Nowe oznaczenia faktur w JPK VAT
Od 1 lutego 2026 r., wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF dla określonych grup podatników, zmieniły się zasady raportowania faktur w strukturze JPK-VAT. Ewidencja sprzedaży i zakupów wykazywana w pliku JPK musi obecnie zawierać albo numer identyfikujący fakturę w KSeF, albo jeden z nowych znaczników określających status dokumentu. Brak tych danych skutkuje odrzuceniem pliku już na etapie weryfikacji technicznej. Poniżej wyjaśniamy, kiedy stosować poszczególne oznaczenia i jakie konsekwencje mają one dla rozliczeń VAT.
Oznaczanie faktur w JPK VAT ma nowe reguły. Zmiany w strukturze Jednolitego Pliku Kontrolnego oznaczają nie tylko nowe obowiązki sprawozdawcze, ale również większą odpowiedzialność za prawidłowe przyporządkowanie transakcji do odpowiednich kodów. Błędne oznaczenia mogą skutkować korektami, wezwaniami z urzędu skarbowego, a nawet sankcjami. Sprawdzamy, jakie nowe oznaczenia faktur w JPK VAT obowiązują, kogo dotyczą oraz jak przygotować firmę, aby uniknąć kosztownych pomyłek.
Podstawowe obowiązki od lutego 2026
Wprowadzając obowiązkowe fakturowanie przez KSeF, ustawodawca zmienił też zakres danych przekazywanych w JPK-VAT. Od lutego 2026 r. każdy podatnik (niezależnie od wielkości) składający JPK-VAT z deklaracją musi wykazać w ewidencji numer identyfikujący fakturę w KSeF (tzw. numer KSeF) – jeśli faktura została wystawiona jako faktura ustrukturyzowana w systemie KSeF. Równocześnie wprowadzono obowiązek dodatkowego oznaczania faktur, które nie mają jeszcze nadanego numeru KSeF na dzień składania JPK. W przypadku braku numeru KSeF na dzień złożenia ewidencji konieczne jest zastosowanie jednego z trzech oznaczeń: OFF, BFK albo DI. Kody te występują w pliku JPK w polu przeznaczonym do wskazania statusu dokumentu (razem z numerem KSeF), przy czym każdy dokument może mieć tylko jeden z tych symboli. Ważne: nowe oznaczenia stosuje się zarówno dla faktur sprzedażowych, jak i zakupowych.
Najważniejsze informacje o nowych oznaczeniach:
-
Numer KSeF: stosujemy go, gdy faktura została wystawiona i przesłana do KSeF – wówczas w JPK wpisujemy jej unikatowy numer (pole „NrKSeF”). To priorytet – numer KSeF jest wymagany dla wszystkich faktur ustrukturyzowanych.
-
OFF: dotyczy faktur wystawionych podczas potwierdzonej w trybie awarii KSeF (art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT). Oznaczenie „OFF” wpisuje się wtedy, gdy na dzień składania JPK faktura powinna być już ujęta w KSeF, ale jeszcze nie otrzymała numeru (czyli nie została przesłana do systemu z powodu niedostępności usługi). Przykładowo, jeśli z powodu przerwy technicznej podatnik wystawił fakturę „poza” KSeF (np. papierowo), należy ją oznaczyć jako OFF. Faktury wystawione w okresie awarii lub w trybie offline należy przesłać do KSeF w terminie określonym w ustawie, zasadniczo w ciągu 7 dni od dnia przywrócenia dostępności systemu.
