Nowelizacja ustawy o VAT — jakie zmiany w 2026 r.

2026-02-27

Rok 2026 przynosi istotne zmiany w systemie VAT, które wpłyną bezpośrednio na sposób prowadzenia i dokumentowania rozliczeń VAT przez przedsiębiorców. Dla wielu przedsiębiorców kluczowe będą: podwyższenie limitu zwolnienia podmiotowego, wprowadzenie obowiązku faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF, zmiany w zasadach powstania obowiązku podatkowego oraz rozszerzenie zakresu odpowiedzialności solidarnej.

Najważniejsze zmiany w skrócie

• Limit zwolnienia podmiotowego wzrasta — więcej mikrofirm zachowa prawo do zwolnienia z VAT.

• Obowiązek faktur ustrukturyzowanych (KSeF) stopniowo wchodzi w życie — pełna elektronizacja fakturowania.

• Zmiany w zasadach powstania obowiązku podatkowego.

• Rozszerzenie odpowiedzialności solidarnej nabywcy — również na wybrane usługi.

• Uproszczenia w deklaracjach podatkowych i niektóre deregulacje, równocześnie surowsze sankcje wobec nadużyć.

• Dostosowania dotyczące ewidencji środków trwałych, podatkowej księgi przychodów i innych elementów księgowości.

Limit zwolnienia podmiotowego — próg 240 000 zł od 2026 r.

Od 1 stycznia 2026 r. próg zwolnienia podmiotowego z VAT został podniesiony z 200 000 zł do 240 000 zł rocznej wartości sprzedaży (bez VAT). Oznacza to, że większa grupa podatników zwolnionych z VAT będzie mogła kontynuować działalność bez obowiązku rejestracji jako czynny podatnik.

Podwyższenie limitu oznacza realne ułatwienie dla mikroprzedsiębiorców oraz firm o niewielkiej skali działalności. W praktyce część podatników, którzy w 2025 r. przekroczyli dotychczasowy limit 200 000 zł, lecz nie przekroczyli 240 000 zł, może ponownie korzystać ze zwolnienia w 2026 r. (z uwzględnieniem przepisów przejściowych).

Przy obliczaniu limitu stosuje się zasadę proporcjonalności — jeżeli działalność została rozpoczęta w trakcie roku podatkowego, limit ustala się proporcjonalnie do okresu jej prowadzenia.

Praktyczne konsekwencje dla przedsiębiorcy:

• mniejsza liczba firm zobowiązanych do rejestracji jako czynny podatnik VAT,

• uproszczenie rozliczeń i dokumentacji sprzedaży,

• brak prawa do odliczenia VAT naliczonego przy zakupach,

• konieczność bieżącego monitorowania obrotu w trakcie roku, aby nie przekroczyć limitu.

KSeF i faktury ustrukturyzowane — krok w kierunku pełnej cyfryzacji

Jednym z centralnych elementów noweli jest obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych przesyłanych do centralnego systemu (KSeF). System opiera się na jednoznacznej identyfikacji podatników za pomocą przydzielonego numeru identyfikującego, co ma ograniczyć ryzyko nadużyć i błędów w rozliczeniach. W praktyce oznacza to rezygnację z tradycyjnych faktur papierowych i faktycznie z plików PDF jako oficjalnego dokumentu — faktura powstaje i jest przechowywana w systemie.

Wdrożenie Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) przebiega etapami. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych został wprowadzony najpierw dla największych podatników (start: 1 lutego 2026 r.), następnie objęto kolejne grupy podatników (1 kwietnia 2026 r.), a podmioty o bardzo niskim wolumenie faktur otrzymały odroczenie do 1 stycznia 2027 r..
W okresie przejściowym ustawodawca dopuścił wystawianie faktur poza KSeF przy ograniczonym wolumenie (limit miesięczny brutto do 10 000 zł) oraz tryby awaryjne (np. przesłanie faktury do KSeF w określonym terminie po wystawieniu poza systemem). Szczegółowe warunki i wyjątki wynikają z aktów wykonawczych — warto je potwierdzić przed publikacją tekstu.

Co należy zrobić:

• Zapewnić wsparcie IT i integrację systemów księgowych z KSeF.

• Ustalić nowe procedury wewnętrzne obiegu dokumentów — kto wystawia faktury, kto odbiera, jak archiwizować dane.

• Zwrócić uwagę na uzyskaniu numeru KSeF przez podatnika (procedury aktywacji i logowania do systemu).

Wpływ na deklaracje podatkowe: KSeF ma uprościć i zautomatyzować proces raportowania VAT — faktury będą generować spójne dane do ewidencji, co z jednej strony zwiększy przejrzystość, a z drugiej wymusi dostosowanie procesów księgowych.

