenie ma forma świadczenia, źródło jego finansowania oraz sposób przyznania. W jakiej formie można wręczać bony świąteczne dla pracowników? Jak je rozliczyć? Kiedy przysługuje zwolnienie z PIT i ZUS? Jakie limity obowiązują w 2025 roku i jak prawidłowo ująć bony w kosztach firmy?
Spis treści:
- Bony świąteczne dla pracowników – podstawowe informacje
- Podatek i składki od bonów świątecznych
- Jak rozliczyć bony świąteczne w praktyce
- Bony świąteczne a kontrahenci i inne formy nagród
- Najczęściej zadawane pytania
Bony świąteczne dla pracowników – podstawowe informacje
Bony świąteczne to świadczenia pozapłacowe przekazywane pracownikom najczęściej z okazji świąt Bożego Narodzenia, Wielkanocy lub innych wydarzeń okolicznościowych. Mogą one przyjmować różne formy, między innymi:
-
bonów towarowych,
-
talonów,
-
kart podarunkowych (w tym kart elektronicznych),
-
voucherów do określonych sieci handlowych lub usługowych.
Z punktu widzenia przepisów podatkowych kluczowe znaczenie ma forma świadczenia. Bony, talony i karty podarunkowe nie są traktowane jak świadczenia pieniężne, lecz jako szczególna kategoria świadczeń niepieniężnych. Nie korzystają więc – co do zasady – ze zwolnienia podatkowego, nawet jeśli są finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).
To istotna różnica w porównaniu na przykład do paczek świątecznych czy świadczeń pieniężnych, które przy spełnieniu określonych warunków mogą korzystać ze zwolnienia z PIT i ZUS.
Limit zwolnienia podatkowego w 2025 roku
Największe wątpliwości wśród podatników dotyczą kwestii bony świąteczne a podatek. Poniżej analizujemy najważniejsze przepisy oraz regulacje dotyczące możliwości skorzystania z dodatkowego zwolnienia.
W 2025 roku obowiązuje limit zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych w wysokości 1000 zł rocznie na pracownika, wynikający z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350). Zwolnienie to ma jednak ściśle określony zakres i nie obejmuje bonów, talonów oraz kart podarunkowych.
W 2025 roku obowiązuje limit zwolnienia podatkowego, z którego można skorzystać po spełnieniu następujących warunków:
-
świadczenie ma charakter rzeczowy (na przykład paczka świąteczna) lub pieniężny,
-
świadczenie ma związek z finansowaniem działalności socjalnej określonej w przepisach o ZFŚS,
-
źródłem finansowania świadczenia są w całości środki ZFŚS lub funduszy związków zawodowych,
-
wartość przekazanych świadczeń nie przekracza w roku podatkowym kwoty 1000 zł.
Oznacza to, że opodatkowaniu w pełnej wysokości, bez żadnych ograniczeń, podlega wartość bonów, talonów, kart podarunkowych, zwanych elektronicznymi bonami, czy kuponów biletowych, bez względu na źródło ich finansowania.
Wartość bonów świątecznych zawsze stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu PIT oraz oskładkowaniu ZUS.
Szczegółowe przepisy dotyczące bonów świątecznych znajdują się w ustawie z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. 1994 Nr 43 poz. 163) oraz ustawie z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350).
Podatek i składki od bonów świątecznych
W przypadku bonów świątecznych sytuacja podatkowa i składkowa jest jednoznaczna:
-
cała wartość bonu stanowi przychód pracownika,
-
pracodawca ma obowiązek doliczyć wartość bonu do listy płac,
-
od tej kwoty należy pobrać zaliczkę na PIT,
-
należy naliczyć i odprowadzić składki ZUS (społeczne i zdrowotne).
Nie ma znaczenia, czy bony są finansowane z ZFŚS, czy ze środków obrotowych firmy – oskładkowanie i opodatkowanie obejmuje pełną wartość świadczenia.
ZUS konsekwentnie wskazuje w interpretacjach, że bony, talony i karty przedpłacone nie są świadczeniami rzeczowymi. Stanowią substytut pieniądza, dlatego nie korzystają z żadnych zwolnień składkowych. Dotyczy to również sytuacji, w których bony są przyznawane okazjonalnie lub z uwzględnieniem kryterium socjalnego.
Bony świąteczne a koszty uzyskania przychodu
Z perspektywy pracodawcy wartość bonów świątecznych przekazywanych pracownikom może stanowić koszt uzyskania przychodu, o ile:
-
świadczenie pozostaje w związku z zatrudnieniem,
-
jego celem jest motywowanie pracowników lub budowanie relacji pracowniczych,
-
nie ma charakteru reprezentacyjnego.