-
BFK: kod BFK obejmuje faktury elektroniczne oraz dokumenty wystawione poza KSeF w sytuacjach dopuszczonych przepisami ustawy o VAT. Chodzi o faktury elektroniczne lub papierowe, które nie podlegają obowiązkowi wystawienia w KSeF – np. faktury dla klienta indywidualnego (B2C), faktury wystawione przed wejściem w życie obowiązku KSeF lub podczas jego całkowitego wyłączenia (art. 106ng ustawy VAT). Innymi słowy, jeśli faktura została wystawiona poza KSeF z powodu obowiązującego wyjątku (np. mała sprzedaż, usługi finansowe wyłączone z KSeF itp.), w ewidencji sprzedaży zaznaczamy ją kodem BFK. To zapewnia prawidłowe ujęcie tych transakcji w JPK. Kod BFK stosuje się zarówno po stronie sprzedaży, jak i po stronie zakupu, gdy odbiorca faktury nie miał obowiązku korzystania z KSeF.
-
DI: skrót od „dowód inny niż faktura”. Dotyczy wszelkich dokumentów w ewidencji, które nie spełniają kryteriów faktury (z art. 2 pkt 31-32 VAT) albo też faktur wystawionych w nowych trybach offline. Przykładowo, kod DI wykorzystuje się dla faktur wystawianych w procedurze offline24 (art. 106nda ustawy VAT), gdy na dzień składania JPK faktura nie posiada jeszcze numeru KSeF (bo została wystawiona offline i dopiero potem wysłana do KSeF). Kod DI ma zastosowanie do dokumentów, które zgodnie z przepisami nie posiadają numeru KSeF i nie podlegają oznaczeniom OFF ani BFK. Jeśli wystawiono fakturę offline24 lub w trybie „niedostępności KSeF” (art. 106nh) i nadal nie ma numeru KSeF, oznaczamy ją jako DI w ewidencji. Gdy dopiero później faktura otrzyma numer KSeF, należy uaktualnić JPK – usunąć kod DI i wpisać numer KSeF.
Przykłady zastosowania oznaczeń
-
Faktura z KSeF: podatnik wystawia fakturę sprzedaży przez KSeF i otrzymuje numer identyfikujący. W ewidencji VAT wpisuje ten numer w pole „NrKSeF” i nie używa żadnego kodu.
-
Awaria KSeF (kod OFF): firma planowo przekazuje faktury do KSeF, ale w tygodniu rozliczeniowym system miał przerwę techniczną. Wystawiono wtedy 10 faktur papierowych. Przy składaniu JPK każdą z tych faktur oznaczamy OFF. Po kilku dniach awaria ustaje, podmiot wysyła faktury do KSeF, otrzymuje numery i – najpóźniej przed złożeniem następnego JPK – poprawia poprzedni raport, wpisując numery KSeF zamiast kodu OFF.
-
Faktura do klienta indywidualnego (kod BFK): podatnik wystawił fakturę na rzecz konsumenta (B2C). Ponieważ dla takiej transakcji nie ma jeszcze obowiązku posługiwania się KSeF (m.in. do końca 2026 r. przy określonym progu obrotu), nie wysyła faktury do systemu. W ewidencji VAT taką fakturę oznaczamy kodem BFK. Dzięki temu urząd skarbowy wie, że dokument był wystawiony, ale poza KSeF z uwagi na zwolnienie.
-
Faktura offline24 (kod DI): przedsiębiorca nie ma Internetu podczas wystawiania faktury albo korzysta z trybu offline24 (ustawa przewiduje możliwość wystawiania faktur poza systemem przez 24 godziny). Taka faktura trafia do ksiąg bez numeru KSeF. Zamiast Numeru KSeF wpisujemy DI. Gdy firma uzyska dostęp do KSeF i wyśle fakturę, otrzyma numer identyfikujący – wtedy w kolejnym JPK należy zaktualizować wpis w ewidencji i zastąpić kod DI właściwym numerem KSeF.
Oznaczenia a inne kody w ewidencji
W strukturze JPK-VAT numery KSeF oraz kody OFF, BFK i DI znajdują się w jednym polu deklaratywnym przy każdym dowodzie księgowym. Obok nich nadal mogą być stosowane także dotychczasowe, opcjonalne oznaczenia dowodów, np.:
-
FP („faktura do paragonu”) – oznacza faktury fiskalne wystawiane do paragonu zgodnie z art. 106h VAT. W praktyce w okresie I półrocza 2026 oznaczenie FP służy do wyodrębnienia faktur fiskalnych w ewidencji. Tak oznaczone faktury nie zwiększają wartości sprzedaży w danym okresie (zostały już rozliczone fiskalnie), dzięki czemu unikamy ich podwójnego uwzględnienia.
