Zawieszenie działalności gospodarczej – kiedy warto i jak to zrobić?
Zawieszenie działalności gospodarczej to czasem najlepszy sposób, by złapać oddech i uporządkować firmowe sprawy bez konieczności jej zamykania. Sprawdź, kiedy możesz skorzystać z tej opcji, jakie formalności trzeba spełnić i jak zawieszenie wpływa na podatki oraz składki.
Zawieszenie działalności gospodarczej bywa korzystnym sposobem na uporządkowanie spraw firmowych bez konieczności jej likwidacji. Rozwiązanie to umożliwia przerwę w prowadzeniu biznesu, w trakcie której nie są wykonywane czynności zarobkowe, nie są wystawiane faktury i nie powstają przychody. Najważniejszą korzyścią jest oszczędność na składkach ZUS i podatkach - nie ma obowiązku opłacania większości kosztów stałych, w tym składek ZUS czy zaliczek podatkowych. Zawieszenie pozwala ograniczyć obciążenia finansowe oraz daje czas na odpoczynek, podnoszenie kwalifikacji czy opracowanie nowych planów rozwoju.
Kto może zawiesić działalność i na jak długo?
Zawieszenie działalności gospodarczej jest możliwe w przypadku jednoosobowej działalności (JDG) oraz spółki cywilnej – pod warunkiem, że decyzję o zawieszeniu podejmą wszyscy wspólnicy. Możesz zawiesić działalność gospodarczą na zasadach przewidzianych w przepisach, jeśli nie zatrudniasz pracowników na podstawie umowy o pracę, zlecenia, dzieło lub spółdzielczej umowy o pracę. Z rozwiązania nie mogą skorzystać spółki handlowe posiadające osobowość prawną.
Zawieszenie jest dopuszczalne w następujących przypadkach:
- gdy przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników,
- gdy pracownicy przebywają na urlopach na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego i nie są związani wykonywaniem pracy u innego pracodawcy,
- gdy wszyscy wspólnicy spółki cywilnej wniosą o zawieszenie.
Warunkiem jest także to, że wobec przedsiębiorcy nie toczy się zakaz prowadzenia działalności gospodarczej (np. z powodu prawomocnego wyroku). Zawieszenie dotyczy także pozarolniczej działalności gospodarczej. Zawieszenia nie można stosować, jeśli przedsiębiorca wcześniej zapowiedział likwidację firmy lub spółki – w takim przypadku powinien złożyć wniosek o wykreślenie z rejestru. Zawieszenie działalności gospodarczej jest możliwe tylko na zasadach przewidzianych przez prawo.
Okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej – od 30 dni do… bez limitu?
Zgodnie z przepisami minimalny okres zawieszenia działalności wynosi 30 dni. We wniosku wskazuje się datę rozpoczęcia zawieszenia, a wymagane 30 dni liczone jest właśnie od tej daty. W szczególnych sytuacjach – na przykład gdy zawieszenie obejmuje cały luty – okres ten może być nieco krótszy, jednak w praktyce przyjmuje się, że zawieszenie trwa co najmniej miesiąc. W przypadku działalności sezonowych, które naturalnie przerywają funkcjonowanie na kilka miesięcy w roku, zawieszenie może nastąpić przed okresem zimowym, a wznowienie – tuż przed rozpoczęciem nowego sezonu.
Maksymalny okres zawieszenia w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest ograniczony. Obowiązujące przepisy umożliwiają zawieszenie działalności na czas nieokreślony, bez wskazywania górnej granicy. Możliwe jest zatem nawet wielomiesięczne lub wieloletnie pozostawanie w stanie zawieszenia. Jedynym wyjątkiem są sytuacje, w których zawieszenie następuje ze względu na konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem – wtedy przewidziano limit 36 miesięcy. W pozostałych przypadkach działalność może pozostawać zawieszona dowolnie długo, a wznowienie następuje po ponownym zgłoszeniu odpowiedniej informacji w CEIDG.
