Kara porządkowa dla pracownika - kiedy i za co może być stosowana?
Pracodawcy mają prawo do stosowania kar porządkowych wobec pracowników, którzy naruszają określone obowiązki służbowe. Jednak ich użycie jest ściśle regulowane przez przepisy prawa pracy. Co ważne, kary te nie mogą być stosowane dowolnie — muszą być uzasadnione konkretnymi sytuacjami, takimi jak łamanie przepisów bezpieczeństwa czy porządku w miejscu pracy.
Spis treści:
- Rodzaje kar porządkowych
- Jaka jest wysokość kary porządkowej w 2025 roku?
- Kiedy nie można zastosować kar porządkowych?
- Równe traktowanie przy nałożeniu kar porządkowych
- Forma zastosowania kary porządkowej
- Opracowanie procedury dyscyplinarnej
- Kara porządkowa uznana za niebyłą po roku
- Zwolnienie dyscyplinarne a inne środki dyscyplinujące
- Podsumowanie
- FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Wszyscy popełniają błędy, a nawet najostrożniejsze osoby nie są od nich całkowicie wolne. Niektóre drobne pomyłki wyrozumiały pracodawca może zignorować i nie wyciągać z nich konsekwencji, jednak niektóre z nich mogą prowadzić do poważnych konsekwencji i strat dla przedsiębiorcy. Przepisy Kodeksu pracy pozwalają pracodawcy na wyciąganie konsekwencji służbowych wobec pracowników poprzez stosowanie kar porządkowych. Wyjaśniamy, jakie kary porządkowe dla pracowników mogą być nałożone, jakie warunki muszą być spełnione, aby kara była zgodna z prawem, oraz jakie prawa przysługują pracownikom w przypadku ich zastosowania.
Rodzaje kar porządkowych
Dopuszczalne kary porządkowe są określone w art. 108 Kodeksu pracy i stanowią zamknięty katalog. Oznacza to, że pracodawca nie ma prawa wprowadzać innych kar według własnego uznania, na przykład potrącając dowolne kwoty z pensji lub nakładając inną odpowiedzialność finansową. Odpowiedzialność porządkowa – czyli nałożenie kary porządkowej może mieć oczywiście miejsce tylko wtedy, jeżeli istnieją do tego podstawy. W kodeksie pracy wyróżniono 3 rodzaje kar porządkowych, do których zalicza się upomnienie, nagana i kara pieniężna.
Art. 108 Kodeksu pracy
§ 1. Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:
1) karę upomnienia;
2) karę nagany.
§ 2. Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy – pracodawca może również stosować karę pieniężną.
Ustawodawca nałożył ograniczenie na wysokość kary pieniężnej: za jedno przewinienie i za jeden dzień maksymalna kara wynosi równowartość jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przekroczyć jednej dziesiątej wynagrodzenia do wypłaty.
Jaka jest wysokość kary porządkowej w 2025 roku?
W 2025 roku maksymalna wysokość kary porządkowej za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń. Kwota ta jest zależna od indywidualnego wynagrodzenia za pracę. Nie ma określonej maksymalnej kwoty kary porządkowej określonej liczbą. Wpływy z kar pieniężnych powinno przeznaczać się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.
Dopuszczalne kary porządkowe to kary upomnienia, kara nagany oraz kara pieniężna. Kary te mogą być stosowane tylko w przypadku naruszenia zasad organizacji i porządku w pracy, przepisów BHP, przeciwpożarowych, bądź ustalonych zasad potwierdzania obecności w pracy i usprawiedliwiania nieobecności. Najcięższą karę porządkową, czyli karę pieniężną, pracodawca może nałożyć w sytuacjach takich jak złamanie przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych, nieusprawiedliwione opuszczenie miejsca pracy, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości, pod wpływem środków odurzających, lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.
Ważne! Stan nietrzeźwości jest definiowany jako stężenie alkoholu we krwi przekraczające 0,5 promila lub stężenie alkoholu w wydychanym powietrzu powyżej 0,25 mg na 1 dm³.
Kiedy nie można zastosować kar porządkowych?
