Nowe obowiązki kierowców i firm transportowych od 1 lipca 2026 r. Co się zmieni?

2026-06-09

Od 1 lipca 2026 r. branża transportowa stanie przed kolejną falą zmian. Nowe obowiązki obejmą zarówno zawodowych kierowców, jak i przedsiębiorców prowadzących działalność transportową. Firmy będą musiały dostosować procedury, dokumentację i organizację pracy do nowych wymogów, a za niedopełnienie części obowiązków mogą grozić wysokie kary finansowe. Sprawdź, co dokładnie zmieni się od lipca i jakie działania warto podjąć już teraz, aby uniknąć problemów podczas kontroli.

Od 1 lipca 2026 r. w życie wchodzą przepisy, które mogą znacząco wpłynąć na działalność tysięcy firm transportowych w Polsce i całej Unii Europejskiej. Zmiany obejmą przede wszystkim przedsiębiorców wykorzystujących busy i lekkie pojazdy dostawcze w przewozach międzynarodowych. Dla wielu firm oznacza to konieczność doposażenia floty, wdrożenia nowych procedur oraz dostosowania organizacji pracy kierowców do wymogów obowiązujących dotychczas głównie w transporcie ciężkim.

Co zmieni się od 1 lipca 2026 r.?

Najważniejsza zmiana dotyczy rozszerzenia obowiązku stosowania inteligentnych tachografów na część pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej od 2,5 do 3,5 tony wykonujących międzynarodowy transport drogowy rzeczy.

Dotychczas większość takich pojazdów nie podlegała rygorystycznym przepisom dotyczącym rejestrowania czasu jazdy i odpoczynku kierowców. Od lipca 2026 r. sytuacja ulegnie zmianie. Kierowcy lekkich pojazdów wykonujących przewozy międzynarodowe będą musieli przestrzegać podobnych zasad jak kierowcy samochodów ciężarowych.

Nowe regulacje są elementem unijnych działań mających na celu zwiększenie bezpieczeństwa na drogach, poprawę warunków pracy kierowców oraz ograniczenie nieuczciwej konkurencji w branży transportowej.

Kogo obejmą nowe przepisy?

Nowe obowiązki obejmą przedsiębiorców realizujących przewozy rzeczy w transporcie międzynarodowym pojazdami o DMC od 2,5 do 3,5 tony. Przepisy będą dotyczyć między innymi:

• busów transportowych,

• lekkich samochodów dostawczych,

• pojazdów kurierskich wykonujących przewozy międzynarodowe,

• zestawów pojazdów z przyczepą, jeżeli ich łączna dopuszczalna masa całkowita przekracza 2,5 tony.

W praktyce zmiany najmocniej odczują firmy realizujące przewozy między Polską a innymi państwami Unii Europejskiej oraz przedsiębiorstwa wykonujące przewozy kabotażowe. Nowe obowiązki obejmą nie tylko klasyczny transport międzynarodowy, ale również kabotaż. Chodzi o przewóz ładunków wykonywany na terytorium jednego państwa przez przewoźnika mającego siedzibę w innym kraju. Przepisy będą miały zastosowanie do przewozów wykonywanych w ruchu międzynarodowym, co oznacza konieczność spełnienia nowych wymogów przez znaczną część firm działających na rynku transportowym. Oznacza to, że obowiązek stosowania tachografów może dotyczyć także firm realizujących część zleceń wyłącznie na terenie innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej.

Które pojazdy nie będą objęte nowymi obowiązkami?

Nie wszystkie pojazdy wykorzystywane przez przedsiębiorców będą musiały zostać wyposażone w tachografy. Nowe przepisy dotyczą przede wszystkim pojazdów o DMC od 2,5 do 3,5 tony wykonujących międzynarodowy transport drogowy rzeczy. Firmy realizujące wyłącznie przewozy krajowe powinny jednak na bieżąco monitorować zmiany przepisów, ponieważ zakres obowiązków może być w przyszłości rozszerzany.