Wyjątkowo inne zasady dotyczą spółek wpisanych do KRS – w ich przypadku okres zawieszenia jest ograniczony od 30 dni do maksymalnie 24 miesięcy (2 lata). Po tym czasie spółka musi wznowić działalność lub przejść inne kroki prawne (np. likwidację i założenie nowej spółki). W JDG tych ograniczeń nie ma.
Jak zawiesić działalność – procedura w CEIDG
Wniosek o zawieszenie działalności można złożyć w centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. Oto typowa procedura:
- Przygotuj dostęp do CEIDG: zaloguj się do systemu CEIDG przez stronę internetową ceidg.gov.pl lub biznes.gov.pl (platforma e-usług). Do logowania użyj Profilu Zaufanego, e-dowodu lub innego certyfikatu kwalifikowanego. Jeśli nie korzystasz z Internetu, możesz pobrać formularz CEIDG-1 w wersji papierowej i złożyć go w urzędzie miasta lub gminy. Wniosek można złożyć także osobiście w urzędzie gminy.
- Wypełnij wniosek CEIDG-1: w formularzu wybierz cel „zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej”(część 1 formularza CEIDG-1). Następnie wprowadź swoje dane osobowe (PESEL, NIP, REGON, adres itp. – część 2 i 3 formularza), a także informacje o firmie (nazwa firmy, NIP, REGON, PKD). Zaznacz też zgłoszenie do ZUS/KRUS (część o ubezpieczeniach) – system sam przekaże zawiadomienie o zawieszeniu do ZUS, o ile masz podane ubezpieczenie ZUS; w rubryce wpisz ZUS. Jeśli masz ubezpieczenie KRUS, możesz wybrać tę opcję i zaznaczyć, czy nadal chcesz być ubezpieczony rolniczo. Prawidłowy wpis informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej jest niezbędny do skutecznego zawieszenia.
- Podaj datę zawieszenia: w części dotyczącej “informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej” (część 11 formularza) wskaż planowany początek okresu zawieszenia. Możesz to zrobić z datą bieżącą lub ustaloną na przyszłość. Jeśli składasz wniosek online, pamiętaj, że data rozpoczęcia zawieszenia nie może być wcześniejsza niż dzień złożenia wniosku. Datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej może być dzień złożenia wniosku lub inny wskazany dzień.
- Złóż wniosek: wyślij wniosek CEIDG-1 elektronicznie (podpisując go Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym). Możesz też złożyć papierowo wniosek osobiście w urzędzie miasta/gminy lub przesłać listownie. Po zatwierdzeniu wniosku otrzymasz potwierdzenie przyjęcia (data wpływu do CEIDG) – zachowaj je na wszelki wypadek. Wniosek o zawieszenie działalności można złożyć elektronicznie lub papierowo.
- Powiadom urząd skarbowy (opcjonalnie): wypełnienie CEIDG-1 automatycznie przesyła informację o zmianach do urzędu skarbowego. Nie musisz więc osobno składać specjalnego formularza do US – CEIDG przekaże dane o zawieszeniu. Jeśli masz jednak wątpliwości, możesz dodatkowo skontaktować się ze swoim naczelnikiem US lub wysłać formularz CEIDG-24 (gdybyś w innej sytuacji składał papierowo) z informacją o zawieszeniu, by mieć pewność, że urząd otrzymał zgłoszenie. Informacja o działalności gospodarczej trafia automatycznie także do głównego urzędu statystycznego.
- Czekaj na potwierdzenie: zgodnie z przepisami, zmiana statusu w CEIDG powinna być zaktualizowana w ciągu 1 dnia roboczego. Po tym czasie twoja działalność będzie oficjalnie zawieszona. Możesz to sprawdzić przez wyszukiwarkę w CEIDG (będzie widniała data wstrzymania firmy).
Podczas wypełniania wniosku CEIDG-1 pamiętaj, że zawieszenia muszą dotyczyć całości firmy (nie możesz zawiesić tylko części działalności, np. kilku branż poza innymi). Jeśli prowadzisz spółkę cywilną, wszyscy wspólnicy muszą jednocześnie złożyć wnioski o zawieszenie. Wznowienie działalności wymaga odrębnego wniosku każdego wspólnika.