Kosztem podatkowym jest zarówno wartość samego bonu, jak i zapłacone od niego składki ZUS finansowane przez pracodawcę.
Jak rozliczyć bony świąteczne w praktyce
Prawidłowe rozliczenie podatku od bonów świątecznych wymaga ustalenia momentu powstania przychodu, właściwego ujęcia świadczenia w dokumentacji kadrowo-płacowej oraz prawidłowego rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS.
Błędy na tym etapie mogą skutkować koniecznością korekt list płac, deklaracji PIT i ZUS oraz zapłatą odsetek.
Dokumentacja i ewidencja
Jak wspomnieliśmy, jeżeli pracodawca zdecyduje się na przekazanie bonów świątecznych, opodatkowanie będzie obowiązywało bez względu na jego wartość. Aby prawidłowo rozliczyć taką formę benefitu, należy zadbać o odpowiednią dokumentację.
Pracodawca powinien posiadać dowody zakupu bonów, listy pracowników, którym zostały one przekazane, oraz potwierdzenia ich wydania. Dokumentacja ta jest niezbędna zarówno dla celów podatkowych, jak i w przypadku ewentualnej kontroli ZUS lub urzędu skarbowego.
Bony świąteczne dla pracowników ujmuje się w KPiR lub ewidencji kosztów w dacie ich wydania pracownikom, z uwzględnieniem zasad właściwych dla źródła finansowania (ZFŚS lub środki obrotowe).
Terminy i sposób rozliczenia podatku
Momentem powstania przychodu dla pracownika jest dzień wydania bonu, a nie jego faktyczne wykorzystanie. Oznacza to, że już w miesiącu przekazania bonu pracodawca powinien uwzględnić go w liście płac, naliczyć ewentualne podatki i składki oraz odprowadzić je w ustawowych terminach do urzędu skarbowego i ZUS.
Bony świąteczne a kontrahenci i inne formy nagród
Inne zasady obowiązują przy przekazywaniu bonów kontrahentom, klientom lub współpracownikom B2B.
Tego rodzaju świadczenia najczęściej traktowane są jako przychód z innych źródeł lub przychód z działalności gospodarczej po stronie obdarowanego. Oznacza to, że firma przekazująca bon może być zobowiązana do sporządzenia informacji PIT-11 lub PIT-8C, w zależności od statusu odbiorcy świadczenia.
Szczegółowe zasady omawiamy w artykule: https://www.podatnik.info/publikacje/jak-rozliczyc-gratisy-w-firmie,3144b4
Dodatkowo należy pamiętać, że bony wręczane kontrahentom bardzo często kwalifikowane są jako koszty reprezentacji, które – zgodnie z przepisami – nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Każdorazowo konieczna jest więc analiza celu przekazania bonu oraz relacji łączącej strony, aby uniknąć zakwestionowania rozliczenia przez urząd skarbowy.
Najczęściej zadawane pytania
Okres świąteczny wiąże się w wielu firmach z dodatkowymi benefitami dla pracowników. Zanim pracodawca podejmie decyzję o dodatkowym wynagrodzeniu, warto poznać obowiązujące zasady dotyczące ich rozliczania.
Czy bony świąteczne mogą być wymienione na gotówkę?
Nie. Bony, talony oraz karty podarunkowe nie są świadczeniami pieniężnymi, lecz ich substytutem. W przypadku wypłaty gotówki pracownikowi powstałby przychód pieniężny, który byłby rozliczany jak element wynagrodzenia.
Jak rozliczyć bony wydawane pracownikom w kilku transzach w ciągu roku?
Każdy bon należy rozliczyć oddzielnie – w miesiącu jego wydania. Nie ma obowiązku sumowania wartości bonów w skali roku.
Czy finansowanie bonów z ZFŚS zmienia sposób ich opodatkowania?
Nie. Nawet jeśli bony są finansowane ze środków ZFŚS i przyznawane z uwzględnieniem kryterium socjalnego, nadal podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu w pełnej wysokości.
Podsumowanie
Bony świąteczne dla pracowników to popularny benefit, jednak z punktu widzenia podatków i składek należą do najbardziej restrykcyjnie rozliczanych świadczeń. W przeciwieństwie do paczek świątecznych czy świadczeń pieniężnych z ZFŚS, bony świąteczne zawsze podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu.
Prawidłowe rozliczenie wymaga właściwej dokumentacji, poprawnego ujęcia w listach płac oraz terminowego odprowadzenia PIT i ZUS. Jeżeli masz wątpliwości, możesz skorzystać z pomocy ekspertów w ramach bezpłatnego programu Podatnik.info. W okresie rozliczeń deklaracji podatkowych udostępniamy trzy rozwiązania, które pozwolą na dopełnienie formalności nawet w 5 minut!