Umowa o pracę może wyraźnie określać, jakie pracodawca narzuca kary porządkowe za naruszenie obowiązków pracowniczych. Co ważne, pracodawca nie może stosować kar porządkowych za naruszenia inne niż te, które zostały określone wcześniej. Kodeks pracy wyczerpująco wymienia zachowania pracowników, które mogą skutkować zastosowaniem takich kar przez pracodawcę. Jeżeli pracownik dopuści się innych czynów, nawet obiektywnie nagannych, takich jak naruszenie nietykalności cielesnej współpracownika czy kradzież mienia pracodawcy, nie można nałożyć na niego kary porządkowej, gdyż takie zachowania nie mieszczą się w określonym katalogu. Przepisy te nie mogą być interpretowane przez pracodawcę w sposób dowolny czy rozszerzający.
Pracodawca nie ma również prawa stosować kar porządkowych w przypadku, gdy pracownik wykonuje swoją pracę niedbale, niesumiennie lub nie realizuje wyznaczonych celów. Nie może także wprowadzać innych, własnych środków dyscyplinujących (np. pism ostrzegawczych), ponieważ takie działanie stanowiłoby nielegalne obejście przepisów o karach porządkowych.
Możliwe jest, że okoliczność uzasadniająca karę porządkową stanowi jednocześnie podstawę do rozwiązania umowy o pracę (np. spożywanie alkoholu na terenie zakładu). W takiej sytuacji to pracodawca decyduje, jakie środki zastosować.
Równe traktowanie przy nałożeniu kar porządkowych
Pracodawca musi pamiętać, że jeżeli naruszenie obowiązków służbowych dotyczy grupy pracowników, wszystkie osoby odpowiedzialne powinny być traktowane równo. W przeciwnym wypadku może dojść do zarzutu dyskryminacji, a nałożona kara może zostać uchylona przez sąd pracy, jeśli zarzut ten zostanie potwierdzony. Pracodawca ma nałożony czasowy limit na zastosowanie kar porządkowych — może to zrobić w ciągu dwóch tygodni od dnia poinformowania o naruszeniu obowiązku pracowniczego, przy czym od samego zdarzenia nie może minąć więcej niż trzy miesiące.
Forma zastosowania kary porządkowej
Pracodawca ma obowiązek wysłuchać pracownika przed nałożeniem kary porządkowej. Oznacza to, że decyzja o karze nie może być podjęta arbitralnie; pracownik ma prawo do przedstawienia swojej wersji wydarzeń i okoliczności na swoją korzyść. „Wysłuchanie” oznacza, że pracodawca powinien przeprowadzić rozmowę z pracownikiem, choć nie zawsze musi to być w formie ustnej. Pracownik może przedstawić swoje stanowisko pisemnie, jeśli woli taką formę.
Pracodawca jest zobowiązany pisemnie poinformować pracownika o zastosowanej karze, a pracownik ma prawo w ciągu siedmiu dni złożyć sprzeciw. Pismo dotyczące kary powinno zawierać szczegółowy opis przewinienia i wskazywać rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, ponieważ pracownik ma prawo odwołać się do sądu pracy w przypadku negatywnego rozpatrzenia sprzeciwu. Pracodawca powinien więc zadbać o solidne uzasadnienie i dokumentację swojej decyzji. W piśmie należy poinformować pracownika o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia należy złożyć do akt osobowych pracownika. Jeśli pracownik odmówi przyjęcia pisma, mimo świadomości jego treści, termin na złożenie sprzeciwu rozpoczyna się od próby wręczenia zawiadomienia. Termin ten liczony jest od daty zawiadomienia o decyzji, a nie od dnia wysłuchania pracownika.
Opracowanie procedury dyscyplinarnej
Kodeks pracy nie określa szczegółowej procedury postępowania dyscyplinarnego, więc pracodawcy muszą ją opracować we własnym zakresie. Pracownicy powinni być zapoznani z tą procedurą, najlepiej w formie pisemnej, aby w razie potrzeby istniał dowód na zapoznanie się z zasadami postępowania. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników są zobowiązani do wprowadzenia regulaminu pracy, w którym powinny być ujęte kwestie związane z karami porządkowymi.
Kara porządkowa uznana za niebyłą po roku
Kara porządkowa jest uznawana za niebyłą po roku nienagannej pracy. W takim przypadku wzmianka o niej jest usuwana z akt osobowych pracownika. Pracodawca może również uznać karę za niebyłą przed upływem tego okresu, jeśli okoliczności to uzasadniają. Usunięcie wzmianki o karze wymaga skorygowania numeracji stron w aktach osobowych, aby było jasne, że brak strony wynika z usunięcia dokumentu o karze.