Obowiązek podatkowy — kiedy powstaje i jak się zmienia?

W przypadku nabycia towarów od kontrahentów krajowych oraz zagranicznych szczególnego znaczenia nabiera moment powstania obowiązku podatkowego, który determinuje sposób wykazania transakcji w deklaracji podatkowej składanej za dany okres rozliczeniowy. Zmiany wpływają zarówno na sytuacje sprzedażowe (rozliczanie w dacie wystawienia faktury, dostawy czy zapłaty), jak i na transakcje specyficzne — np. przy nabyciu towarów od kontrahentów zagranicznych czy w obszarze międzynarodowego obrotu towarowego.

Dla przedsiębiorcy istotne są praktyczne aspekty:

• należy weryfikować, czy obowiązek podatkowy powstanie w dacie wystawienia faktury, czy w dacie faktycznej realizacji świadczenia;

• przy importach i transakcjach międzynarodowych zmiany w procedurach dokumentacyjnych mogą wpływać na sposób wykazywania podatku VAT;

• w niektórych przypadkach moment powstania obowiązku podatkowego może determinować, które stawki VAT znajdą zastosowanie — szczególnie przy zmianach przepisów w trakcie roku podatkowego lub w transakcjach o charakterze ciągłym.

Odpowiedzialność solidarna i mechanizm podzielonej płatności (MPP)

Projekt nowelizacji przewiduje rozszerzenie odpowiedzialności solidarnej nabywcy na wybrane kategorie usług (określane jako usługi niematerialne). Jednocześnie proponowane brzmienie ogranicza jej stosowanie do transakcji o relatywnie niewielkiej wartości — w projekcie pojawia się próg 15 000 zł. Oznacza to, że — jeśli przepis zostanie ostatecznie przyjęty — nabywca może zostać pociągnięty do zapłaty zaległości VAT sprzedawcy w określonych sytuacjach.
W praktyce firmy powinny zatem wdrożyć procedury due diligence wobec kontrahentów: kluczowe znaczenie ma bieżąca weryfikacja statusu podatnika kontrahenta — zarówno w rejestrze VAT, jak i na tzw. białej liście.

Znaczenie praktyczne:

• nabywca może zostać pociągnięty do zapłaty zaległości podatkowych sprzedawcy, jeżeli zostanie udowodnione, że wiedział o nieuczciwych praktykach.

• mechanizm podzielonej płatności (MPP) nie zawsze zwalnia nabywcę z odpowiedzialności — w sytuacjach świadomego udziału w wyłudzeniach VAT ochrona MPP może być wyłączona.

• konieczne jest wdrożenie procedur due diligence wobec kontrahentów — korzystanie z białej listy, analiza zaległości podatkowych sprzedawcy i sprawdzenie statusu rejestracji VAT.

Kary, nadużycia prawa i sankcje

Instytucja nadużycia prawa nie jest nowością w systemie VAT — obowiązuje od kilku lat i pozwala organom podatkowym pominąć skutki czynności, których głównym celem było uzyskanie korzyści podatkowej sprzecznej z intencją przepisów. Planowane zmiany nie wprowadzają jej od podstaw, lecz wyraźnie wzmacniają narzędzia stosowane przez administrację skarbową. Organy mają otrzymać szerszą możliwość kwestionowania konstrukcji uznawanych za sztuczne lub nakierowane przede wszystkim na obniżenie zobowiązania podatkowego.

W praktyce oznacza to większe ryzyko podważania agresywnych modeli optymalizacyjnych oraz bardziej dotkliwe konsekwencje finansowe. Sankcje w określonych sytuacjach mogą sięgać nawet wysokości zaległego podatku, co znacząco podnosi ciężar potencjalnej odpowiedzialności.

Jednocześnie projekt przewiduje wybrane uproszczenia o charakterze deregulacyjnym — m.in. ograniczenie części obowiązków raportowych w obszarze schematów podatkowych. Ma to zmniejszyć formalne obciążenia po stronie podmiotów działających w sposób transparentny i zgodny z przepisami.

Zmiany w ewidencji i dokumentacji — środki trwałe

Projektowane przepisy wpływają na sposób prowadzenia ewidencji środków trwałych i dokumentowania ich wykorzystania w działalności gospodarczej. Najważniejsza zasada przy analizie tych zmian to rozróżnienie dwóch niezależnych reżimów: VAT z jednej strony oraz podatków dochodowych (PIT/CIT) z drugiej.

