Koniec okresu przejściowego w systemie Track & Trace – nowe obowiązki dla przedsiębiorców od 2026 r.

2026-06-26

Z dniem 1 stycznia 2026 roku wchodzi w życie ostateczny etap wdrażania pełnej kontroli nad obrotem wyrobami tytoniowymi w Unii Europejskiej. Po wieloletnim okresie przejściowym, system Track & Trace obejmuje wszystkie kategorie wyrobów, bez żadnych wyjątków. 

Spis treści:

• Czym jest system Track & Trace i dlaczego okres przejściowy się kończy?
• Nowe obowiązki dla handlu detalicznego i hurtowego
• System KAS i integracja z bazami danych UE
• Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów w 2026 r.
• Jak przygotować punkt sprzedaży? – krok po kroku
• Cyfrowa architektura nadzoru – rola repozytoriów danych w 2026 roku
• Podsumowanie

Dla tysięcy polskich przedsiębiorców – od producentów, przez hurtowników, aż po właścicieli najmniejszych punktów handlowych – oznacza to konieczność pełnej cyfryzacji procesów logistycznych i raportowania każdego zdarzenia w łańcuchu dostaw do europejskiego systemu baz danych.

Czym jest system Track & Trace i dlaczego okres przejściowy się kończy?

System Track & Trace został wprowadzony na mocy Ustawy z dnia 9 listopada 1995 r. o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych, która implementuje dyrektywę unijną 2014/40/UE. Celem systemu jest walka z nielegalnym handlem wyrobami tytoniowymi, który generuje miliardowe straty dla budżetu państwa i zagraża zdrowiu publicznemu poprzez wprowadzanie do obrotu produktów niewiadomego pochodzenia.

Do końca 2025 roku obowiązki monitorowania dotyczyły głównie papierosów i tytoniu do samodzielnego skręcania. Jednak od 1 stycznia 2026 r. kończy się okres przejściowy dla tzw. pozostałych wyrobów tytoniowych (OTP – Other Tobacco Products), takich jak cygara, cygaretki, tytoń do fajek czy tytoń do żucia. Oznacza to, że każdy podmiot uczestniczący w handlu tymi produktami musi być zarejestrowany w systemie i posiadać odpowiednie identyfikatory.

Nowe obowiązki dla handlu detalicznego i hurtowego

Największą zmianą w 2026 roku jest włączenie do rygorystycznego systemu ewidencji najmniejszych punktów sprzedaży. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, każdy przedsiębiorca musi dopełnić następujących formalności:

1. Uzyskanie identyfikatorów (ID) – każdy punkt sprzedaży (tzw. Facility ID) oraz każdy podmiot (tzw. Economic Operator ID) musi posiadać unikalny kod nadany przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych (PWPW), która pełni rolę krajowego wydawcy identyfikatorów.

2. Rejestracja zdarzeń logistycznych – hurtownie mają obowiązek skanowania i raportowania przemieszczania każdej paczki towaru. Od 2026 roku nie ma już taryfy ulgowej dla mniejszych partii towarów – każda jednostka logistyczna musi być monitorowana w czasie rzeczywistym.

3. Weryfikacja dostawców – przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż detaliczną muszą upewnić się, że ich dostawcy działają w systemie Track & Trace. Przyjęcie towaru bez odpowiedniego kodu identyfikacyjnego po 1 stycznia 2026 r. jest traktowane jako naruszenie przepisów akcyzowych.

System KAS i integracja z bazami danych UE

W 2026 roku system Track & Trace jest w pełni zintegrowany z narzędziami analitycznymi Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Na podstawie Ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, urzędnicy mają natychmiastowy wgląd w drogę, jaką przebyła każda paczka papierosów czy cygar od fabryki do konkretnego regału sklepowego.

Dzięki technologii e-paragonu oraz integracji kas fiskalnych online z systemem monitorowania, proces weryfikacji legalności towaru stał się niemal automatyczny. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że system raportowania musi działać 24 godziny na dobę – wszelkie opóźnienia w przesyłaniu danych do tzw. repozytorium wtórnego (Secondary Repository) na poziomie unijnym mogą skutkować blokadą możliwości zamawiania towaru u producentów.

Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów w 2026 r.

Rygorystyczne podejście do końca okresu przejściowego wiąże się z zaostrzeniem kar. Zgodnie z Ustawą z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r. poz. 628), wprowadzanie do obrotu wyrobów tytoniowych bez wymaganego oznakowania systemem Track & Trace podlega wysokim grzywnom, a w skrajnych przypadkach karze pozbawienia wolności.

Dodatkowo, na mocy przepisów administracyjnych, przedsiębiorca, który uporczywie nie dopełnia obowiązków raportowania, może utracić zezwolenie na handel wyrobami akcyzowymi. KAS podkreśla, że od 2026 roku nie będą już wydawane pouczenia – okres edukacyjny zakończył się wraz z końcem 2025 roku, a obecne działania skupiają się na restrykcyjnym egzekwowaniu prawa.

