Działalność gospodarcza a staż pracy - czy działalność gospodarcza wlicza się do stażu pracy?
Staż pracy to kluczowy wskaźnik decydujący o uprawnieniach pracowniczych, takich jak urlopy, odprawy czy emerytura. Warto wiedzieć, które okresy należy do niego zaliczać – czy zalicza się do niego również prowadzenie działalności gospodarczej? Wyjaśniamy, czym jest staż pracy, jakie okresy podlegają wliczeniu, czy działalność gospodarcza wlicza się do stażu pracy i jak to poprawnie udokumentować.
Spis treści:
- Czym jest staż pracy?
- Podstawowe zasady zaliczania okresów do stażu pracy
- Czy działalność gospodarcza wlicza się do stażu pracy?
- Jak udokumentować działalność gospodarczą w celu jej zaliczenia
- Praktyczne przykłady i wskazówki
- Procedura uznania okresów działalności gospodarczej przez pracodawcę
- Nowe zasady liczenia doświadczenia zawodowego – etat, działalność i umowy cywilnoprawne
- Podsumowanie
- FAQ - najczęściej zadawane pytania
Czym jest staż pracy?
Staż pracy to pojęcie funkcjonujące zarówno w prawie pracy, jak i w przepisach ubezpieczeń społecznych. Nie istnieje jedna ogólna definicja tego terminu – jego rozumienie zależy od kontekstu prawnego i celu, dla którego jest ustalany.
Definicja prawna stażu pracy
Aktem prawnym, który wskazuje definicje i regulacje obowiązujące w ramach zatrudnienia pracowników, jest ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141). Warto jednak zwrócić uwagę, że nie znajdziemy w nim bezpośredniego wyjaśnienia, czym jest staż pracy.
W kontekście obowiązujących zapisów można go jednak rozumieć jako sumę wszystkich okresów zatrudnienia i innych aktywności zawodowych, które uprawniają pracownika do określonych świadczeń i przywilejów wynikających z prawa pracy.
W zależności od przepisów szczególnych, do stażu pracy mogą być wliczane również inne okresy, na przykład czas nauki czy prowadzenia działalności gospodarczej – pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów.
Znaczenie stażu pracy dla pracownika
Staż pracy wpływa na wiele aspektów zatrudnienia, w tym:
- prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni),
- prawo do odprawy emerytalnej lub rentowej,
- prawo do nagród jubileuszowych i dodatków stażowych,
- dostęp do programów socjalnych lub mieszkaniowych w sektorze publicznym,
- wysokość świadczeń emerytalnych i rentowych (w kontekście okresów składkowych i nieskładkowych).
Podstawowe zasady zaliczania okresów do stażu pracy
W praktyce katalog okresów wliczanych do stażu pracy jest znacznie szerszy niż tylko zatrudnienie działalności zarobkowej na etacie. Niektóre wynikają bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy, inne z ustaw szczególnych, na przykład ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. 1998 Nr 162 poz. 1118).
Okresy zatrudnienia na umowę o pracę
Podstawowym okresem zaliczanym do stażu pracy jest czas zatrudnienia na podstawie umowy o pracę – niezależnie od tego, czy jest to umowa na czas określony, nieokreślony, czy na okres próbny. Liczy się faktyczny czas pozostawania w stosunku pracy, a potwierdzeniem jest świadectwo pracy lub zaświadczenie od danego pracodawcy.
Inne zaliczane okresy (urlop wychowawczy, służba wojskowa, okresy nauki)
Do stażu pracy mogą również zostać zaliczone:
- urlop wychowawczy – zgodnie z art. 186 §5 Kodeksu pracy,
- służba wojskowa – traktowana jak zatrudnienie,
- okresy nauki – np. ukończenie szkoły wyższej wliczane jest do stażu w wymiarze do 8 lat (art. 155 §1 Kodeksu pracy),
- okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych,
- wolontariat lub praktyki zawodowe, jeśli wynika to z przepisów szczególnych.
Czy działalność gospodarcza wlicza się do stażu pracy?
Choć przez wiele lat prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie było uwzględniane przy ustalaniu stażu pracy w zakresie nabywania uprawnień pracowniczych, sytuacja ta ulegnie zmianie. Zgodnie z nowymi przepisami przyjętymi przez Radę Ministrów, od 1 stycznia 2026 roku okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej będą wliczane do stażu pracy. Rozwiązanie to ma na celu wyrównanie szans pracowników w dostępie do niektórych świadczeń pracowniczych, takich jak prawo do dłuższego urlopu czy nagród jubileuszowych, oraz lepsze odzwierciedlenie faktycznego doświadczenia zawodowego. Warunkiem uwzględnienia tych okresów będzie co do zasady opłacanie składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, potwierdzane odpowiednimi zaświadczeniami z ZUS.