Zwolnienie dyscyplinarne i inne środki dyscyplinujące
Ciężar danego przewinienia może być tak duży, że jego okoliczności oraz skutki mogą skłonić pracodawcę do uznania, że dalsze zatrudnianie pracownika jest niemożliwe. Warto jednak zauważyć, że rozwiązanie umowy o pracę nie jest traktowane jako kara porządkowa w rozumieniu art. 108 Kodeksu pracy. W przypadku poważnych naruszeń obowiązków pracowniczych pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia zgodnie z art. 52 Kodeksu pracy. Może również zastosować inne środki dyscyplinujące, takie jak zmiana warunków płacy.
Podsumowanie
Kary porządkowe w polskim prawie pracy mają charakter wyjątkowy i mogą być stosowane jedynie w ściśle określonych sytuacjach. Zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy istnieje zamknięty katalog kar porządkowych, obejmujący:
- upomnienie,
- naganę,
- karę pieniężną.
Ich nałożenie następuje za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w zakładzie pracy, naruszenie przepisów BHP lub przeciwpożarowych, a także za takie przewinienia jak nieusprawiedliwione opuszczenie stanowiska pracy czy stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości. Nałożeniem kary pracodawca nie może jednak działać dowolnie – ma obowiązek wysłuchania pracownika i uwzględnienia stopnia winy pracownika, rodzaju przewinienia oraz dotychczasowego przebiegu zatrudnienia.
Kary niemajątkowe (upomnienie i nagana) stosuje się przy lżejszych naruszeniach, natomiast kara pieniężna dotyczy poważniejszych przypadków. Co ważne, kary pieniężne przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy w firmie. W razie gdy kara została nałożona bezpodstawnie, pracownik ma prawo wnieść sprzeciw, a jeśli sprzeciw zostanie uwzględniony, wpis o karze usuwa się z akt osobowych. Ponadto każda kara porządkowa staje się niebyła po roku nienagannej pracy pracownika.
„Kara porządkowa to nie tylko konsekwencja złamania przepisów, ale także narzędzie wychowawcze. Ważne, by pracodawca pamiętał, że celem nie jest karanie dla samego karania, lecz przywrócenie równowagi i porządku w zakładzie pracy. Czasem rozmowa daje więcej niż formalne sankcje.”
— Anna Ciecierska
FAQ - Najczęściej zadawane pytania
Co to jest kara porządkowa dla pracownika?
Kara porządkowa to sankcja przewidziana w Kodeksie pracy, stosowana w chwili naruszenia przez pracownika obowiązków wynikających z umowy o pracę lub regulaminu zakładu. Może przybrać formę upomnienia, nagany albo kary pieniężnej.
Jakie są rodzaje kar porządkowych?
Kodeks pracy określa zamknięty katalog kar porządkowych. Obejmują one:
- karę upomnienia,
- karę nagany,
- karę pieniężną – stosowaną tylko w określonych przypadkach, np. za nieusprawiedliwione opuszczenie pracy czy stawienie się w stanie nietrzeźwości.
Ile czasu ma pracodawca na nałożenie kary porządkowej?
Pracodawca ma 2 tygodnie od dnia powzięcia informacji o przewinieniu pracownika i maksymalnie 3 miesiące od momentu, gdy samo przewinienie miało miejsce. Po upływie tych terminów kara nie może zostać skutecznie nałożona.
Jaka jest procedura nagany dla pracownika?
Przed nałożeniem nagany pracodawca jest zobowiązany wysłuchać pracownika, czyli dać mu możliwość przedstawienia własnego stanowiska. Następnie musi przekazać decyzję w formie pisemnej, wskazując przyczynę oraz pouczając o prawie do złożenia sprzeciwu w ciągu 7 dni.
Kiedy można nałożyć karę porządkową?
Kara porządkowa może być zastosowana, gdy pracownik dopuści się naruszenia obowiązków wynikających ze stosunku pracy, np. nieprzestrzegania przepisów BHP, regulaminu pracy czy zasad usprawiedliwiania nieobecności. W każdym przypadku decyzja musi być oparta na przepisach prawa i nie może wynikać wyłącznie z uznaniowości pracodawcy.
