Jak zlikwidować firmę?

2017-11-03

W przypadku niepowodzenia w biznesie firmy nie można zamknąć z dnia na dzień. Wymaga to od podatnika spełnienia kilku formalności.

Żadna ustawa nie definiuje dokładnie pojęcia „likwidacja firmy”, dlatego zwyczajowo uznaje się ją za trwałe zaprzestanie wykonywania działalności gospodarczej. Zgodne z prawem zakończenie funkcjonowania firmy wiąże się wieloma obowiązkami i wymaganiami, które przedsiębiorca musi spełnić, aby nie figurować w rejestrach działalności gospodarczej.

Formalności początkowe

Likwidację działalności należy rozpocząć od złożenia w odpowiedniej instytucji (urzędzie miasta lub urzędzie gminy) druku EDG-1, który w tym przypadku jest wnioskiem o wykreślenie firmy z rejestru działalności. Dokument ten może zostać przedłożony osobiście przez przedsiębiorcę, jak i przez jego pełnomocnika. Można również przesłać go drogą elektroniczną, w tym przypadku jednak niezbędny jest podpis elektroniczny. Informację o zaprzestaniu działalności firmy należy złożyć w terminie do 14 dni od dnia zamknięcia firmy. Nie ma już konieczności informowania o likwidacji osobno Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Urząd gminy/miasta poinformuje te instytucje na postawie wniosku EDG-1.

Kolejnym obowiązkiem jest złożenie dokumentów we właściwym Urzędzie Skarbowym. 
Przede wszystkim składa się formularz zgłoszenia aktywacyjnego:

• NIP-3 – dla osób fizycznych,
• NIP-2 – dla osób prawnych lub jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, będących podatnikiem lub płatnikiem.

Poza tym trzeba złożyć kopie następujących dokumentów, których zgodność z oryginałem musi potwierdzić urzędnik:

• wykreślenie z ewidencji działalności gospodarczej wszystkich wspólników, aneksu dotyczącego rozwiązania umowy spółki osobowej, zaświadczenie o wykreśleniu numeru REGON (w przypadku osób fizycznych oraz spółek osobowych);
• wykreślenia bądź likwidacje dokonane w rejestrach, zaświadczenie o wykreśleniu numeru REGON (w przypadku spółek które posiadają wpisy do rejestrów).

Oprócz tego konieczne jest złożenie wypełnionych druków:

• VAT-Z, jeżeli podmiot był zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT – formularz ten jest podstawą do wykreślenia podatnika z rejestru podatników VAT;
• NIP-D – informacja o wystąpieniu wspólników ze spółek osobowych.

PIT

Od 2011 roku weszły w życie zmiany w rozliczaniu majątku pozostałego po likwidacji. Nie ma już konieczności odprowadzenia zryczałtowanego podatku od dochodu na dzień likwidacji. Mimo wszystko nadal trzeba poinformować urząd skarbowy o planowanym remanencie oraz przeprowadzić spis majątku na potrzeby PIT.

W remanencie dla PIT zawiera się:

• majątek wykazany w spisie z natury, czyli towary, materiały, aktualna produkcja, braki, odpady oraz tzw. towar w drodze (zakupiony już przez przedsiębiorcę, który nie dotarł jeszcze do siedziby firmy w dniu remanentu),
• majątek, który nie jest środkiem trwałym, a wiąże się z wykonywaną działalnością i obejmuje wyposażenie niezależnie od jego wartości.

Dochód ze sprzedaży majątku pozostałego po likwidacji przez 6 lat po zamknięciu firmy podlega opodatkowaniu jako przychód z działalności gospodarczej. Okres ten liczy się od pierwszego dnia miesiąca przypadającego po miesiącu, w którym nastąpiła likwidacja. Po upływie 6 lat sprzedaż majątku likwidacyjnego jest zwolniona z opodatkowania.

VAT

Czynności likwidacyjne związane z podatkiem od towarów i usług muszą zostać wykonane przez jego czynnych płatników. Obliczenie podatku VAT wymaga przeprowadzenia remanentu likwidacyjnego, ale nie ma konieczności informowania urzędu skarbowego o jego rozpoczęciu. Remanent przeprowadza się na dzień zamknięcia działalności.

Spisowi majątku likwidacyjnego na potrzeby VAT podlegają towary, w stosunku do których przedsiębiorcy, w momencie ich nabycia, przysługiwało prawo do dokonania obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, towary własnej produkcji, jak i rzeczy ruchome, niebędące przedmiotem dostawy towarów, grunty i energia pod wszelką postacią, całość i części budynków, które są wymienione w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej.

Wycenę remanentu przeprowadza się, odejmując od wartości rynkowej majątku likwidacyjnego kwotę podatku należną według stawki VAT za dany towar. Dokument spisu majątku likwidacyjnego dołącza się do ostatniej deklaracji VAT, a kwotę podatku podaje się w pozycji 40. Jeżeli podatnikowi przysługuje zwrot nadpłaconego podatku, do deklaracji należy załączyć oświadczenie zawierające numery kont, na które ma on zostać przelany.

Kasa fiskalna

Wraz z ogłoszeniem zamknięcia działalności gospodarczej likwidacji podlega używana dotychczas kasa fiskalna. Jeżeli wpisze się ją w remanent likwidacyjny, trzeba będzie odprowadzić podatek od jej wartości w dniu jej zakupu. Jest to często niekorzystne dla przedsiębiorców, gdyż wartość wysłużonych maszyn przez lata spada i kwota należnego podatku przekracza ich wartość.

Zakończenie pracy kasy fiskalnej przy likwidacji działalności przebiega przy udziale pracownika urzędu skarbowego, który przeprowadza odczyt zawartości jej pamięci. Później zwykle pamięć trafia do upoważnionego przedstawiciela importera i producenta – autoryzowanych serwisów, w których kasa została kupiona i zaprogramowana.

Kasa fiskalna bez modułu pamięci jest bezużyteczna, dlatego może być:

• sprzedana za symboliczną cenę innemu przedsiębiorcy, który dokupi do niej nowy moduł pamięci;
• oddana do serwisu jako źródło części zamiennych;
• komisyjnie zlikwidowana w zakładach recyklingu lub złomowania, a dokumentacja likwidacji musi być przechowywana.

Przechowywanie dokumentacji

Dokumentację obowiązkowo przechowuje się przez 5 lat od zakończenia roku, w którym nastąpiło zakończenie działalności firmy. Obowiązek ten dotyczy dokumentów księgowych, podatkowych i likwidacyjnych.