Warunek opłacania składek emerytalno-rentowych
Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887), osoba prowadząca działalność gospodarczą podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Oznacza to, że tylko te okresy działalności, w których składki były faktycznie opłacane, mogą zostać uznane za równoważne ze stażem pracy.
Zakres okresów prowadzenia działalności uwzględnianych w stażu
Zaliczeniu mogą podlegać okresy:
- w których działalność była aktywna (niewyrejestrowana i niezawieszona),
- dla których przedsiębiorca opłacał składki emerytalne i rentowe – zarówno w pełnej, jak i preferencyjnej wysokości (na przykład „mały ZUS”).
Wyłączenia – kiedy działalność nie zostanie zaliczona
Nie zostaną uwzględnione okresy, w których:
- działalność była zawieszona,
- przedsiębiorca korzystał z całkowitego zwolnienia ze składek (np. w ramach „ulgi na start”),
- składki nie były opłacane z innego powodu (np. zaległości).
Jak udokumentować działalność gospodarczą w celu jej zaliczenia
Zaliczenie okresu prowadzenia działalności gospodarczej do stażu pracy wymaga odpowiedniego udokumentowania – zarówno w celu rozliczeń pracowniczych, jak i emerytalnych.
Zaświadczenie z ZUS o okresie podlegania ubezpieczeniom
Podstawowym dokumentem jest zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, które zawiera:
- okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu i rentowym),
- informacje o podstawach wymiaru składek,
- ewentualne przerwy w opłacaniu składek.
- Dokument taki można uzyskać przez PUE ZUS lub w placówce.
Potwierdzenia z CEIDG i rozliczenia podatkowe
Dodatkowo warto przygotować:
- wydruki z CEIDG – potwierdzające okres prowadzenia działalności,
- PIT-36 lub PIT-36L – roczne zeznania podatkowe,
- dowody wpłat do ZUS, jeśli są wymagane przez pracodawcę.
Praktyczne przykłady i wskazówki
Teoretyczne zasady mogą być trudne do zastosowania w praktyce – warto zatem przyjrzeć się przykładowym sytuacjom.
Przykład 1: ciągła działalność z opłaconymi składkami
Pani Anna prowadziła działalność gospodarczą nieprzerwanie przez 6 lat, regularnie opłacając pełne składki ZUS. Po podjęciu pracy w urzędzie złożyła dokumentację, która została zaakceptowana – okres ten wliczono do stażu pracy, co dało jej prawo do 26 dni urlopu już po roku zatrudnienia.
Przykład 2: zawieszenie działalności i brak składek
Pan Marek prowadził działalność gospodarczą przez 5 lat, ale przez 3 lata korzystał z „ulgi na start” i nie opłacał składek emerytalno-rentowych. Pracodawca zaliczył mu tylko 2 lata jako okresy składkowe.
Procedura uznania okresów działalności gospodarczej przez pracodawcę
Jeśli podatnik chce, by okres działalności gospodarczej został uznany jako staż pracy, musi złożyć odpowiedni wniosek.
Wniosek o zaliczenie okresów do stażu
Aby działalność została wliczona do stażu pracy, należy złożyć do działu kadr:
- wniosek o zaliczenie okresów,
- zaświadczenie z ZUS,
- potwierdzenie wpisu do CEIDG,
- rozliczenia PIT lub inne wymagane dokumenty.
Nie istnieje jeden wzór takiego wniosku – jego forma zależy od regulaminu danego pracodawcy.
Przeczytaj także: Zmiany w stażu pracy - od kiedy?
Termin rozpatrzenia i możliwe odwołania
Pracodawca powinien rozpatrzyć wniosek niezwłocznie – zwykle w terminie 14 dni. W razie odmowy pracownik może:
- złożyć odwołanie do sądu pracy (na podstawie art. 264 Kodeksu pracy),
- skorzystać z pomocy Państwowej Inspekcji Pracy.
Nowe zasady liczenia doświadczenia zawodowego – etat, działalność i umowy cywilnoprawne
Dotychczas obliczanie stażu pracy sprowadzało się wyłącznie do sumowania okresów zatrudnienia w ramach stosunku pracy, bez względu na to, jak długo i w jakim wymiarze dana osoba wykonywała inną działalność zarobkową. W praktyce oznaczało to, że osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą lub pracująca na podstawie umów cywilnoprawnych, po powrocie na etat wykazywała krótszy staż, co często skutkowało niższym wymiarem urlopu – 20 dni zamiast 26 – oraz brakiem prawa do dodatków stażowych.
Znowelizowane przepisy, które wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku, zmieniają to podejście. Do stażu pracy będą zaliczane także okresy samozatrudnienia oraz inne formy aktywności zawodowej, niezależnie od wymiaru czasu pracy i charakteru umowy. Celem tych zmian jest wyrównanie pozycji osób prowadzących działalność gospodarczą i pracowników etatowych w zakresie uprawnień pracowniczych, takich jak urlopy czy dodatki zależne od długości doświadczenia zawodowego, co wpisuje się w szersze założenia polityki społecznej i dostosowanie prawa pracy do realiów współczesnego rynku.