Jak przygotować punkt sprzedaży? – krok po kroku

W celu dostosowania firmy do nowych wymogów, Ministerstwo Zdrowia oraz Ministerstwo Finansów zalecają następujące kroki:

1. Sprawdzenie ważności kodów ID – jeśli rejestracja odbyła się kilka lat temu, należy upewnić się, że dane w systemie PWPW są aktualne (np. zmiana formy prawnej firmy wymaga aktualizacji ID),

2. Modernizacja sprzętu do skanowania – w 2026 roku wymagane są skanery obsługujące kody Data Matrix o wysokiej gęstości, które są standardem dla produktów OTP,

3. Szkolenia personelu – najczęstszą przyczyną niezgodności w systemie, są błędy przy przyjmowaniu dostaw, generujące tzw. alerty bezpieczeństwa w bazach danych UE.

Cyfrowa architektura nadzoru – rola repozytoriów danych w 2026 roku

Wprowadzenie pełnego systemu Track & Trace dla wszystkich wyrobów tytoniowych od 2026 roku opiera się na zaawansowanej infrastrukturze informatycznej, której sercem są tzw. repozytoria pierwotne i wtórne. Zgodnie z Ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, każdy producent i importer ma obowiązek zawarcia umowy z niezależnym dostawcą repozytorium, który gromadzi dane o każdym ruchu produktu. W roku 2026 system ten jest w pełni interoperacyjny z unijnym hubem danych, co pozwala na natychmiastowe wykrywanie anomalii, takich jak pojawienie się w obiegu produktów o zdublowanych kodach identyfikacyjnych.

Dla przedsiębiorcy oznacza to, że każda operacja – od produkcji, przez pakowanie w kartony zbiorcze, aż po załadunek na środek transportu – generuje cyfrowy „odcisk palca” w bazie danych. Krajowa Administracja Skarbowa,wykorzystuje te informacje do typowania przesyłek do kontroli fizycznej.

Podsumowanie

Prawidłowa interpretacja okresu przejściowego Track&Trace i pozwala uniknąć korekt, sporów z urzędem skarbowym i sankcji podatkowych.

Jeżeli masz dodatkowe wątpliwości dotyczące obowiązków przedsiębiorcy zachęcamy do skorzystania z bezpłatnego programu Podatnik.info. Jako użytkownik zyskujesz możliwość zadawania pytań naszym ekspertom, a także otrzymasz pomoc w rozliczeniu deklaracji PIT nawet w 5 minut.

Bibliografia:

1. Ustawa z dnia 9 listopada 1995 r. o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r. poz. 1102).

2. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r. poz. 628).

3. Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r. poz. 1021).

4. Ministerstwo Finansów, System Track & Trace – poradnik dla przedsiębiorców sektora tytoniowego, gov.pl/web/finanse.

5. Ministerstwo Zdrowia, Wdrożenie dyrektywy tytoniowej – etap 2026, gov.pl/web/zdrowie.

6. Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych, Komunikat o wydawaniu identyfikatorów dla pozostałych wyrobów tytoniowych, idissuer.pl.

O Autorze:

Mirosław Ziętek – redaktor merytoryczny, ekspert z zakresu prawa podatkowego, specjalizujący się w podatkach dochodowych od osób fizycznych (PIT). Posiada ponad 8-letnie doświadczenie w redagowaniu, analizowaniu i opracowywaniu artykułów o tematyce podatkowej. Od października 2023 roku pełni rolę redaktora merytorycznego w serwisie Podatnik.info, gdzie zajmuje się opracowywaniem i weryfikacją materiałów dotyczących prawa podatkowego, zapewniając ich wysoką jakość merytoryczną oraz przejrzystość przekazu. Wcześniej, przez ponad 7 lat, współpracował z redakcją MoneyWeek, gdzie publikował liczne analizy, poradniki oraz artykuły eksperckie z zakresu podatków osobistych oraz finansów osobistych. Absolwent Politechniki Białostockiej, gdzie w 2015 roku uzyskał tytuł magistra zarządzania finansami i rachunkowości. Ukończył także specjalistyczny kurs doradztwa podatkowego w zakresie podatków dochodowych organizowany przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, uzyskując dyplom „Eksperta ds. podatków dochodowych od osób fizycznych”. Ceniony za wyjątkową dokładność, precyzję oraz umiejętność przystępnego tłumaczenia skomplikowanych zagadnień podatkowych. Jako redaktor wyróżnia się zdolnością do szybkiej identyfikacji kluczowych problemów oraz dostarczania wartościowych wskazówek praktycznych dla czytelników. Regularnie uczestniczy w konferencjach i szkoleniach branżowych, stale poszerzając swoją wiedzę w zakresie podatków i prawa gospodarczego. Dzięki bogatemu doświadczeniu zawodowemu oraz solidnemu przygotowaniu merytorycznemu, jest uznawany za jednego z najbardziej kompetentnych redaktorów specjalizujących się w obszarze podatków osobistych w Polsce. Zapraszam do kontaktu: mail: m.zietek@podatnik.info linkedin: https://www.linkedin.com/in/miros%C5%82aw-zi%C4%99tek-311161175

Ocena artykułu:

(4.6/5), głosów: 935