Tachograf obowiązkowy także w busach

Największą nowością jest obowiązek wyposażenia pojazdów w inteligentne tachografy drugiej generacji.

Urządzenia te automatycznie rejestrują między innymi:

• czas prowadzenia pojazdu,

• przerwy w pracy,

• odpoczynki kierowcy,

• przekroczenia granic państw,

• lokalizację pojazdu,

• wybrane dane dotyczące wykonywanego przewozu.

Dzięki temu służby kontrolne będą mogły łatwiej sprawdzać przestrzeganie przepisów transportowych zarówno podczas kontroli drogowych, jak i na granicach państw UE.

Jakie obowiązki będą mieli kierowcy?

Kierowcy pojazdów objętych nowymi regulacjami będą musieli prowadzić jazdę zgodnie z normami czasu pracy przewidzianymi dla transportu drogowego.

Oznacza to konieczność przestrzegania między innymi:

• maksymalnego dziennego czasu prowadzenia pojazdu,

• obowiązkowych przerw po określonym czasie jazdy,

• odpoczynków dobowych,

• odpoczynków tygodniowych.

Dodatkowo kierowcy będą zobowiązani do prawidłowej obsługi tachografu oraz korzystania z odpowiednich kart kierowcy zapisujących dane dotyczące aktywności podczas wykonywania przewozów.

Co będą musiały zrobić firmy transportowe?

Przedsiębiorcy powinni odpowiednio wcześnie przygotować się do zmian. Sam montaż urządzenia nie będzie wystarczający.

Firmy będą musiały zadbać o:

• zakup i montaż tachografów,

• legalizację oraz kalibrację urządzeń,

• uzyskanie kart przedsiębiorstwa,

• pobieranie i archiwizację danych z tachografów,

• szkolenie kierowców,

• wdrożenie procedur związanych z rozliczaniem czasu pracy.

W wielu przypadkach konieczne może być również dostosowanie systemów telematycznych i oprogramowania wykorzystywanego do zarządzania flotą.

Jakie kary grożą za brak tachografu?

Niedostosowanie się do nowych wymogów może oznaczać poważne konsekwencje finansowe. W praktyce odpowiedzialność za naruszenia mogą ponosić zarówno kierowcy, jak i przedsiębiorcy zarządzający transportem. Kontrole mogą być prowadzone podczas przewozów międzynarodowych, a stwierdzone nieprawidłowości mogą skutkować nałożeniem kar administracyjnych oraz dodatkowymi sankcjami wynikającymi z przepisów transportowych.

Kontrolerzy będą mogli nakładać kary zarówno na przedsiębiorców, jak i kierowców. Sankcje mogą dotyczyć między innymi:

• braku wymaganego tachografu,

• nieprawidłowego korzystania z urządzenia,

• naruszeń czasu pracy kierowców,

• braku wymaganej dokumentacji,

• nieprzechowywania danych z tachografu.

W skrajnych przypadkach możliwe będzie również czasowe wyłączenie pojazdu z wykonywania przewozów do momentu usunięcia nieprawidłowości.

Ile będzie kosztować dostosowanie busa do nowych przepisów?

Wprowadzenie nowych obowiązków oznacza dla wielu przedsiębiorców dodatkowe wydatki. Koszt dostosowania pojazdu będzie zależał przede wszystkim od liczby samochodów w firmowej flocie oraz rodzaju urządzeń, które trzeba zamontować.

Przedsiębiorcy powinni uwzględnić nie tylko zakup inteligentnego tachografu, ale również jego montaż, kalibrację, legalizację oraz późniejsze przeglądy i obsługę serwisową. Dodatkowe koszty mogą wiązać się z wyrobieniem kart kierowców i kart przedsiębiorstwa, szkoleniem pracowników oraz wdrożeniem systemów do pobierania i archiwizowania danych.