W obszarze VAT kluczowe są: prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu środka trwałego oraz mechanizm wieloletniej korekty tego odliczenia. Jeżeli w okresie korekty zmieni się sposób wykorzystania środka (np. z działalności opodatkowanej na zwolnioną), podatnik musi skorygować wcześniej odliczony VAT. W praktyce oznacza to obowiązek bieżącej aktualizacji wykazu środków trwałych i dokumentowania każdej zmiany ich przeznaczenia.

Amortyzacja to odrębna kategoria — reguluje ją prawo podatkowe PIT/CIT. Ewentualne modyfikacje zasad amortyzacji wymagają wyraźnej podstawy w przepisach dochodowych i nie wynikają automatycznie z nowelizacji ustawy o VAT. Dlatego przy każdej zmianie warto osobno ocenić skutki dla VAT oraz dla amortyzacji w podatku dochodowym.

Dla przedsiębiorców wykorzystujących pojazdy użytkowe istotne jest porównywanie danych z ewidencji środków trwałych z informacjami w centralnej ewidencji pojazdów. Równocześnie dane z faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF - Krajowy System e-Faktur będą zasilać ewidencję sprzedaży, co ograniczy ryzyko rozbieżności między dokumentacją a deklaracją. Może to też wymagać korekt zapisów w księgach rachunkowych — zwłaszcza tam, gdzie występują korekty VAT i rozliczenia wieloletnie.

Skutki dla spółek niebędących osobami prawnymi

Nowelizacja uwzględnia także specyfikę spółek niebędących osobami prawnymi (np. spółki cywilne, jawne, partnerskie) w zakresie rozliczeń VAT, obowiązku rejestracji czy rozliczania podatku należnego. W praktyce oznacza to, że wspólnicy i reprezentanci takich podmiotów powinni zwrócić większą uwagę na:

• kto formalnie wystawia faktury i kto odpowiada za prawidłowe rozliczenia;

• jak rozliczać VAT wewnątrz spółek, zwłaszcza przy zmianach udziałów lub czasie prowadzenia działalności gospodarczej przez wspólników.

Międzynarodowy obrót towarowy i import usług

Zmiany obejmują także obszar międzynarodowego obrotu towarowego oraz zasady dotyczące importu usług. Część uproszczeń adresuje obowiązki dokumentacyjne małych podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego — importerzy usług cyfrowych czy usług marketingowych będą musieli zwrócić uwagę, czy i w którym okresie rozliczeniowym wykazywać import usług w deklaracji podatkowej.

Rozszerzenie katalogu uproszczeń – możliwość wprowadzenia instytucji składu VAT. Wśród rozważanych kierunków zmian pojawia się również kwestia wprowadzenia instytucji składu VAT, która mogłaby stanowić istotne ułatwienie dla podmiotów działających w obszarze międzynarodowego obrotu towarowego. Rozwiązanie to polegałoby na czasowym zawieszeniu obowiązku rozliczenia podatku VAT do momentu wyprowadzenia towarów ze składu, co poprawiłoby płynność finansową przedsiębiorców operujących w łańcuchach dostaw. Ewentualne wprowadzenie instytucji składu VAT wpisywałoby się w szerszy trend upraszczania rozliczeń oraz ograniczania ryzyk związanych z powstawaniem obowiązku podatkowego przy przemieszczeniach towarów. Dla firm logistycznych, importerów oraz dystrybutorów mogłoby to oznaczać realne odciążenie finansowe i większą przewidywalność rozliczeń podatku należnego.

Praktyczny harmonogram wdrożenia (co ważne dla przedsiębiorcy)

Ważne daty i etapy (przykładowe terminy wdrożeniowe wymagające potwierdzenia przez obowiązujące przepisy):

• Wejście w życie podwyższonego limitu zwolnienia — początek roku podatkowego (zastosowanie do przychodów z roku poprzedniego i bieżącego).

• Etapy obowiązkowego KSeF — priorytetowy start dla największych podatników, następnie rozciągnięcie na pozostałe firmy; okres przejściowy z ograniczonym wykorzystaniem faktur poza KSeF (małe faktury do określonej wartości).

• Odroczenie nałożenia sankcji za błędy w e-fakturowaniu, aby ułatwić adaptację systemu i wdrożenie KSeF bez natychmiastowych kar.

Zwróć uwagę: konkretne daty i terminy należy potwierdzić w aktualnych przepisach oraz komunikatach publikowanych przez Ministerstwo Finansów — w tym w Biuletynie Informacji Publicznej.

Checklist dla firmy — co zrobić teraz?

1. Sprawdź status VAT i limit zwolnienia — oblicz, czy twój obrót plasuje firmę poniżej nowego progu; uwzględnij okres prowadzonej działalności gospodarczej.