Skutki zawieszenia dla ZUS
W trakcie zawieszenia działalności gospodarczej następuje automatyczne wyrejestrowanie z ZUS i wstrzymanie obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Okres ten nie jest zaliczany do okresów składkowych i nie wpływa na wysokość przyszłych świadczeń.
- Składki społeczne nie są naliczane w okresie zawieszenia.
- Składka zdrowotna również nie podlega obowiązkowi, jednak brak jej opłacania pozbawia prawa do świadczeń zdrowotnych. Ubezpieczenie można zapewnić np. jako członek rodziny osoby ubezpieczonej.
- Współpracownicy i członkowie rodziny – w przypadku współpracy z małżonkiem lub zatrudniania pracowników konieczne jest zadbanie również o ich sytuację. Przed zawieszeniem działalności należy złożyć formularze ZUS ZWUA, ZWPA i inne wymagane dokumenty, aby wyrejestrować pracowników oraz współpracowników z ubezpieczeń. Członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia należy wyrejestrować na druku ZUS ZCNA. Dzięki temu formalnie zakończy się ich podleganie ubezpieczeniom.
- Okres zawieszenia nie jest okresem składkowym i nie wpływa na wysokość przyszłych świadczeń.
Podsumowując: za okres zawieszenia nie powstaje obowiązek opłacania żadnych obowiązkowych składek ZUS, co pozwala na realne oszczędności. Przedsiębiorca nie musi również składać deklaracji rozliczeniowych do ZUS za okres zawieszenia, z wyjątkiem miesiąca zawieszenia. Jednocześnie należy pamiętać, że w tym czasie nie przysługuje ochrona ubezpieczeniowa. Wznowienie działalności skutkuje ponownym objęciem systemem ubezpieczeń i koniecznością opłacania składek, które – w zależności od daty wznowienia – mogą być preferencyjne lub pełne.
Zawieszenie działalności a podatki
W okresie zawieszenia działalności obowiązują odrębne zasady podatkowe. Zawieszenie dotyczy okresów rozliczeniowych, w których nie powstaje obowiązek opłacania zaliczek na poczet podatku dochodowego. Sprzedaż nie jest prowadzona, jednak status podatnika pozostaje aktywny. Zawieszenie dotyczy także obowiązków podatkowych w zakresie VAT i PIT.
Podatek dochodowy (PIT)
W czasie zawieszenia nie osiąga się przychodów z działalnością gospodarczą wykonywaną w ramach JDG, dlatego nie powstaje obowiązek opłacania zaliczek na PIT – niezależnie od formy opodatkowania. Po zakończeniu roku podatkowego nadal należy złożyć roczne zeznanie (PIT-36 lub PIT-36L), nawet jeśli przez cały rok nie wystąpiły przychody i konieczne jest złożenie deklaracji „zerowej”.
Podatek VAT
Status podatnika VAT czynnego utrzymuje się przez okres 6 miesięcy od zawieszenia. Po tym czasie urząd skarbowy może automatycznie wykreślić podatnika z rejestru, jeśli nie są wykonywane czynności opodatkowane. Mimo zawieszenia możliwe jest:
- odliczanie VAT z faktur wynikających z umów zawartych przed zawieszeniem (np. leasing),
- konieczność rozliczenia VAT należnego przy sprzedaży środka trwałego, imporcie usług czy WNT.
W takich sytuacjach wymagane jest złożenie JPK-V7 za miesiąc, w którym wystąpił obowiązek podatkowy. Obowiązek ten dotyczy pełnych okresów rozliczeniowych, w których powstał obowiązek podatkowy, chyba że występują specyficzne wyjątki. Po wznowieniu działalności status podatnika VAT czynnego jest przywracany automatycznie.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
W czasie zawieszenia nie opłaca się ryczałtu i nie składa bieżących deklaracji, ponieważ nie są osiągane przychody. Mogą pojawić się jedynie przychody finansowe lub ze zbycia środków trwałych, które rozlicza się dopiero po wznowieniu działalności. Jeśli wznowienie następuje w kolejnym roku podatkowym, ryczałt za okres zawieszenia należy uiścić w styczniu nowego roku.