-
RO – dowód zbiorczy z kasy fiskalnej,
-
WEW – dowód wewnętrzny,
-
MK – oznaczenie MK w strukturze JPK-VAT odnosi się do transakcji rozliczanych metodą kasową przez małych podatników.
Oznaczenia te mają charakter dodatkowy i mogą występować razem z kodami OFF/BFK/DI lub z numerem KSeF. Na przykład faktura oznaczona jako DI (bo była offline) może jednocześnie być oznaczona jako WEW, jeśli jest dokumentem wewnętrznym. Ważne jednak, że każdy dowód w ewidencji VAT zawsze ma jeden z trzech statusów: podany numer KSeF albo dokładnie jedno z kodów OFF, BFK lub DI.
Konsekwencje błędów i praktyczne wskazówki
Nowe oznaczenia w JPK-VAT mają kluczowe znaczenie dla poprawności rozliczeń VAT. Brak nadania numeru KSeF i nieużycie właściwego kodu skutkuje odrzuceniem JPK-VAT przez system KAS jako błędnego technicznie. To oznacza konieczność szybkiej korekty i ponownego przesłania pliku. W praktyce weryfikacje JPK dokonywane są na etapie technicznym, więc warto przed wysyłką sprawdzić, czy każda faktura ma uzupełniony numer KSeF lub jeden z kodów.
Przygotowując firmę na nowe zasady, warto:
-
Zaktualizować oprogramowanie księgowe: większość systemów finansowo-księgowych i programów do fakturowania już udostępniła aktualizacje umożliwiające wpisywanie numerów KSeF i oznaczeń OFF, BFK, DI.
-
Przeszkolić personel księgowy: pracownicy powinni wiedzieć, kiedy stosować dany kod i jak poprawiać JPK po uzyskaniu numerów KSeF (zwłaszcza w scenariuszach offline24 i awarii).
-
Monitorować stan KSeF: na bieżąco obserwować komunikaty KAS o ewentualnych przerwach systemu, aby móc właściwie oznaczyć faktury z tych okresów (OFF).
-
Zaplanować korekty JPK: gdy nastąpi przesłanie dokumentu do KSeF po terminie, pamiętać o skorygowaniu ewidencji. W przypadku uzyskania numeru KSeF po złożeniu ewidencji należy złożyć korektę JPK-VAT zgodnie z ogólnymi zasadami korekty deklaracji i ewidencji podatkowych; przepisy nie ograniczają możliwości korekty wyłącznie do końca miesiąca złożenia pierwotnego pliku.
Podsumowanie
Wprowadzenie obowiązku e-fakturowania niesie za sobą nowe wyzwania przy raportowaniu VAT. Kluczową zmianą jest konieczność jawnego wskazywania w JPK-VAT, czy każda faktura posiada numer KSeF, czy też należy ją oznaczyć kodem OFF, BFK lub DI. Dzięki temu urząd skarbowy otrzymuje dokładny obraz, które transakcje przeszły przez system e-Faktur, a które rozliczane są na dotychczasowych zasadach. Aby uniknąć problemów, przedsiębiorcy muszą skrupulatnie dostosować swoje ewidencje – przede wszystkim zadbać, by każdemu dokumentowi towarzyszył poprawny numer KSeF lub precyzyjny komunikat o jego braku. Warto też pamiętać o specyficznych oznaczeniach (np. FP) dla faktur do paragonu, które pozostają ważne w nowych strukturach JPK. Summa summarum: dokładna klasyfikacja faktur przyśpieszy rozliczenia, zminimalizuje ryzyko korekt i kar, a jednocześnie pomoże płynnie przejść do cyfrowej gospodarki faktur.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