2. Przygotuj systemy do KSeF — skontaktuj się z dostawcą oprogramowania księgowego, dostosuj przepływy elektronizacji faktur i testuj proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

3. Zrewiduj procedury weryfikacji kontrahentów — korzystaj z białej listy VAT, sprawdzaj zaległości podatkowe sprzedawcy i wpisy w rejestrach.

4. Uzupełnij ewidencję środków trwałych i wykazy — uporządkuj dokumentację, sprawdź amortyzacje i wpływ na wysokość podatku należnego.

5. Dopasuj procedury płatności — w praktyce coraz częściej rekomenduje się umieszczanie identyfikatora faktury nadanego w KSeF w tytule przelewu, co ułatwia automatyczne powiązanie płatności z dokumentem sprzedaży. Nie jest to jednak ogólny obowiązek ustawowy dotyczący każdego przelewu. Wymóg taki może wynikać z ustaleń z kontrahentem, procedur wewnętrznych lub szczególnych regulacji — np. w przypadku mechanizmu podzielonej płatności (MPP), gdzie istotne jest prawidłowe oznaczenie faktury.

6. Przeprowadź szkolenie zespołu księgowego — wyjaśnij nowe reguły dotyczące deklaracji podatkowych, zasad powstania obowiązku podatkowego i obowiązków dokumentacyjnych.

7. Przygotuj dokumentację wewnętrzną — procedury dotyczące wystawiania faktur, akceptacji dostaw, ewidencji i archiwizacji w kontekście KSeF.

Co oznaczają zmiany dla różnych grup podatników?

• Mikroprzedsiębiorcy i osoby rozpoczynające działalność — korzyści w postaci wyższego limitu zwolnienia, uproszczeń w księgowości, ale konieczność przygotowania się do przyszłej cyfryzacji fakturowania.

• Średnie i duże firmy — konieczność szybkiej integracji z KSeF, przeglądu kontrahentów i aktualizacji systemów ERP; dla dużych podatników wcześniejszy termin obowiązku e-fakturowania.

• Firmy działające międzynarodowo — uwaga na zmiany w obszarze międzynarodowego obrotu towarowego i importu usług; możliwe konieczności adaptacji procedur celnych i rozliczeniowych.

• Biura rachunkowe i doradcy — zwiększona rola w procesie adaptacji klientów, konieczność aktualizacji procedur dotyczących deklaracji podatkowej składanej i obsługi e-faktur.

• Podatkowe grupy kapitałowe — konieczność weryfikacji wewnętrznych rozliczeń VAT, zasad dokumentowania transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi oraz wpływu KSeF na obieg faktur w strukturach holdingowych.

Podsumowanie

Nowelizacja ustawy o VAT z 2026 r. to krok w stronę cyfryzacji rozliczeń, uproszczeń dla najmniejszych przedsiębiorców, ale jednocześnie zaostrzenia odpowiedzialności i walki z nadużyciami. Dla firm oznacza to konieczność przemyślenia procesów: od sposobu wystawiania faktur (faktury ustrukturyzowane) przez weryfikację kontrahentów i ewidencję środków trwałych, aż po aktualizację procedur dotyczących obowiązku podatkowego i deklaracji podatkowych składanych do urzędu.

Jeśli chcesz, mogę przygotować dla Twojej firmy spersonalizowaną checklistę wdrożeniową, szablon procedury obiegu faktur w KSeF albo krótki przewodnik dla księgowości — gotowy do wdrożenia krok po kroku.

O Autorze:

Anna Ciecierska – redaktorka specjalizująca się w tematyce prawa podatkowego i finansów publicznych. Absolwentka filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim, od kilku lat związana z branżą wydawniczą i edukacyjną. Od października 2022 roku współpracuje z serwisem Podatnik.info jako redaktorka merytoryczna, odpowiadając za tworzenie oraz weryfikację materiałów eksperckich. Jej priorytetem jest dostarczanie rzetelnych, aktualnych i przystępnie opracowanych informacji dla czytelników szukających praktycznych wskazówek w gąszczu przepisów podatkowych. Dzięki solidnemu zapleczu humanistycznemu oraz ukończonym specjalistycznym kursom podatkowym, łączy umiejętność precyzyjnego formułowania treści z ekspercką wiedzą merytoryczną. W serwisach podatkowych odpowiada za redakcję i weryfikację treści informacyjnych, artykułów eksperckich, poradników oraz komentarzy do zmian legislacyjnych. Z powodzeniem tłumaczy zawiłości przepisów na przystępny język, dbając przy tym o ich poprawność prawną i aktualność.

Ocena artykułu:

(4.8/5), głosów: 357