W przypadku firm posiadających kilka lub kilkanaście pojazdów łączny koszt dostosowania działalności do nowych wymogów może wynieść od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Z tego powodu wielu przedsiębiorców już teraz planuje modernizację floty, aby rozłożyć wydatki w czasie i uniknąć problemów związanych z dużym zainteresowaniem usługami montażowymi tuż przed wejściem przepisów w życie.

Czy wydatki na tachograf można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Co do zasady wydatki związane z dostosowaniem pojazdów do obowiązujących przepisów mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno zakupu tachografu, jego montażu, kalibracji i serwisowania, jak również opłat za karty kierowców czy szkolenia niezbędne do wykonywania działalności transportowej.

Warunkiem jest związek poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz właściwe udokumentowanie kosztu. W praktyce przedsiębiorca powinien posiadać faktury lub inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków.

Jeżeli montaż tachografu stanowi element wyposażenia wykorzystywanego w działalności transportowej, wydatek taki zazwyczaj może zostać uwzględniony przy rozliczaniu podatku dochodowego. W przypadku większych inwestycji sposób rozliczenia może zależeć od ich wartości oraz zasad ewidencjonowania środków trwałych w firmie. Dzięki temu część kosztów związanych z dostosowaniem floty do nowych wymogów można odzyskać poprzez rozliczenia podatkowe.

Jak przygotować się do nowych wymogów?

Choć przepisy zaczną obowiązywać od 1 lipca 2026 r., przedsiębiorcy nie powinni odkładać przygotowań na ostatnią chwilę.

Warto już teraz:

1. Sprawdzić, które pojazdy będą objęte nowymi regulacjami.

2. Zaplanować montaż tachografów.

3. Złożyć wnioski o niezbędne karty przedsiębiorstwa.

4. Przeszkolić kierowców z obsługi nowych urządzeń.

5. Zweryfikować procedury związane z rozliczaniem czasu pracy.

Eksperci branżowi zwracają uwagę, że wraz ze zbliżaniem się terminu wejścia przepisów w życie może wzrosnąć liczba zamówień na urządzenia i usług serwisowych, co może wydłużyć czas oczekiwania na montaż.

Podsumowanie

Od 1 lipca 2026 r. tysiące firm wykorzystujących busy i lekkie pojazdy dostawcze w przewozach międzynarodowych zostaną objęte nowymi obowiązkami. Najważniejszą zmianą będzie konieczność stosowania inteligentnych tachografów oraz przestrzegania zasad ewidencjonowania czasu pracy kierowców. Przedsiębiorcy, którzy odpowiednio wcześnie przygotują się do nowych wymogów, unikną problemów podczas kontroli i ryzyka wysokich kar finansowych.

O Autorze:

Anna Ciecierska – redaktorka specjalizująca się w tematyce prawa podatkowego i finansów publicznych. Absolwentka filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim, od kilku lat związana z branżą wydawniczą i edukacyjną. Od października 2022 roku współpracuje z serwisem Podatnik.info jako redaktorka merytoryczna, odpowiadając za tworzenie oraz weryfikację materiałów eksperckich. Jej priorytetem jest dostarczanie rzetelnych, aktualnych i przystępnie opracowanych informacji dla czytelników szukających praktycznych wskazówek w gąszczu przepisów podatkowych. Dzięki solidnemu zapleczu humanistycznemu oraz ukończonym specjalistycznym kursom podatkowym, łączy umiejętność precyzyjnego formułowania treści z ekspercką wiedzą merytoryczną. W serwisach podatkowych odpowiada za redakcję i weryfikację treści informacyjnych, artykułów eksperckich, poradników oraz komentarzy do zmian legislacyjnych. Z powodzeniem tłumaczy zawiłości przepisów na przystępny język, dbając przy tym o ich poprawność prawną i aktualność.

Ocena artykułu:

(4.6/5), głosów: 770