Koszty i rozliczenia
W okresie zawieszenia zachowuje się możliwość ujmowania w kosztach wydatków wynikających z wcześniej zawartych umów, takich jak raty leasingowe czy kredytowe, o ile służą zachowaniu źródła przychodów. Jeżeli wydatki te są objęte VAT, odliczenie jest możliwe na zasadach ogólnych, pod warunkiem odpowiedniego prowadzenia ewidencji.
Do czego przedsiębiorca ma prawo podczas zawieszenia działalności gospodarczej?
W trakcie zawieszenia działalności przedsiębiorca ma możliwość rozliczania kosztów stałych jako kosztów związanych z zabezpieczeniem źródła przychodu, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów. Dopuszczalne jest także przyjmowanie należności wynikających z działalności prowadzonej przed zawieszeniem, np. opóźnionych płatności od kontrahentów. Można ponadto wykonywać czynności niezbędne do utrzymania majątku firmowego w odpowiednim stanie, regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem, prowadzić postępowania sądowe i podatkowe, a także zbywać środki trwałe czy wyposażenie. Wszystkie te działania nie są traktowane jako bieżące prowadzenie działalności, lecz jako element ochrony interesu przedsiębiorstwa.
Pracownicy i inne zobowiązania
Przed zawieszeniem działalności gospodarczej konieczne jest wcześniejsze rozwiązanie wszystkich umów o pracę – przedsiębiorca zatrudniający pracowników nie może zawiesić działalności, dopóki trwa jakikolwiek stosunek pracy. Po rozwiązaniu umów pracownicy mogą podjąć nowe zatrudnienie lub korzystać z odpowiednich świadczeń. Podczas zawieszenia działalności nie ma możliwości formalnego zatrudniania pracowników.
W sytuacji, gdy pracownik przebywa na urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim (i nie pracuje równolegle u innego pracodawcy), zawieszenie działalności jest dopuszczalne. Po zakończeniu urlopu lub po zgłoszeniu przez pracownika gotowości do powrotu konieczne jest jednak wypłacanie mu wynagrodzenia jak za przestój – aż do momentu wznowienia działalności. Obowiązki pracodawcy udzielającego urlopu nie ustają w okresie zawieszenia.
Z praktycznego punktu widzenia:
- Należy złożyć w ZUS formularze ZWUA i ZWPA, aby wyrejestrować pracowników oraz płatnika składek. Dokumenty te powinny zostać przekazane najpóźniej w dniu zakończenia zatrudnienia. Choć część danych trafia do ZUS przez CEIDG, obowiązek formalnego wyrejestrowania pracowników przed końcem miesiąca pozostaje po stronie przedsiębiorcy.
- Trzeba zamknąć obowiązki kadrowe, w tym wypłacić zaległe wynagrodzenia i rozliczyć okres pracy. Biuro rachunkowe może przygotować niezbędne dokumenty, np. informację PIT-11.
Zawieszenie jednoosobowej działalności jest możliwe dopiero po rozwiązaniu wszystkich umów o pracę i zakończeniu obowiązków wobec pracowników oraz ZUS. W przypadku śmierci przedsiębiorcy możliwe jest ustanowienie zarządu sukcesyjnego zgodnie z ustawą z 5 lipca 2018 r.
Wznowienie działalności gospodarczej
Gdy nadchodzi moment powrotu do prowadzenia firmy, konieczne jest zgłoszenie wznowienia działalności. Procedura jest zbliżona do zawieszenia.