Podsumowanie
Zmiany w przepisach dotyczących stażu pracy stanowią istotny krok w kierunku lepszego odzwierciedlenia realnego doświadczenia zawodowego osób aktywnych na rynku pracy. Od 1 stycznia 2026 roku do stażu pracy – w zakresie nabywania uprawnień pracowniczych – będą wliczane nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, ale również m.in. świadczenie usług w ramach umowy zlecenia, prowadzenie przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności gospodarczej, okresy pozostawania osobą współpracującą czy wykonywanie pracy na podstawie umowy agencyjnej. Wymienione okresy będą co do zasady potwierdzane zaświadczeniami wydanymi przez ZUS, co ma ujednolicić praktykę po stronie pracodawców.
Nowe regulacje mają szczególne znaczenie dla osób, które dotychczas – mimo wieloletniej aktywności zawodowej – formalnie wykazywały niższy zakładowy staż pracy. Zmiany te będą istotne zarówno w przypadku rekrutacji, jak i przy ustalaniu prawa do niektórych świadczeń pracowniczych, niezależnie od tego, czy chodzi o administrację publiczną, czy pracodawców spoza sektora publicznego. Jednocześnie ustawodawca przewidział odpowiednie vacatio legis, aby umożliwić pracodawcom wprowadzenie ewentualnych zmian organizacyjnych i zabezpieczenie środków na sfinansowanie nowych rozwiązań.
Od autora: „Rynek pracy od lat opiera się na różnych formach aktywności zawodowej, dlatego staż pracy powinien odzwierciedlać rzeczywiste doświadczenie, a nie wyłącznie nazwę umowy. Projektowane przepisy to krok w stronę większej sprawiedliwości i równego traktowania pracowników – niezależnie od tego, w jakiej formie wykonywali pracę”.
· Mirosław Ziętek
Jeżeli masz dodatkowe pytania, możesz skorzystać ze wsparcia specjalistów ds. prawa pracy i podatków w ramach bezpłatnego programu Podatnik.info. Ponadto w okresie rozliczenia deklaracji podatkowych zapewniamy trzy rozwiązania, które umożliwią dopełnienie formalności nawet w 5 minut. Sprawdź, co jeszcze możesz zyskać z Podatnik.info!
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Czy działalność gospodarcza wlicza się do stażu pracy 2025?
W 2025 roku – co do zasady – nie. Zgodnie z obowiązującymi przepisami staż pracy w zakresie nabywania uprawnień pracowniczych opiera się głównie na zatrudnieniu na podstawie stosunku pracy. Okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej czy wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia nie są jeszcze powszechnie wliczane do stażu pracy. Zmieni się to od 1 stycznia 2026 r., kiedy wejdą w życie nowe regulacje przyjęte przez Radę Ministrów – wtedy wymienione okresy będą uwzględniane przy ustalaniu stażu pracy dla niektórych świadczeń pracowniczych.
Czy prowadzenie działalności gospodarczej wlicza się do emerytury?
Tak. Okres prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej wlicza się do emerytury, o ile zostały opłacone składki emerytalne i rentowe. Są to tzw. okresy składkowe, które wpływają na prawo do emerytury oraz jej wysokość. Należy jednak pamiętać, że projektowane przepisy dotyczące stażu pracy od 2026 roku nie zmieniają zasad ustalania emerytur – dotyczą wyłącznie uprawnień pracowniczych.
Co się wlicza do stażu pracy?
Do stażu pracy wliczane są przede wszystkim pracownikom okresy zatrudnienia w ramach stosunku pracy, niezależnie od rodzaju umowy o pracę. Ponadto – na podstawie przepisów szczególnych – uwzględnia się m.in. okresy nauki, urlopu wychowawczego, służby wojskowej czy pobierania zasiłku dla bezrobotnych. Od 2026 roku stażu pracy wliczane będą również okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, okres wykonywania umowy zlecenia, umowy agencyjnej, a także niektóre okresy pracy zarobkowej za granicą i okres zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem – pod warunkiem, że zostały opłacone składki.
Czego nie zaliczamy do stażu pracy?
Do stażu pracy nie zalicza się okresów, które nie były związane z wykonywaniem pracy lub działalności zarobkowej w rozumieniu przepisów, ani okresów, za które nie opłacano wymaganych składek. Przykładem są: czas zawieszenia działalności gospodarczej bez opłaconych składek, praca „na czarno”, okresy całkowitego zwolnienia ze składek (np. ulga na start) czy inne formy aktywności, które nie mieszczą się w ramach stosunku pracy lub projektowanych przepisów odnoszących się do stażu pracy. W takich przypadkach pracownik może mieć formalnie niższy staż pracy, mimo posiadanego doświadczenia zawodowego.