1. Wypełnienie formularza CEIDG-1
W systemie CEIDG należy wybrać opcję „wznowienie wykonywania działalności gospodarczej” i wskazać datę wznowienia. Może to być dzień złożenia wniosku albo data wsteczna (np. ostatni dzień poprzedniego miesiąca), lecz nie wcześniejsza niż dzień zawieszenia.
2. Złożenie wniosku
Wniosek można przesłać online, podpisując go profilem zaufanym, albo złożyć osobiście w urzędzie. Po jego przyjęciu status w rejestrze CEIDG zostaje automatycznie zmieniony na „czynny”.
3. Automatyczne przywrócenie zgłoszeń w ZUS i VAT
CEIDG przekazuje informację o wznowieniu do ZUS, który przywraca status płatnika składek – od dnia wznowienia pojawia się obowiązek opłacania składek. Jeżeli przed zawieszeniem byli zatrudnieni pracownicy, istnieje możliwość ponownego ich zgłoszenia do ubezpieczeń. Urząd skarbowy przywraca również status czynnego podatnika VAT (o ile był on nadany przed zawieszeniem), a system KSeF automatycznie uwzględnia powrót do aktywności gospodarczej.
4. Powrót do standardowych rozliczeń
Od dnia wznowienia ponownie obowiązują wszystkie bieżące zobowiązania: opłacanie składek ZUS, rozliczanie VAT i PIT w odpowiednich cyklach (miesięcznych lub kwartalnych) oraz prowadzenie księgowości. Jeśli zawieszenie obejmowało przełom roku podatkowego, warto pamiętać, że wraz z nowym rokiem mogą zacząć obowiązywać nowe limity, progi czy zasady wyliczania składki zdrowotnej.
5. Dodatkowe formalności po wznowieniu
Warto upewnić się, czy nie wygasły żadne pozwolenia, licencje lub uprawnienia wymagane do prowadzenia danej działalności. Jeżeli planowane jest ponowne zatrudnienie pracowników, konieczne będzie sprawdzenie ważności badań lekarskich. Warto również zweryfikować aktualność firmowych danych i dokumentów wykorzystywanych w bieżącej działalności.
Ważne: Wznowienie działalności odbywa się zawsze poprzez formularz CEIDG-1 – tak samo jak jej zawieszenie. Proces jest całkowicie bezpłatny, a po jego zakończeniu działalność może być prowadzona od razu na pełnych zasadach.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
1. Czy można wystawiać faktury podczas zawieszenia działalności? W okresie zawieszenia nie wystawia się faktur za sprzedaż ani usługi. Dopuszczalne jest jedynie dokumentowanie sprzedaży środków trwałych lub wyposażenia firmy, ponieważ nie stanowi to bieżącej działalności.
2. Na jak długo można zawiesić działalność gospodarczą? Zawieszenie JDG może trwać bez ograniczeń – nawet przez wiele lat. Minimalny okres to 30 dni, natomiast górny limit nie obowiązuje.
3. Czy podczas zawieszenia trzeba płacić składki ZUS?W czasie zawieszenia nie opłaca się żadnych obowiązkowych składek ZUS. Możliwe jest jedynie dobrowolne utrzymanie ubezpieczenia zdrowotnego poza systemem działalności.
4. Czy w czasie zawieszenia składa się deklaracje PIT i VAT? Zaliczki na PIT nie są opłacane, lecz zeznanie roczne nadal musi zostać złożone. W przypadku VAT składanie deklaracji jest konieczne do momentu ewentualnego automatycznego wykreślenia z rejestru VAT po okresie bezczynności.
5. Czy urząd skarbowy trzeba informować o zawieszeniu? Nie ma obowiązku składania osobnego zawiadomienia. Informacja z wniosku CEIDG-1 trafia automatycznie do urzędu skarbowego i ZUS. Wpis informacji o zawieszeniu działalności w CEIDG jest wystarczający do powiadomienia wszystkich urzędów.
6. Czy działalność można zawiesić na rok? Tak. Działalność może zostać zawieszona na dowolny okres powyżej 30 dni, w tym również na rok. Wznowienie odbywa się poprzez aktualizację danych w CEIDG-1.
